سیستمی که اطلاعات مالی و غیرمالی متنوعی را در اختیار استفاده‌کنندگان، به ویژه «مدیران هر سازمان» قرار دهد. نیاز روزافزون به اطلاعات صحیح و بهنگام برای به کارگیری در فرآیند تصمیم‌گیری مدیران، به‌مقوله‌ای اجتناب‌ناپذیر تبدیل شده است. سیستم حسابداری مدیریت به عنوان مهم‌ترین زیرمجموعه سیستم اطلاعاتی مدیریت، منبع اصلی ارائه اطلاعات به‌شمار می‌آید. از این‌رو، به بیان ضرورت‌های استقرار حسابداری مدیریت در سازمان می‌پردازیم.
حسابداری مدیریت در مقایسه با حسابداری مالی، رشته علمی جدیدی محسوب می‌شود. در نتیجه، به موازات پیدایش راه‌های جدید تهیه اطلاعات برای کمک به مدیران، مفاهیم و ابزارهای حسابداری مدیریت نیز به تدریج تکامل می‌‌یابد. علاوه بر این، محیط سازمان‌ها به سرعت در حال تغییر هستند و حسابداری مدیریت نیز باید در تهیه اطلاعات به ترتیبی عمل کند که این تغییرات را منعکس سازد. به این ترتیب می‌توان اطمینان داشت که حسابداری مدیریت در آینده نیز همانند چنددهه قبل، ابزاری مناسب برای کمک به مدیران محسوب شود.
حسابداری مدیریت، شامل طراحی و استفاده از حسابداری، در داخل سازمان است. در واقع حسابداری مدیریت را می‌توان فرآیند شناسایی،اندازه‌گیری، گردآوری، سنجش، تحلیل، تفسیر و ارائه آن گروه از اطلاعات مالی و سایر اطلاعات کمی و عملکردی تعریف کرد که توسط مدیریت به منظور برنامه‌ریزی، کنترل، ارزیابی عملیات و استفاده بهینه از منابع در داخل یک سازمان، یعنی حصول اطمینان از بهره‌برداری مناسب از منابع و در جهت پاسخگویی مناسب در قبال این بهره‌برداری، مورد استفاده قرار می‌گیرد(IFAC,1998). در حسابداری مدیریت، با تاکید بر استفاده‌کنندگان درون سازمانی، اطلاعاتی‌اندازه‌گیری و گزارش می‌شود که مدیران سطوح مختلف یک سازمان را در اجرای اهداف تدوین شده برای آن سازمان مورد نظر، یاری دهد.
حسابداری مدیریت در جهت مقاصد داخلی سازمان‌ها و واحدهای انتفاعی خدمت می‌کند و بر خلاف حسابداری مالی که از طریق اصول و ضوابطی مشخص و از پیش تعیین شده با محدودیت مواجه است، از یک رشته قواعد ثابت و غیر قابل تغییر تشکیل نشده است. روش‌ها و قواعد حسابداری مدیریت برای کمک به سازمان در جهت دستیابی به هدف‌های مورد نظر، از طریق تصمیم‌گیری‌های مطلوب تدوین و اتخاذ می‌شود.
به همین دلیل، روش‌های حسابداری مدیریت باید برای هر یک از سازمان‌ها متناسب با اوضاع و احوالی که دارند، طراحی و به کار گرفته شود. در واقع حسابداری مدیریت باید خود را با ویژگی‌ها و نیازمندی‌های سازمان مربوط تطبیق دهد.
علاوه بر این، برخی از مفاهیمی که در حسابداری مدیریت به کارگرفته می‌شود، ممکن است در حسابداری مالی کاربردی نداشته باشد. مثلا، در حسابداری مدیریت یکی از هزینه‌های موثر در تصمیم‌گیری‌ها، هزینه فرصت است که باید به گونه‌ای منطقی اندازه‌گیری و در تصمیم‌گیری‌های مربوط لحاظ شود. در حالی که در حسابداری مالی لحاظ کردن این هزینه جایگاهی ندارد. در مجموع حسابداران مدیریت این آزادی عمل را دارند که هر نوع اطلاعاتی را که مدیریت سودمند بداند، برای آنان فراهم کنند.
جوهره مدیریت، تصمیم‌گیری است و تصمیم‌گیری ذاتا با رویدادهای آتی سروکار دارد. به همین دلیل، حسابداری مدیریت برخلاف حسابداری مالی که اساسا بر اطلاعات گذشته تمرکز دارد، عمدتا فراهم‌کننده اطلاعاتی با ماهیت جاری و آتی است. علاوه بر این، اطلاعات حسابداری مدیریت برای آنکه بتواند مدیران سطوح مختلف سازمان را در تصمیم‌گیری‌ها و ارزیابی‌ها کمک کند، ناگزیر باید به شکل تفصیلی و در اسرع وقت در دسترس قرار گیرد. نهایت اینکه اطلاعات حسابداری مدیریت هنگامی سودمند واقع می‌شود که مربوط، صحیح، قابل اعتماد و در صورت برآوردی بودن، بر رویه‌های صحیح برآورد مبتنی باشد.
همان‌گونه که قبلا بیان شد، تاکید اساسی حسابداری مدیریت بر عرضه اطلاعات برای برنامه‌ریزی و کنترل توسط مدیریت است.
سیستم حسابداری مدیریت، می‌تواند در موارد زیر به مدیران کمک کند:
۱. درک روابط محلی و معلولی: حسابداری مدیریت می‌تواند درخصوص اینکه چه موضوعی باعث هزینه شده است یا چرا ظرفیت خالی یا غیرقابل استفاده برای تولید وجود دارد و همچنین تعیین میزان آثار آن به مدیریت کمک کند؛
۲. تشخیص فعالیت‌هایی که ارزش‌افزوده ایجاد نمی‌کنند یا کارآیی ندارند: حسابداری مدیریت با تشخیص فعالیت‌ها یا وظایف ناهماهنگ یا تکراری، به طراحی مجدد فرآیندهای کاری کمک می‌کند؛
۳. درک ارتباط بین اجزای مختلف یک زنجیره ارزش: اطلاعات حسابداری مدیریت می‌تواند تاثیر فعالیت‌های واسطه یا تامین‌کننده را بر قیمت تمام شده نهایی محصول، نشان دهد؛
۴. تشخیص گلوگاه‌های فرآیند در داخل یا خارج شرکت:
حسابداری مدیریت می‌تواند نشان دهد چه اجزایی از فرآیند کاری (ماشین یا انسان) محدودکننده کارآیی سیستم است؛
۵. شفاف کردن مسائل و تغییر درک افراد؛
۶. ایجاد انگیزه در مدیران و کارکنان از طریق‌اندازه‌گیری رفتارهای مطلوب؛
۷. تغییر گرایش‌ها و رویکردها: معیارها باعث تغییر سطوح گرایش‌ها و تلاش‌ها می‌شوند. مثلا، استاندارد زمانی برای اجرای یک فعالیت هدفی را مشخص می‌کند که انتظار می‌رود کارکنان با تلاش معقول به آن دست پیدا کنند. در صورت موفقیت، آنها سطح تلاش خود را بازنگری می‌کنند و در نتیجه، دفعات بعد عملکرد بهتری خواهند داشت؛
۸. تغییر دیدگاه‌ها: افراد تمایل دارند که موفقیت را به فعالیت خود نسبت دهند؛ اما شکست‌ها را به عوامل محیطی مربوط کنند. تحقیقات نشان داده که این نسبت دادن، می‌تواند با ملاک‌های حسابداری مدیریت تغییر کند و در نهایت رفتارها را نیز تغییر دهد.
با در نظر داشتن موارد فوق، هدف‌های اصلی حسابداری مدیریت را می‌توان به شرح زیر برشمرد:
۱. تامین اطلاعات مورد نیاز مدیران برای تصمیم‌گیری و برنامه‌ریزی؛
۲. کمک به مدیران در رهبری و کنترل فعالیت‌های عملیاتی؛
۳. انگیزش مدیران و کارکنان برای فعالیت در راستای هدف‌های سازمان؛
۴. سنجش و ارزیابی عملکرد واحدهای تابعه، مدیران و سایر کارکنان سازمان.
به طور کلی، با توجه به اینکه حسابداری مدیریت بر کوشش‌های مدیران تمرکز دارد، اهداف آن باید با توجه به محیط عملکرد مدیریت و وظایفی که مدیران در سازمان‌ها انجام می‌دهند(شامل وظایف اقتصادی و وظایف اداری)، برنامه‌ریزی شود. تفاوت‌های موجود بین حسابداری مالی و حسابداری مدیریت را می‌توان به شکل خلاصه به ترتیبی که در جدول بالا منعکس شده ارائه کرد:
اگر سازمان‌ها، واحدهایی ایستا محسوب شوند، ممکن است بتوان روش‌های حسابداری مدیریت را منطبق با نیازهای آنان تدوین کرد؛ اما سازمان‌ها همزمان با ورود و خروج مدیران وکارکنان تغییر می‌کنند. علاوه بر این، اولویت‌ها و سیستم‌های ارزشی محیط نیز در حال تغییر است و ناگزیر سازمان‌ها باید خود را با محیط در حال تغییر مطابقت دهند. دونیروی اصلی موثر بر سازمان‌های امروزین، عبارتند از: تغییرات تکنولوژی و رقابت‌های جهانی. سازمان‌هایی که نتوانند خود را با این دو نیرو تطبیق دهند، در بلندمدت قادر به ادامه حیات نخواهند بود
سازمان‌هایی که در چنین محیط‌های پویا فعالیت می‌کنند برای تهیه اطلاعات مورد نیاز، ناگزیر به سیستم حسابداری مدیریت خود اتکا می‌کنند. چنانچه تکامل تدریجی سیستم حسابداری مدیریت از سیر تکاملی سازمان عقب بیفتد، این سیستم در واقع ترمزی برای مواجهه با محیط در حال تغییر محسوب خواهد شد. بنابراین، سازمان‌ها باید با تغییرات محیط سازگار شوند و حسابداری مدیریت نیز باید خود را با تغییرات سازمان هماهنگ کنند. به این ترتیب، حسابداری مدیریت در حقیقت بررسی یک فرآیند است و محدود به مجموعه‌ای از روش‌ها است. با این وجود درک مفاهیم حسابداری مدیریت نیز مستلزم شناخت سازمان و نیروهای موثر بر آن است.
*هزینه‌ها و فواید حسابداری مدیریت
اطلاعات را نیز مانند کالا می‌توان خریداری کرد و به کار بست. این اطلاعات می‌تواند کیفیت بالا یا پایین داشته باشد، به موقع یا با تاخیر ارائه شود، مربوط یا نامربوط باشد. مانند سایر کالاها و خدمات، تهیه اطلاعات نیز همراه با هزینه‌ها و فوایدی است. هزینه تهیه این اطلاعات در سازمان‌ها معمولا شامل حقوق و مزایای کارکنان اداره حسابداری مدیریت، هزینه خرید و عملیات کامپیوترها و هزینه زمان صرف شده توسط استفاده‌کنندگان از اطلاعات برای مطالعه، درک و به کارگیری اطلاعات است؛ فواید این اطلاعات نیز شامل بهبود تصمیم‌گیری‌ها، برنامه‌ریزی اثربخش‌تر، کارآیی بیشتر عملیات و رهبری(کنترل) بهتر عملیات و در نهایت ایجاد صرفه و صلاح اقتصادی برای سازمان است.
ضرورت استفاده از خدمات حسابداری مدیریت
اکتشافات علمی جدید موجب به وجود آمدن صنایعی شده که حتی در گذشته نزدیک نیز مد نظر نبوده است. حسابداری مدیریت نیز باید در جست‌و‌‌جوی روش‌ها و ابزارهایی باشد که بتواند اطلاعات مورد نیاز این صنایع را فراهم و ارائه کند.
برخی از ضرورت‌های استفاده از خدمات حسابداری مدیریت به شرح زیر است:
۱. مدیریت به موقع موجودی‌ها؛
۲. افزایش کیفیت محصولات؛
۳. بهره‌وری بیشتر؛
۴. تسهیل تصمیم گیری‌ها؛
۵. بهبود مستمر عملیات، و... .
پس:
با توسعه فن‌آوری‌های نوین در صنایع و ایجاد تغییر و تحول در سیستم‌های تولید، سازمان‌ها چنان با پیچیدگی و تغییرات شدید رو‌به‌رو شده‌اند که مدیریت، به‌تنهایی نمی‌تواند نسبت به محیط خود در سازمان شناخت کافی داشته باشد. به‌همین دلیل، ضرورت دارد سیستمی به‌وجود آید که مدیریت را در امر شناسایی مساله، تعیین اهداف، تعریف راه‌حل‌های ممکن و ارزیابی و انتخاب راه‌حل بهینه و اجرای آن کمک کند که همین توجیهی برای ارائه خدمات حسابداری مدیریت است.