آیین نامه تنخواه گردان متن یا سندی است که دستوالعمل های مربوط به تنخواه گردان را مشخص می کند. همانطور که در فیلم های آموزشی حسابداری با استفاده از نرم افزار حسابداری گفته شده است ، تنخواه دار کسی است که مبلغی در اختیار وی قرار داده می شود تا هزینه های ریز را پرداخت کند. بعد از گذشت چند روز (بسته به اینکه چقدر هزینه کرده است) لیست هزینه های انجام شده را در نرم افزار حسابداری ثبت می کند و نرم افزار حسابداری نیز سند حسابداری آنرا در قسمت حسابداری مالی صادر می نماید.

در خیلی از شرکت ها برای تنخواه گردانی و عملکرد تنخواه داران یک سری دستورالعمل وجود دارد که در اینجا یک نمونه از آنرا آورده ایم.

شرکت نمونه
دستورالعمل مالی استفاده از تنخواه گردان

ماده ۱ : کلیات 
۱ـ۱ـ هدف از تهیه و تدوین این دستورالعمل , تسریع در انجام هزینه های جاری و جلوگیری از توقف کارها و ایجاد هماهنگی و کنترل بیشتر درهزینه های جاری شرکت می باشد .

پرداختهای شرکت عمدتا توسط بانک انجام می گیرد لیکن پرداخت هزینه های ضروری و فوری به جهت تسریع در کار برمبنای این دستور العمل و از محل تنخواه گردانهای نقدی که به همین منظور ایجاد می شود انجام خواهد گرفت .

همانطور که مشخص است تا اینجا همان فلسفه تنخواه را برشمرده است که عبارتست از تسریع در انجام هزینه های جاری . البته باید توجه داشت که طبق قانون جدید مالیاتهای مستقیم ، هزینه های بالای 5 میلیون تومان باید فقط از طریق سیستم بانکی پرداخت شوند.

۲ـ۱ـ تنخواه گردان عبارت است از مبلغ ثابت یا متغیر وجه نقد نزد صندوق , بانک یا موسسات مالی که به تناسب حجم پرداختهای جاری , پس از اخذ تضمین کافی به اشخاص صلاحیتدار شرکت واگذار می گردد . این وجوه معمولا پس از مدت زمان معین یا صرف میزان مشخصی از آن , براساس صورت خلاصه تنظیمی تنخواه گردان تسویه می گردد .

۳ـ۱ـ مدیرامورمالی مجاز است به منظور تسهیل درامر پرداخت مخارج واحدها , تنخواه گردان انتخاب و به تصویب مدیر عامل برساند همچنین قسمت های مختلف شرکت که احتیاج به وجوه تنخواه گردان نقدی دارند , تقاضای خود را با ذکر مبلغ و همراه با توجیهات و دلائل کافی و همچنین نوع و مشخصات هزینه هائی را که از محل تنخواه گردان پرداخت خواهد شد به امور مالی ارسال خواهند نمود .

در اینجا مشخص شده است که باید مدیر امور مالی تنخواه دار انتخاب شده را به تایید و یا تصویب مدیر عامل برساند. این امر ار می توان توسط یک نامه اداری کتبی به مدیر عامل ابلاغ نمود و مدیر عامل با پاراف کردن آن نامه تاییدیه خود را صادر نماید. از آنجا که نامه های اداری و گردش آنها در نرم افزار اتوماسیون اداری ثبت می شود ، مشخص است که شرکت های متوسط و بزرگ نیاز به نرم افزار اتوماسیون اداری نیز خواهند داشت. همچنین سایر واحدها هم که می خواهند درخواست مبلغی به عنوان تنخواه گردان را بنمایند، می توانند از طریق نرم افزار اتوماسیون اداری اقدام نمایند.

۴ـ۱ـ ایجاد تنخواه گردان نزد هریک از شعب بانکها و موسسات مالی اعم از دفتر مرکزی و کارخانه منوط به پیشنهاد مدیرعامل و تصویب هیات مدیره خواهد بود و برداشت از این حساب با امضای متفق تنخواه گردان و مدیرعامل یا مدیر امورمالی میباشد معمولا در کارخانجات تنخواه مشترک ب امضای مدیرکارخانه و مسول  مالی مستقر در کارخانه  صورت می گیرد .

این قسمت هم مربوط به تاییدیه گرفتن است و ثبت نامه های اداری ، که می تواند توسط یک سیستم اتوماسیون اداری به صورت کامل مدیریت شود. 

۵ـ۱ـ درمورد حساب تنخواه گردان نزد بانکها و موسسات مالی , به هیچ عنوان چکهائی که بنام شرکت ازمحل درآمدها واصل شده است , تحت هیچ عنوان به این حساب منظور نمی گردد , ضمن اینکه تنخواه گردان اجازه استفاده از حساب مذکور در امور شخصی را نخواهد داشت .

جالب است بدانید که چکهای دریافتی که اشخاص طرف حساب شرکت به شرکت پرداخت می کنند ، نباید به این حساب تنخواه گردان نزد بانکها خوابانده شود. در حقیقت منبع تغذیه حساب تنخواه گردان ، فقط می تواند صندوق شرکت و یا چک های صادره از حسابهای جاری شرکت باشد. به زبان ساده ، چک اشخاص را نمی توان به حساب تنخواه گردان خرج نمود. اگر زیاد با چکهای دریافتی و چکهای پرداختی سر و کار دارید بد نیست که به مقاله راس گیری چک هم در همین سایت سری بزنید.

۶ـ۱ـ هرگاه وجوه تنخواه گردان نزد بانکها و موسسات مالی نگهداری شود ، مسئولین تنخواه گردان بایستی تصویر چکهای صادره را به همراه سند مربوطه ضمیمه گزارش تنخواه نمایند , همچنین چک بایستی دروجه ذینفع صادر و حواله کرد آن خط زده شود و صادر کننده , از صدور چک بی محل و چک دروجه حامل جدا خودداری نماید با این حال , تنخواه دار مکلف است درهرماه گردش حساب مذکور را به امورمالی ارائه نماید . ضمن اینکه هرنوع اسناد پرداخت , اعم از چک یا دفترچه های بانکی نیز بایستی پس از انقضای مدت استفاده , ته سوش آنان به امور مالی واگذار گردد .

موارد بالا به کلیات و مجوزها پرداخته بود. در موارد پایین نحوه اجرایی شدن عملیات تنخواه گردان و همچنین نحوه ثبت سند حسابداری عملیات تنخواه گردان در نرم افزار حسابداری و نرم افزار خزانه داری را مشخص می نماید.

ماده ۲ـ مبلغ تنخواه گردان

۱ـ۲ـ درابتدای هرسال مبلغ هریک از تنخواه ها با توجه به حجم احتیاجات هرواحد , برای مدت معین و با درنظر گرفتن گزارش عملیات سال قبل و پیش بینی نرخ تورم درسال جاری , تعیین میگردد .
متوسط این مبلغ را درصورت ثابت بودن شرایط از رابطه زیر می توان محاسبه نمود .

مخارج روزانه × ( مدت زمان واریز تنخواه گردان + دوره زمانی تنخواه گردان ) = مبلغ تنخواه گردان

دوره زمانی تنخواه گردان : عبارت است از فاصله بین دو صورت وضعیت تنخواه گردان. مثلا ممکن است که یک تنخواه دار در فاصله زمانی 15 روزه صورت وضعیت هزینه های خود را به حسابداری تحویل دهد و یا خودش مستقیما در نرم افزار حسابداری ثبت نماید.
زمان واریز تنخواه گردان : عبارت است از مدتی که باز پرداخت مخارج تنخواه به طول می انجامد . مثلا 3 روز پس از ارائه صورت وضعیت هزینه های انجام شده ، مبلغی به تنخواه دار پرداخت شود تا هزینه های آتی را انجام دهد.

۲ـ۲ـ تعیین مبلغ تنخواه درمورد اشخاصی که سابقه پرداختهای قبلی را ندارند , برآورد پرداختهای ماهانه سال جاری و با رعایت مفاد این آئین نامه خواهد بود .

۳ـ۲ـ درشرایط فورس ماژور , بحران های مالی و یا حساس بودن عملیات اجرائی , مبلغ تنخواه گردان مربوطه بنابه پیشنهاد مدیرامور مالی و تصویب مدیرعامل برای مدت زمان مشخص تغییر می یابد .

۴ـ۲ـ در صورتی که جمع وجوه نزد تنخواه گردان برای انجام امور محوله کافی نباشد , براساس درخواست کتبی فرد و با اتکاء به روش و مستندات کافی و تشخیص مدیرامورمالی نسبت به افزایش مبلغ ( سقف ) تنخواه اقدام خواهد شد.

۵ـ۲ـ افزایش مبلغ تنخواه درمورد پرداختهایی که جنبه استمرار ندارند تابع مقررات بند ۳ـ۲ خواهد بود .

۶ـ۲ـ سقف تنخواه فرعی یک میلیون ریال میباشد که به پیشنهاد مدیرامور مالی و تصویب مدیریت عامل قابل پرداخت میباشد .