در مقاله قبلی در مورد تنخواه گردان به کلیات تنخواه گردان پرداختیم. و همچنین مواردی را در زمینه ثبت سند در نرم افزار حسابداری ذکر کردیم. در این مقاله آن بحث را ادامه می دهیم.

ماده ۳ـ انواع تنخواه گردان

۱ـ۳ـ تنخواه گردان از لحاظ شکل به ثابت و متغیر و از لحاظ ماهیت به نقدی و تعهدی و به لحاظ اهمیت به اصلی  و فرعی تقسیم می شود .

۱ـ۱ـ۳ـ تنخواه گردان ثابت آن نوع تنخواه گردانی است که وجه دراختیار وی ثابت و با ارائه هرصورت خلاصه تنظیمی , عینا همان مبلغ درصورت تائید مدیرامورمالی , تامین خواهد شد . یعنی اگر تنخواه گردان مبلغ 200 هزار تومان در اختیار داشته باشد. و مبلغ 180 هزار تومان هزینه کرده باشد و آنها را در نرم افزار حسابداری در قسمت خزانه داری ثبت نماید آنگاه باید 180 هزار تومان به وی پرداخت گردد تا مبلغ باقیمانده پیش تنخواه گردان همیشه همان 200 هزار تومان ثابت باشد.

۲ـ۱ـ۳ـ تنخواه گردان متغیر آن نوع تنخواه گردان است که بدون درنظر گرفتن ارائه صورت خلاصه تنظیمی بنابه تقاضای تنخواه گردان و تشخیص مدیرامور مالی و تصویب مدیرعامل تنخواه وی تامین می گردد .

۳ـ۱ـ۳ـ تنخواه گردان نقدی آن نوع تنخواه گردانی است که برای یک نسخه سند مثبته با هرمبلغ , پرداخت آن کاملاصورت گرفته باشد .

۴ـ۱ـ۳ـ تنخواه گردان تعهدی آن نوع تنخواه گردانی است که برای یک نسخه سند مثبته با هر مبلغ , قسمتی از آن پرداخت و یا هیچ پرداختی انجام نشده باشد .

۲ـ۳ـ شرکت بمنظور تامین تنخواه هر واحد و پرداخت هزینه های جاری که از محل چکهای صادره شرکت میسر نمی باشد , اقدام به ایجاد تنخواه گردان مشترک (اصلی ) با امضای مشترک مدیرعامل و مدیریت مالی و بمنظور تامین منابع تنخواه های فرعی ایجاد میشود .

۳ـ۳ـ چنانچه مسئولین تنخواه گردان دارای تنخواه تعهدی باشند مکلف هستند ماهانه گزارش تعهدات خویش را به مدیر امورمالی گزارش دهند .

۴ـ۳ـ مسئولین تنخواه گردان حق دریافت استقراض را بنام شرکت نخواهد داشت , مگر با تصویب مدیرعامل که دراین صورت حدود و نحوه تسویه استقراض را  وی تعیین می نماید .

۵ـ۳ـ چنانچه درصورت خلاصه تنظیمی ماهیت تنخواه , نقدی اعلام شود , اسناد ارسالی حداکثر تا میزان مانده بدهکاری تنخواه گردان نزد حسابهای شرکت قابل رسیدگی می باشد و مازاد برآن مورد تائید نخواهد بود .

۶ـ۳ـ درصورت انجام خریدهای تعهدی (نسیه ) توسط مامورین تنخواه گردان , لازم است تنخواه اعتباری به شماره سریال مستقل به امور مالی تحویل گردد , که دراین خصوص روش ذیل قابل اعمال خواهد بود .

اگر تنخواه نقدی باشد :       ۰۰۱/ ت / ن (شماره سریال اندیکاتور / تهران / نقدی )
اگر تنخواه تعهدی باشد :     ۰۰۱ / ت / ت  ( شماره سریال اندیکاتور / تهران / تعهدی )

۷ـ۳ـ چنانچه نوع تنخواه گردان به شکل ثابت تصویب گردد , و درشرایط فورس ماژور به وجهی بیش از مبلغ تنخواه مصوب نیاز شود , با نظر مدیرامورمالی و تصویب مدیرعامل مبلغ مذکور دروجه تنخواه گردان پرداخت خواهد شد , دراین صورت مسئول تنخواه گردان مکلف است برای وجوه مذکور صورت تنخواه مستقل تهیه و اسناد آن را به امور مالی ارسال و درصورت وجود مازاد وجه , آن را به حساب بانکی شرکت واریز و فی واریزی را بصورت خلاصه تنظیمی الصاق نماید .

۸ـ۳ـ امورمالی بایستی کنترل نماید که در نرم افزار حسابداری اضافه برمبلغ تنخواه گردان وجوه دیگری به متصدیان تنخواه پرداخت نشود . 

برای پرداخت وجه به تنخواه گردان ، بایستی برگ پرداخت در نرم افزار خزانه داری ثبت گردد. در نرم افزار حسابداری باتیز و نرم افزار حسابداری سما و نرم افزار حسابداری بیت امکان ثبت برگ پرداخت برای پرداخت وجه به تنخواه گردان را دارند. 

ماده ۴ـ مدت تنخواه گردان

۱ـ۴ـ مدت تنخواه گردان زمانی است که طول می کشد مسئول تنخواه گردان نسبت به انجام مخارج و جمع آوری اسناد و مدارک و ارسال آن به امورمالی اقدام نماید . این مدت نباید بیش از دوره مالی در نرم افزار حسابداری باشد. معمولا در نرم افزار حسابداری دوره مالی را یک سال در نظر می گیرند که البته می تواند بر سال شمسی منطبق نباشد.

۲ـ۴ـ مدت زمان مذکور دربند اخیر درشرایط عادی نباید کمتر از ۵ روز و بیش از ۱۵ روز بطول بیانجامد . 

۳ـ۴ـ درصورت طولانی تر شدن مدت زمان تنخواه بیش از زمانهای مورد اشاره , اسناد ارسالی به دلیل رعایت نمودن سیستم کنترل داخلی , به هیچ عنوان مورد پذیرش نخواهد بود و در نرم افزار حسابداری ثبت نخواهند شد. فقط در صورتی که تنخواه گردان توسط نرم افزار اتوماسیون اداری یک نامه اداری به مدیر مالی بفرستد و وی نیز توسط نرم افزار اتوماسیون اداری موافقت مدیرعامل را کسب نماید. 

ماده ۵ ـ حدود اختیارات و ضوابط هزینه

۱ـ۵ـ بطور کلی حدود اختیارات تنخواه گردان تابع آئین نامه ها ، دستور العمل ها و بخشنامه هایی است که حسب مورد به تصویب مدیرعامل یا هیات مدیره شرکت رسیده باشد. و توسط نرم افزار اتوماسیون اداری به کلیه واحد های سازمان ابلاغ شده باشد.

۲ـ۵ـ برای ارسال صورت خلاصه اسناد تنخواه , رعایت اصول کنترلهای داخلی حسابها الزامی بوده که برای این منظور ذکر نکات ذیل ضروری خواهد بود :

ـ کلیه اسناد و مدارک پرداخت می بایست با نام شرکت انجام شود .
ـ کلیه اسناد و مدارک پرداخت درصورت نیاز بایستی درفرم درخواست کالا که به تائید مقام های مجاز واحد رسیده باشد انجام پذیرد .
ـ کلیه اسناد و مدارک پرداخت می بایست دارای عناوین نام فروشنده , مهر, امضاء , آدرس و تلفن فروشنده باشد .
ـ کلیه اسناد و مدارک پرداخت می بایست دارای سریال عطف که حاوی شماره تنخواه و شماره ردیف سند مثبته   می باشد , ممهور شود .
ـ از آنجائیکه برای برخی مخارج عرفا فاکتور صادر نمی شود , تنخواه گردان مکلف است از فرمهای تهیه شده مربوطه استفاده نماید .
ـ درصورتیکه اسناد و مدارک ارسالی تماما پرداخت شده است , روی یکایک آنها مهر پرداخت شد ممهور شود .
ـ روی کلیه اسناد و مدارک ارسالی حسب مورد , مهر  کمترین قیمت خریداری شده است ممهور شود .
ـ هرگاه سازمانهای دولتی برای کنترل فعالیتهای اقتصادی , ابزارهای خاصی را وضع نماید , عینا در عملیات خرید و فروش لازم الاجرا خواهد بود و مسئولین تنخواه گردان ضمانت اجرائی آن را عهده دار می باشند .
ـ مسئولین تنخواه گردان از کل وجوه دراختیار خود حق واگذاری هرگونه وام ، علی الحساب , مساعده , پیش پرداخت و یا وجه امانت , خارج از ضوابط مالی شرکت به افراد و موسسات را نخواهد داشت و صرفا امانت داراین وجوه می باشند . ضمن اینکه هرنوع نقل و انتقال وجه درخصوص موضوع های فوق و سایر موضوعات پیش بینی نشده , کان لم یکن خواهد بود .
ـ بدلیل تجزیه و تحلیل اسناد و مدارک مثبته , مسئولین تنخواه مکلف هستند در روی هریک از اسناد ارسالی مراکز هزینه و پروژه آن را قید نمایند .
ـ درصورت خرید یا تعمیر دارائی های ثابت یا حقوق مالی , مسئولین تنخواه مکلف هستند حسب مورد محل استفاده یا استقرار ، مشخصات فرد تحویل گیرنده را درفرم تهیه شده , منضم به اسناد پرداخت فوق به امورمالی ارائه نمایند .
ـ درصورت نیاز به تهیه صورتمجلس برای هرنوع عملیات اجرایی اصل صورتجلسه به ضمیمه تنخواه و تصویر آن نزد تنخواه دار باقی خواهد ماند .
ـ درخصوص پرداخت هایی که براساس قرارداد , حقوق دولتی و قانونی در آنها لحاظ گردیده است تنخواه گردان مکلف است با هماهنگی امورمالی نسبت به پرداخت وجه اقدام نماید .

در صورتی که یکی از موارد بالا رعایت نشده باشد امکان ثبت هزینه های تنخواه گردان در نرم افزار حسابداری نخواهد بود و باید آن هزینه عودت داده شود. در ضمن در صورتی که حسابدار به اشتباه سند حسابداری را در نرم افزار حسابداری ثبت نماید آنگاه مدیر مالی باید از تایید سند حسابداری مربوطه خودداری نماید تا آن سند حسابداری اصلاح گردد. مگر اینکه مدیرمالی توسط نرم افزار اتوماسیون اداری یک ارجاع به مدیرعامل بزند و موافقت وی را کسب نماید. 

ـ درمواردیکه فروشنده یا سرویس دهنده خدمات بعضا از صدور فاکتور خودداری نماید تا میزان ۰۰۰ ,۱۰۰ ریال با گواهی متصدی تنخواه گردان مبنی براینکه کالا و یا سرویس به نازلترین مبلغ ابتیاع شده است با ذکر نام فروشگاه یا سرویس دهنده بلامانع است . در مورد مبلغ بیش از ۰۰۰ ,۱۰۰ ریال تائید قبلی و کتبی مسئول تنخواه گردان نیز ضرورت خواهد داشت . هرگاه مبلغ مذکور بیش از ۰۰۰ ,۲۰۰ ریال باشد موضوع باید کتبا به معاونت مربوطه اعلام و پس از تائید ایشان درذیل گزارش کتبی نسبت به انجام خرید کالا و یا سرویس اقدام لازم به عمل آید .

۴ـ۵ـ هر تنخواه گردان تنها مسئولیت یک تنخواه گردان را داشته و واگذاری مسئولیت بیش از یک تنخواه گردان به یک فرد جایز نیست .

۵ـ۵ـ درصورت دریافت اسناد و مدارک تضمین از اشخاص ثالث یا طرف معامله مراتب می بایست ظرف همان روز به امور مالی گزارش و کلیه اسناد و مدارک مربوطه به صندوق شرکت واگذار گردد . گزارش وی می تواند به صورت کاغذی و یا یک نامه الکترونیکی باشد که در نرم افزار اتوماسیون اداری ثبت می شود.