در مطلب قبلی درباره ثبت و اصلاح سند حسابداری در نرم افزار حسابداری صحبت کردیم. در آنجا گشتی زدیم در فرم اصلی که لیست اسناد حسابداری ثبت شده در نرم افزار حسابداری را نمایش می داد. در این مقاله بحث اصلی ما روی ثبت یکک سند حسابداری جدید در نرم افزار حسابداری است.
برای ثبت یک سند حسابداری جدید ، دکمه جدید را کلیک می کنیم. با انجام اینکار یک فرم جدید باز می شود که می توانیم سند حسابداری خود را در این فرم ثبت نماییم. همانطور که در این فرم مشاهده می کنید ، این فرم دارای دوقسمت اصلیی است. یکی قسمت بالای فرم که هدر فرم به حساب می آید و در آن آیتم های کلی سند حسابداری وجود دارد. مثل :
شماره سند : این یک شماره است که توسط نرم افزار به صورت اتوماتیک به سند حسابداری اختصاص می یابد و از یک شروع می شود و یکی یکی بالا می رود.
تاریخ سند : همان تاریخ سند حسابداری است.
نوع سند : مشخص کننده زیر سیستمی است که سند حسابداری در آن صادر شده است. در این حالت نوع سند ، سند دستی می باشد.
وضعیت سند : همانطور که در مطلب قبلی گفته شد ، سند حسابداری در نرم افزار حسابداری باتیز و نرم افزار حسابداری سما و نرم افزار حسابداری بیت دارای وضعیت های یادداشت، موقت ، دائم و تصویب شده است. در این حالت شما می توانید مشخص نمایید که سند را در وضعیت یادداشت می خواهید ثبت نمایید و یا موقت.
توجه : سند یادداشت در هیچ گزارشی ظاهر نمی شود و بنابراین سند حسابداری به حساب نمی آید. برای تبدیل آن به سند حسابداری اصلی که در نرم افزار حسابداری و در گزارشات بیاید باید آنرا تبدیل به موقت و یا دائم نمود.
شرح سند : شرح کلی سند است که می توانید آنرا وارد نمایید.
بعد از پر کردن آیتم های بالای فرم نوبت به وارد کردن آرتیکل های سند حسابداری می رسد. برای ورود آرتیکل های سند حسابداری باید در ستون کد حساب کلیک کنید و کد حساب را وارد کنید. اگر کد حساب را حفظ نیستید می توانید با زدن دکمه ... در این ستون لیست کدینگ حسابها را مشاهده نموده و کد حساب را از لیست انتخاب نمایید.
در این حالت سیستم به تنظیمات انجام شده در کدینگ حسابداری نگاه می کند. اگر برای این کد حساب معین ، تفضیلی تعیین کرده باشید ، آنگاه سیستم با نمایش لیست تفضیلی ها از شما می خواهد که تفضیلی متناسب با این کد حساب معین را انتخاب نمایید.
شما باید از لیست نمایش داده شده ، کد تفضیلی مورد نظر خود را انتخاب نمایید. بعدا در همین مطلب چند نمونه را با هم ثبت خواهیم کرد.
بعد از ورود اطلاعات مربوط به کد حساب ، نوبت به ورود اطلاعات شرح آرتیکل سند حسابداری می رسد. شرح آرتیکل سند حسابداری خیلی مهم می باشد و باید شرح مناسبی برای آن تایپ نمایید.
بعد از ورود اطلاعات شرح آرتیکل ، باید مبلغ بدهکار و یا بستانکار سند را وارد نمایید. فقط یکی از مبالغ بدهکار و یا بستانکار را می توانید انتخاب نمایید.
زمانی که سند حسابداری را به صورت کامل وارد کردید ، در نهایت با زدن دکمه ذخیره ، سند حسابداری را ذخیره نمایید.
توجه : اگر وضعیت سند حسابداری را یادداشت انتخاب کرده باشید آنگاه ، سند حسابداری در هیچ گزارشی نمایش داده نمی شود. مثلا در تراز و دفاتر و مرور حسابها نمایش داده نمی شود.
حالا یک سند حسابداری را به صورت نمونه ثبت می کنیم .
مثال :ثبت سند حسابداری پرداخت قبض برق به مبلغ 100 هزار تومان در نرم افزار حسابداری به صورت سند دستی
اگر چه این پرداخت می تواند در فرم تنخواه گردان هم ثبت شود و همچنین می تواند در خزانه داری در برگ پرداخت ثبت شود ولی در اینجا کا می خواهیم آنرا به صورت سند دستی ثبت نماییم.
برای انجام کار ، ابتدا با زدن دکمه جدید فرم سند حسابداری جدید را باز نمایید. قسمت شماره و تاریخ و وضعیت سند را رها کنید و در قسمت شرح سند بنویسید : بابت پرداخت قبض برق ....
در جدول پایین در ستون کد حساب کلیک نمایید و سپس دکمه ... را با ماوس کلیک نمایید و یا کلید F3 صفحه کلید را بزنید. با اینکار لیست سرفصل های حسابداری برای شما نمایش داده می شود. از لیست باز شده ، حساب هزینه های غیر عملیاتی را انتخاب نمایید. این حساب در سطح معین است. در زیر فرم جایی برای جستجو وجود دارد. بعد دکمه انتخاب را بزنید و یا اینتر بزنید و یا کلید F5 صفحه کلید را بزنید.