در نرم افزار حسابداری باتیز عملیاتی برای سند حسابداری تعبیه شده است که برای کار روزمره بسیار مفید است. بارها پیش می آید که نیاز دارید سندی را جابجا کنید و یا جای خالی سندی را که حذف شده با سند دیگری پر کنید و ... .

برای این قبیل اعمال در نرم افزار حسابداری باتیز و نرم افزار حسابداری سما و نرم افزار حسابداری بیت ، راهکارهایی پیش بینی شده است که آنها را در اینجا مرور می کنیم. 

شماره گذاری مجدد اسناد حسابداری

در آخر سال نیاز است که اسناد حسابداری را بر اساس تاریخ مرتب کرده و آنها را مجددا شماره گذاری کنیم. شماره گذاری مجدد اسناد حسابداری که در نرم افزار حسابداری باتیز تعبیه شده است برای همین منظور به کار می رود. فرض کنیم که شما از ابتدای سال تا انتهای سال مالی اسناد حسابداری خود را ثبت کرده اید. در این بین برخی اسناد از نظر تاریخی دیرتر به دست شما رسیده اند و یا شما آنها را با تاخیر ثبت کرده اید و به هر حال اسناد از نظر تاریخ و شماره مرتب نیستند. حالا شما مجبورید که آنها را بر اساس تاریخ مرتب نمایید. برای این منظور باید از شماره گذاری مجدد اسناد حسابداری که در نرم افزار حسابداری وجود دارد استفاده نمایید.

برای استفاده از این امکان ابتدا باید وارد نرم افزار حسابداری باتیز شده و سپس از منوهای بالا ، منوی مالی و سپس حسابداری مالی را انتخاب نمایید و پس از آن گزینه شماره گذاری مجدد اسناد را انتخاب نمایید. در این حالت فرم شماره گذاری مجدد اسناد حسابداری برای شما نمایش داده می شود و شما می توانید با زدن یک کلید همه اسناد حسابداری خود را بر اساس ترتیب تاریخ مرتب نمایید. 

اینجا یک سوال مطرح می شود و آن این استکه اگر شماره سندها تغییر می کند ، ما از کجا روکش سندهای چاپ شده را با شماره های جدید مطابقت دهیم. یعنی وقتی که شماره سند تغییر می کند ما سند حسابداری را از روی چه مشخصه ای پیدا کنیم؟ پاسخ این استکه برای هر سند حسابداری که ثبت می شود یک شماره مسلسل در نظر گرفته می شود که این شماره در هنگام صدور سند حسابداری به آن سند اختصاص می یابد و کاربر در آن دخل و تصرفی ندارد. این شماره مسلسل تغییر نمی کند و همیشه برای یک سند ثابت است.

درج و جابجایی سند حسابداری

برخی اوقات سندی به دست شما می رسد که تاریخ آن مربوط به گذشته است و شما باید آنرا به تاریخ گذشته ثبت نمایید. برای این منظور باید از امکان درج و جابجایی اسناد حسابداری استفاده نمایید. این امکان هم یکی از امکانات ضروری مربوط به نرم افزار حسابداری است که اکثر نرم افزارهای حسابداری موجود در بازار این امکان را دارند. 

وقتی که سندی به تاریخ گذشته به دست شما می رسد شما آنرا به عنوان آخرین سند حسابداری ثبت می کنید ولی تاریخ آنرا به تاریخ واقعی سند حسابداری ثبت می کنید. مثلا به تاریخ یک ماه پیش . بعد آن سند را انتخاب می کنید و به نرم افزار حسابداری می گویید که آنرا به جای سند حسابداری شماره 20 که مثلا  در تاریخ مورد نظر است  قرار دهد نرم افزار حسابداری آن سند را به تاریخ مذکور برده و سند شماره 20 را 21 می کند و 21 را 22 و به همین صورت تمام اسناد حسابداری را شیفت می دهد و شماره آنها را یکی بالا می برد.