یک کسب و کار فاقد نرم افزار حسابداری را در نظر بگیرید که می خواهد در پایان سال با مشتریان خود تسویه حساب نماید. چه اتفاقاتی می افتد؟ فرض کنیم که این کسب و کار 100 مشتری دارد که در طول سال با آنها بده و بستان مالی داشته است. در آخر سال باید برای 100 مشتری صورتحساب دستی تنظیم کند. این یعنی فاجعه !!!

نفر اول را مشخص می کنیم مثلا حسن آقا ، خوب ببینیم که این حسن آقا از ابتدای سال تا الان چقدر جنس برده است. اگر صاحب کسب و کار آدم بسیار باهوشی باشد نهایت کاری که کرده است یک دفتر دارد مانند دفتر کل که حساب و کتاب هر مشتری را در یک قسمت از ان به صورت جداگانه نوشته است. بنابراین سراف آن دفتر می رود و یکی یکی حساب و کتاب حسن آقا را جمع و تفریق می کند و .... 

حالا فرض کنیم در حین حساب و کتاب یک مشتری بیاید و جنس بخواهد و یا فلان کارگر مساعده طلب کند و یا همسر صاحب کسب و کار از منزل تماس بگیرد و دستور خرید بدهد. خوب معلوم است که چه اتفاقی می افتد.

موارد بالا در بین کسب و کارها اتفاق می افتد و چه بسا اختلافاتی بین کسب و کار و برخی از مشتریان آن کسب و کار پیش می آید.

حالا اگر همین کسب و کار یک نرم افزار حسابداری از بازار تهیه کند و در مجموعه خود از آن استفاده نماید ، در پایان سال فقط کافیست که یک گزارش از سیستم بگیرد. 

نرم افزار حسابداری با دقت تمام یک گردش کامل از تمام مشتریان ارائه می کند که قابل اعتماد است. زیرا این نرم افزار حسابداری هیچ وقت خسته نمی شود و هیچ وقت حواسش پرت نمی شود و در ضمن گزارشات کنترلی زیادی نیز دارد که می تواند مورد استفاده قرار گرفته و دقت بالایی را در تهیه گزارشات برای ما فراهم آورد.

در نرم افزار حسابداری به علت اینکه اطلاعات فقط از یک مسیر به سیستم وارد می شوند و تعدد ورود اطلاعات تکراری ندارد بنابراین مغایرتی بین اطلاعات ثبت شده توسط افراد مختلف را نیز نداریم که البته این از ویژگی های نرم افزار حسابداری یکپارچه است.

به عنوان یک مثال کوچک از این مساله فرآیند خرید را در نظر بگیرید. در ابتدای امر یک محموله جنس به انبار وارد می شود و انبار دار آن اجناس را به صورت تعدادی در رسید انبار تعدادی ثبت می کند. پس از مدتی این رسید انبار به دست حسابدار انبار می رسد و از طرف دیگر نیز فاکتور خرید فروشنده به دست حسابدار انبار می رسد و بنابراین حسابدار انبار باید آن رسید را ریالی نماید.

اگر رسید انبار تعدادی در نرم افزار حسابداری یکپارچه در قسمت انبار وارد شود و ریالی کردن آن نیز در نرم افزار صورت گیرد آنگاه اطلاعات مربوط به کالاها فقط یکبار و توسط انبار دار ثبت می شود و حسابدار انبار دخل و تصرفی در آن ندارد. بنابراین دقت اطلاعات بالا می رود. 

حالا اگر نرم افزار حسابداری یکپارچه وجود نداشت و حسابدار انبار هم می بایست دوباره اطلاعات را وارد کند و فاکتور خرید آنرا ثبت کند و یک اشتباهی اتفاق می افتاد ، آنگاه دردسر های بزرگ بوجود می آمد. چیزی که اکنون دیگر خنده دار به نظر می رسد در گذشته بسیار اتفاق می افتاد.

نرم افزار حسابداری-نرم افزار حسابداری یکپارچه-نرم افزار حسابداری فروشگاهی-حسابداری فروشگاهی-حسابداری فروشگاه های زنجیره ای