برای اینکه یک عملیات پیمانکاری به مرحله اجرا برسد و به یک پیمانکار واگذار شود معمولا یک سری کارهای مقدماتی صورت می پذیرد. این کارهای مقدماتی معمولا به تولید یک RFP می انجامد. یک سری تحقیقات و بررسي هایي  به منظور تعیین هدف طرح ، شناخت اجزاء ، داده ها و همچنین امكانات فني و اجرایي با توجه به تجهیزات ، نیروي انساني ، سایر امكانات و محدودیت ها و بالاخره حدود سرمایه گذاري ،و زمان اجرا ، تعیین بهره وري و تعیین اثرات اجتماعي و اقتصادي ناشي از اجراي طرح صورت می پذیرد.

بعد از تهیه RFP نوبت به تعیین پیمانکار می رسد. تعیین پیمانکار برای اجرای کار به سه صورت انجام میگیرد:

الف ( مناقصه عمومی :

در مناقصه عمومی یک آگهی در روزنامه های کثیر الانتشار چاپ می شود و از تمام کسانی که توانایی انجام کار را دارند دعوت می شود که در مناقصه شرکت کنند.

در این حالت مراحل کار به صورت زیر است:

1. چاپ آگهی در روزنامه برای دعوت از پیمانکاران جهت شرکت در مناقصه
2. فروش یا توزیع اسناد و مدارک مناقصه (که معمولا RFP هم در این مدارک موجود است)
3. شرکت در مناقصه توسط پیمانکاران
4. انتخاب پیمانکار

• چاپ آگهی در زورنامه های کثیر الانتشارمعمولا در چند نوبت انجام می شود. پیمانکارن باید با مراجعه به روزنامه های کثیر الانتشار از این آگهی ها باخبر شوند تا بتوانند در مناقصات مذکور شرکت کنند. برخی شرکت ها هم هستند که این آگهی ها را جمع آوری و دسته بندی می کنند. پیمانکاران می توانند با پرداخت مبلغی به این شرکتها این اطلاعات را از آنها خریداری کنند. مثلا می توان در برخی از این سایت ها که به جمع آوری اطلاعات مناقصات کل کشور اقدام می کنند و پرداخت حق عضویت ماهیانه از مناقصات کشور باخبر شد.

• در مرحله فروش اسناد مناقصه ، پیمانکار پس از باخبر شدن از مناقصه باید اسناد و مدارک شرکت در مناقصه را خریداری کند. در این حالت باید هزینه خرید اسناد مناقصه را در دفاتر ثبت نماید. این اولین ثبتی است که در نرم افزار حسابداری و دفتر پیمانکار ثبت می شود.

• در مرحله شرکت در مناقصه ، پیمانکار باید اسناد مناقصه را تکمیل و تحویل دهد. معمولا اسناد مناقصه را در سه پاکت آماده و تحویل می دهند. پاکت اول مربوط به رزومه و مجوزها و تاریخچه شرکت می شود. پاکت دوم مربوط به مسائل فنی و اجرایی و تا حدودی زمانبندی اجرای کار می شود و پاکت سوم هم قیمت در آن ذکر شده است.

در این مرحله برای شرکت در مناقصه معمولا پیمانکار باید معادل پنج درصد مبلغ پیشنهادی را به عنوان ضمانتنامه شرکت در مناقصه بپردازد. مثلا اگر قیمت پیشنهادی یک پیمانکار برای انجام کار یک میلیارد تومان است باید مبلغ 50 میلیون تومان ضمانتنامه همراه با اسناد مناقصه بدهد. این به این علت است که اگر پیمانکار به عنوان نفر اول انتخاب شد ولی انصراف داد هزینه های مربوطه از وی اخذ گردد.

• در مرحله انتخاب پیمانکار ، معمولا کمیسیون معاملات تشکیل می شود و پاکت های هر پیمانکار باز می شود و بررسی می شود. ابتدا پاکت روزمه و مجوزها باز می شود. در صورتی که این پاکت مورد تایید باشد نوبت به پاکت دوم و سوم می رسد. مثلا برای انجام یک پروژه ممکن است که پیمانکار باید دارای رتبه A از طرف یک سازمان باشد. اگر پیمانکار نتواند در پاکت شماره یک گواهی رتبه بندی A را ارائه نماید پاکت دوم و سوم بررسی نمی شوند.

ب ( مناقصه محدود :

در این حالت معمولا از چند پیمانکار (مثلا سه پیمانکار) که توانایی انجام کار را داشته باشند دعوت می شود که در مناقصه شرکت کنند. بدیهی است که فقط پیمانکارانی می توانند در این مناقصه شرکت کنند که دعوت نامه دریافت کرده باشند.

ج ( ترک مناقصه :

بعلت وجود شرایط خاص و بر اساس گزارش توجیهی کارفرما و بنا به تشخیص هیات ترک مناقصه انجام می شود .

نام دیگر ترک مناقصه ، ترک تشریفات می باشد.

زمانی که پیمانکار انتخاب شد باید هزینه های شرکت در مناقصه را به سرفصل پیمان در دست اجرا منتقل نماید و سند حسابداری زیر را در نرم افزار حسابداری ثبت نماید:

منبع : گروه نرم افزار حسابداری و اتوماسیون اداری ارگس
این خبر توسط گروه نرم افزار حسابداری و اتوماسیون اداری ارگس برای سایت آماده شده است