نرم افزار فروش با ثبت و پردازش سفارش مشتریان و صدور و چاپ اسناد فروش از جمله پیش فاکتور، حواله، فاکتور فروش، مجوز و فاکتور برگشت از فروش، تمام فرایندهای فروش را ساماندهی کرده و به افزایش میزان فروش سازمان کمک می‌کند.
نرم افزار فروش تقریبا در تمام شرکت ها کاربرد دارد. البته شرکت هایی که به نوعی کالا یا خدمات به مشتریان خود می فروشند. این شرکت ها می توانند شرکت های خدماتی و یا بازرگانی و یا تولیدی و صنعتی باشند. در هر حال این شرکت ها باید کالا یا خدمات خود را به مشتریانشان بفروشند و اینجاست که یک نرم افزار فروش قوی می تواند به این کسب و کارها کمک زیادی کند.
کمک به برقراری ارتباط تجاری مناسب با مشتریان و افزایش رضایت آنها
سیستم فروش داخلی با ایجاد بانک اطلاعات مشتریان و گروه بندی آنها با توجه به نیاز کاربران و مدیریت و کنترل وضعیت حساب مشتریان و اعتباردهی به آنها امکان ارائه قیمت و تخفیف‌های متفاوت به مشتریان براساس لیست قیمت را فراهم کرده و به این ترتیب به برقراری ارتباط تجاری مناسب با مشتریان کمک کرده و رضایت آنها را افزایش می‌دهد.
کمک به سیاست‌گذاری مدیران درباره تولید محصولات
سیستم فروش داخلی با فراهم کردن اطلاعات لازم درباره فروش محصولات از جمله مقایسه‌ی میزان فروش در دوره‌های مختلف به مدیران کمک می‌کند با توجه به حجم سفارشات دریافتی در مورد ادامه فعالیت بر روی محصولات تصمیم‌گیری و سیاست‌گذاری کنند.
ارائه اطلاعات دقیق و به موقع از وضعیت فروش و میزان سودآوری محصولات
نرم افزار فروش داخلی با تبادل اطلاعات بین نرم افزار انبار و مراکز فروش مستقر در نقاط جغرافیایی مختلف و نیز اطلاع‌رسانی از زمان و میزان محصولات تحویل شده به مشتریان که از طریق ارتباط یکپارچه با نرم افزار انبار انجام می‌شود، اطلاعات دقیق و به موقعی از وضعیت فروش محصولات و میزان سودآوری آنها در اختیار مدیران قرار می‌دهد.
متناسب سازی رویه‌های فروش، قیمت‌گذاری و اعطای تخفیف برای هر گروه مشتری
نرم افزار فروش داخلی با ارائه امکان تعریف عوامل افزاینده و کاهنده فروش همچون انواع تخفیف‌ها و مالیات و عوارض بر مبنای محصول و مشتری به مدیران کمک می‌کند تا رویه‌های فروش، قیمت‌گذاری و اعطای تخفیف را متناسب با رابطه تجاری با هرگروه از مشتریان تعیین کنند به گونه ای که در نهایت به افزایش فروش محصولات بینجامد.
یکی از ویژگیهای مهم نرم افزار حسابداری یکپارچه ، ارتباط تنگاتنگ سیستم ها با هم است. در این نرم افزارها ، سیستم فروش با سیستم انبار و سیستم حسابداری مالی ارتباط منسجم و یکپارچه ای دارد. به این معنی که برای صدور فاکتور فروش ، سیستم فروش باید به اطلاعات انبار و کالاهای موجود در انبار دسترسی داشته باشد. در ضمن هنگام ثبت یک فاکتور فروش ، باید سند حسابداری آن در نرم افزار حسابداری مالی ثبت گردد.
یکی از امکاناتی که می تواند یک مزیت برای فروش حساب شود ، نگهداری موجودی قابل فروش و یا موجودی دوم برای هر کالا است. ما در نرم افزار انبار یک موجودی کالا داریم که موجودی فیزیکی نام دارد. این موجودی واقعی کالا در انبار است.
در نرم افزار فروش ، ما امکان دریافت سفارش از مشتری را داریم و در برخی موارد هم برای مشتری پیش فاکتور صادر می کنیم و مشتری پیش فاکتور ما را تایید می کند و بر اساس پیش فاکتور صادر شده توسط ما ، مبلغی را به عنوان پیش پرداخت ، به ما پرداخت می کند. در اینجا ما با یک سری سفارش کالا روبرو می شویم که قول داده ایم در زمان مشخص به مشتری تحویل دهیم. اینجاست که باید موجود کالای قابل فروش (موجودی دوم) را بر اساس این سفارشات و یا پیش فاکتورهای تایید شده محاسبه کنیم.
برای مثال ، فرض کنیم که در انبار از یک کالا ، 100 عدد داریم و یک سفارش از مشتری شماره 1 دریافت کرده ایم و قرار است که 50 عدد از کالای مذکور را برای وی بفرستیم. در این حالت موجودی فیزیکی انبار ما 100 عدد است ولی ما فقط 50 عدد دیگر برای فروش داریم چون 50 عدد را باید به مشتری شماره 1 تحویل دهیم.
امکانات نرم افزار فروش
تعریف مشتری
اولین امکان در نرم افزار فروش ، امکان تعریف مشتری و گروه بندی کردن مشتریان است. اگر چه این امکان ، ابتدایی ترین امکان در نرم افزار فروش است ولی یکی از ارکان نرم افزار فروش به حساب می آید چون بدون این امکان ، نرم افزار فروش معنی ندارد.
گروه بندی کردن مشتریان نیز یکی دیگر از امکانات بسیار مهم به حساب می آید. با گروه بندی کردن مشتریان امکان دریافت گزارشات متنوع از نرم افزار فروش فراهم می آید. مثلا گروه بندی کردن مشتریان بر اساس مناطق جغرافیایی و یا نوع ارتباط شغلی آنها با ما . مثل عمده فروش ، مغازه دار، همکار و ...
صدور پیش فاکتور
اگر چه پیش فاکتور از ارکان نرم افزار فروش نیست ولی امکان بسیار خوبی است. مخصوصا برای نرم افزارهایی که برای شرکت ها تولید می شوند وجود پیش فاکتور می تواند یک ضرورت برای نرم افزار فروش به حساب بیاید.
فاکتور فروش
فاکتور فروش هم از ارکان نرم افزار فروش به حساب می آید. چون بدون فاکتور فروش ، عملا نرم افزار فروش وجود نخواهد داشت. معمولا فاکتور فروش بسیار پیچیده و شاید بتوان گفت که از پیچیده ترین فرمهای نرم افزار حسابداری یکپارچه به حساب می آید.
در زیر سیستم فروش، گزارشات فروش و پخش از اهمیت خاصی برخوردار است. یکی از گزارشات اساسی نرم افزار حسابداری بازرگانی ، گزارش میزان فروش و سود حاصل از فروش کالا است.