هر چند که با وجود کنترل های متعدد نیز احتمال سوء استفاده از حسابهای بانکی به صفر نخواهد رسید ، ولی می توان با اعمال کنترل های داخلی و استفاده از امکانات نرم افزار های حسابداری ، ضریب ایمنی کار را به طور قابل توجه ای افزایش داده و احتمال سوءاستفاده را کاهش داد و در ضمن به روال روزمره هم آسیب چندانی وارد نکرد .
اهداف کنترل های داخلی حسابهای بانکی
برنامه ریزی مناسب جهت گردش عملیات چک ، نگهداری اطلاعات حسابها به صورت صحیح و دقیق ، حفاظت فیزیکی مناسب از چکها، تهیه صورت مغایرات بانکی ، پیش گیری از جعل چکها و کشف سریع و به موقع سوءاستفاده احتمالی از اهداف کنترل های داخلی حسابهای بانکی به شمار می رود.
انوع کنترل های داخلی حسابهای بانکی
به منظور نیل به اهداف فوق لازم است ، به موارد زیر توجه ویژه ای معمول گردد :
۱- سعی نمایید از حسابهای غیر رسمی و غیر مجاز استفاده نکنید .
۲- از نگهداری حسابهای بانکی غیر فعال بانکی جلوگیری به عمل آید. برای کشف حسابهای بانکی غیر فعال می توانید از قسمت مرور حسابها و یا گزارش گردش تفضیل که در نرم افزار حسابداری باتیز وجود دارد استفاده نمایید.
3- در پایان ماه صورتحساب خود را از بانکها دریافت و آنرا با گزارشات نرم افزار حسابداری کنترل نمایید. در صورت وجود هر گونه مغایرت آنرا سریعا بررسی ، پیگیری و رفع مغایرت نمایید.
مغایرات بانکی
در تهیه و تنظیم صورت مغایرات بانکی توجه به نکات زیر ضروری است :
1- کلیه دریافتها و پرداختهای ثبت شده در نرم افزار حسابداری و صورتحساب بانکی باید با هم مقایسه و تطبیق داده شوند
2- شرح سند و شماره چکها و حواله ها و فیش ها و شماره پیگیری درج شده در دفاتر و صورتحساب دقیقا با یکدیگر مقایسه شوند .
3- اقلام برگشتی اعم از اقلام مندرج در دفاتر و یا صورت حساب بانک ، دقیقا مورد بررسی قرار گیرد .
4- از شعب بانکهای عامل بخواهید که از واریز وجه نقد بدون فیش های ممهمور به مهر امور مالی خودداری کنند.
5- صورت مغایرات هر ماه را با صورت مغایرت ماه قبل مقایسه و اقلام رفع مغایرت شده را بررسی نمایید.
6- در نرم افزار حسابداری یکپارچه ، یک نفر به عنوان خزانه دار چکها را صادر نماید و یک نفر هم به عنوان حسابدار اسناد صادر شده از طرف خزانه داری را کنترل نماید.
منبع : گروه نرم افزار حسابداری و اتوماسیون اداری ارگس
این خبر توسط گروه نرم افزار حسابداری و اتوماسیون اداری ارگس برای سایت آماده شده است