هر شرکتی که نرم افزار حسابداری خریداری کرده است ، آنرا برای این منظور خریداری کرده است که اسناد حسابداری خود را در آن نرم افزار حسابداری ثبت کرده و در مواقع لزوم از آن گزارشات حسابداری مورد نیاز خود را استخراج و گزارش نماید.

یکی از عملیات مهم در نرم افزار حسابداری ، ثبت سند حسابداری است که به صورتهای مختلف در نرم افزارهای حسابداری مختلف ثبت می شود.

یکی از روشهای ثبت سند حسابداری در نرم افزار حسابداری ، ثبت اسناد حسابداری به صورت دستی است. به این معنی که کاربر و یا حسابدار وارد نرم افزار حسابداری شده و سپس فرم ثبت و اصلاح سند حسابداری را باز کرده و با زدن کلید جدید اقدام به ثبت سند حسابداری می کند.

اگر نرم افزار حسابداری خریداری شده فقط قسمت دفترداری را داشته باشد ، احتمالا روش دیگری غیر از ثبت اسناد حسابداری به صورت دستی وجود نخواهد داشت و کاربر باید تمام اسناد حسابداری خود را به صورت دستی در نرم افزار حسابداری ثبت نماید.
 

انواع اسناد حسابداری که کاربر و یا حسابدار مجبور است که در نرم افزار حسابداری به صورت دستی ثبت نماید به کسب و کار آن سازمان مربوط است ولی در اینجا حداقل اسنادی که باید یک حسابدار در نرم افزار حسابداری ثبت نماید را می آوریم:

1- اسناد هزینه ای

هر کسب و کاری دارای یک سری هزینه است که باید در اسناد حسابداری ثبت و نگهداری شوند. این هزینه بسیار متنوع بوده و وظیفه حسابدار شرکت است که آنها را از هم تفکیک نماید. هزینه های معمولی و جاری مانند هزینه آب و برق و گاز و تلفن که به صورت مختصر هزینه قبوض نامیده می شود یکی از انواع آن هزینه های است. 

یکی دیگر از انواع هزینه ها ، هزینه های حقوق و دستمزد و هزینه های مربوط به کارکنان است. این بخش از هزینه ها بسیار مهم است زیرا قسمت اعظم هزینه ها را در بر می گیرد.

2- اسناد درآمدی

هر کسب و کاری برای کسب درآمد بوجود آمده است. درآمد حاصل از فروش کالا و یا خدمات باید در اسناد حسابداری ثبت شود. در حقیقت سود و زیان یک شرکت در پایان سال از همین هزینه ها و درآمد های ثبت شده در نرم افزار حسابداری استخراج می شود.

وزارت دارایی هم از روی همین درآمد ها و هزینه ها مالیات خود را طلب می کند.

3- اسناد دریافت و پرداخت

در طول روز ما چندین بار عملیات دریافت و پرداخت انجام می دهیم که تمامی این دریافت و پرداخت ها باید در نرم افزار حسابداری ثبت شود. اگر نرم افزار حسابداری که خریداری شده است ، دارای قسمت دریافت و پرداخت یا همان بخش خزانه داری نباشد آنگاه اسناد دریافت و پرداخت نیز باید به صورت دستی در نرم افزار حسابداری ثبت شود.

دریافت وجه معمولا از مشتری ها صورت می گیرد. زمانی که شما بابت ارائه محصول و یا خدمات برای مشتری فاکتور فروش صادر می کنید مشتری در قبال این فاکتور فروش به شما پول می پردازد. این پول می تواند به صورت نقد، چک و یا واریز به حساب باشد.

پرداخت وجه معمولا به تامین کنندگان صورت می گیرد. زمانی که شما بابت خرید محصول و یا خدمات پول می پردازید باید سند پرداخت آنرا در نرم افزار حسابداری ثبت نمایید.

تمامی عملیاتی که در بالا ذکر شد در نرم افزار حسابداری بیت قابل ثبت می باشند. نرم افزار حسابداری بیت محصول شرکت داده پردازان ارگس می باشد که برای شرکت ها و مشاغل کوچک مفید می باشد. این نرم افزار دارای زیر سیستم حسابداری مالی چهار سطحی است که سه سطح گروه و کل و معین دارد و یک سطح تفضیلی شناور نیز دارد.

نرم افزار حسابداری بیت ، همچنین دارای قسمت انیار و فروش و CRM و خزانه داری و دریافت و پرداخت و عملیات چک است. 

نرم افزار حسابداری بیت با قیمت مناسبی که دارد برای کسب و کارهایی که تازه شروع کرده اند مناسب است و بعد از مدتی که کسب و کار رشد کرد و نیازهای بیشتری پیدا کرد می توان آنرا به نرم افزار حسابداری ارگس ارتقا داد. نرم افزار حسابداری ارگس یک نرم افزار حسابداری یکپارچه با 20 زیر سیستم می باشد که مناسب شرکت های بزرگ است.

از دیگر امکانات نرم افزار حسابداری ارگس ، نرم افزار اتوماسیون اداری ارگس می باشد که می تواند به صورت یکپارچه در نرم افزار حسابداری ارگس مورد استفاده قرار گیرد.