نمونه نامه اول مربوط می شود به معرفی به بانک جهت دریافت تسهیلات (وام) . این نمونه کلی است و شما می توانید بر اساس نیاز خود آنرا تغییر دهید. زمانی که این نامه را تایپ می کنید باید شماره و تاریخ هم روی آن درج نمایید.

برای درج شماره و تاریخ باید این نامه را در نرم افزار اتوماسیون اداری قلم ثبت نمایید تا نرم افزار اتوماسیون اداری قلم به شما یک شماره نامه صادره اختصاص دهد و سپس تاریخ روز صدور نامه را هم در نامه تایپ می کنید.

توجه داشته باشید که به هیچ وجه نامه ای که به بیرون می فرستید نباید بدون شماره و تاریخ باشد و قبل از ارسال باید در قسمت دبیرخانه نرم افزار اتوماسیون اداری قلم شرکت ثبت گردد.

از : شرکت ………………….

به : بانک / موسسه مالی شعبه ……………………….

موضوع : گواهی ضمانت

             با سلام و احترام، بدینوسیله بنا به تقاضای جناب آقای / سرکار خانم ……………..به شماره ملی …… گواهی می شود نامبرده فوق کارمند قراردادی / پیمانی / رسمی و شاغل در این شرکت می باشد و حقوق و مزایای ناخالص ایشان به مبلغ …………… ریال می باشد.

این گواهی بنا به درخواست نامبرده صرفا جهت اطلاع بانک / موسسه فوق الذکر صادر شده و فاقد هرگونه ارزش و اعتبار دیگری می باشد.  ضمانت برادر / خواهر ………..را به مبلغ ……………  ریال به عهده گرفته است این شرکت تعهد می نماید چنانچه وام گیرنده به عللی از پرداخت اقساط در سر رسید معین خودداری نماید با گزارش کتبی بانک تا زمانی که از این مدیریت حقوق می گیرد از حقوق وی و طبق قانون ( یک سوم مجردین و یک چهارم متاهلین ) کسر و به بانک پرداخت نماید.

ضمنا این تعهد فقط در حق وام گیرنده فوق معتبر بوده و درصورت هرگونه انتقال وام به هر شکل به شخص ثالث کان لم یکن محسوب می گردد.

همانطور که در بالا می بینید نامه از طرف شرکت یا سازمان است به بانک. پس نامه اداری صادره دارای یک فرستنده است  که شرکت می باشد و یک گیرنده دارد که بانک می باشد.

موضوع نامه هم مشخص شده است که در اینجا موضوع نامه گواهی ضمانت می باشد. هر نامه اعم از نامه وارده و نامه صادره و نامه های داخلی دارای موضوع می باشد. در نرم افزار اتوماسیون اداری قلم  برای هر نامه باید موضوعی تعیین نمود.

یکی از مواردی که باید در نامه های اداری صادره رعایت نمایید مهر و امضای زیر نامه صادره است. این نامه پس از طی کردن تمامی مراحل بالا باید توسط شخص صاحب امضای مجاز ، امضا شود و سپس مهر شرکت در زیر آن بخورد. نامه بدون مهر و امضای مجاز شرکت از درجه اعتبار ساقط است و هیچ کسی آنرا قبول نمی کند.

پس حتما باید توجه داشته باشید که نامه های صادره ای را که به خارج سازمان می فرستید باید با مهر و امضای مجاز بفرستید تا مورد قبول طرف مقابل قرار گیرد.

نکته دیگری که در نامه قید نمی شود ولی شما در نرم افزار اتوماسیون اداری قلم از جمله نرم افزار اتوماسیون اداری قلم  ثبت می کنید ، روش ارسال نامه است. در نامه صادره قید نمی شود که نامه به چه صورتی ارسال می شود ولی در نرم افزار اتوماسیون اداری قلم باید قید کنید که نحوه ارسال نامه صادره به چه صورتی بوده است.

یکی دیگر از مواردی که در نامه های اداری مشخص می شود مدارک پیوست نامه ها است. مدارک پیوست در نامه ها بسیار مهم است. اگر نامه صادره شما دارای مدارک پیوستی از قبیل سی دی ، مجله ، کتاب و یا هر چیز دیگری است باید در نامه قید گردد تا گیرنده نامه متوجه باشد که همزمان با نامه باید به مدارک پیوست هم مراجعه نماید.

نرم افزار اتوماسیون اداری قلم  دارای قسمت دبیرخانه می باشد که در آن فرمی جهت ثبت نامه های صادره وجود دارد. در این فرم تمامی مواردی که باید در ثبت نامه صادره رعایت نمایید وجود دارد.

نرم افزار اتوماسیون اداری ارگس با نام تجاری قلم دارای امکانات فراوانی است. این امکانات برای نیازهای شرکت های خصوصی کوچک تا بزرگ مناسب هستند و کلیه شرکت ها می توانند نیازهای اداری خود را در زمینه اتوماسیون اداری در نرم افزار اتوماسیون اداری قلم  بیابند.

نرم افزار اتوماسیون اداری قلم هم به صورت تحت وب و هم تحت ویندوز قابل ارائه و در دسترس می باشد. بنابراین شما می توانید براحتی از تمام جهان با این نرم افزار اتوماسیون اداری کار کنید.

نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب ، نرم افزار اتوماسیون اداری تحت ویندوز

دو نمونه ای که در بالا ذکر شد فقط جهت نمونه و اطلاع شما عزیزان بود. در نرم افزار اتوماسیون اداری قلم می توانید به تعداد دلخواه تمپلیت نامه اداری درست کنید و در هنگام تایپ نامه از آنها استفاده نمایید.