کدینگ حسابداری ستون فقرات نرم افزار حسابداری از جمله نرم افزار حسابداری باتیز و نرم افزار حسابداری سما ونرم افزار حسابداری بیت، محسوب می شود. شاید گره خوردن زندگی ما با کدینگ، از مزایا و یا از نظر بعضی، از معایب همه گیر شدن سیستمهای کامپیوتری و نرم افزاری است.
کدینگ نرم افزار حسابداری
در نرم افزارهای حسابداری جهت ثبت اسناد و گردش مالی حسابها، نیاز به تعریف حسابها بصورت سلسله مراتبی است. کدینگ حسابداری به صورت سلسله مراتبی (ساختار درختی) تعریف می شود. تعریف به صورت ساختار درختی گزارشات متنوعی را در اختیار حسابدار قرار می دهد.
عموما کدینگ نرم افزار حسابداری به نحوی ایجاد می شود که در ابتدا حسابهای دائم که قابلیت نقد شوندگی بالاتری دارند قرار گیرند و کد کوچکتر به آنها تخصیص داده شود. پس از حسابهای دائم، حسابهای سود و زیانی و در نهایت حسابهای انتظامی کد دهی می شوند.
در زمینه تعریف کدینگ حسابداری بحث مفصلی به صورت فیلم آموزشی در وب سایت آموزش آنلاین حسابداری ارگس قرار گرفته است که می توانید به آنجا مراجعه نمایید. همچنین فیلم های آموزش حسابداری در قسمت دانلودهای سایت قرار دارد که می توانید آنها را به راحتی دانلود نمایید.
در سیستم حسابداری، حداقل سه سطح حساب وجود دارد. سطح گروه و سطح حساب کل و سطح حساب معین. این سه سطح به صورت ساختار درختی تعریف می شوند و سطوح دیگری هم به آن اضافه می شود که همان حسابهای تفصیلی که پایینتر از معین قرار می گیرد نام دارند. معمولا نرم افزار حسابداری شش سطحی همه نیازها را برآورده می کند ولی برخی نرم افزار های حسابداری تا بیست سطح کدینگ حسابداری خود را گسترش داده اند.
گروه حساب
به گروه حساب عموما یک کد یک یا دو رقمی اختصاص داده می شود. البته در نرم افزار حسابداری باتیز و نرم افزار حسابداری سما ، شما قادر خواهید بود که طول کدینگ حسابها را خودتان تعیین نمایید. برای اینکار فقط کافیست وارد تنظیمات شرکت شوید و در آنجا طول کدینگ حسابداری را تعیین نمایید.
گروه های حساب معمولا همه جا یکسان هستند و تفاوتهای جزئی در تعریف دارند. گروه حسابها از دارایی ها شروع می شود به حسابهای انتظامی ختم می شود. اگر ترتیب نقد شوندگی را در نظر بگیریم کدینگ با چنین تزتیبی خواهیم داشت:
دارایی های جاری و دارایی های غیر جاری
بدهی های جاری و غیر جاری
حقوق صاحبان سهام (حسابهای مربوط به سرمایه و سود و زیان و ...)
درآمد ها اعم از عملیاتی و غیر عملیاتی
هزینه ها اعم از عملیاتی و غیر عملیاتی
بهای تمام شده (کالای فروش رفته)
حسابهای انتظامی.
توصیه می شود که اگر با این گروههای حساب آشنایی ندارید حتما فیلم های آموزشی حسابداری را از قسمت دانلود ها ، دانلود کرده و آنها را مشاهده نمایید.
تفضیلی شناور به این معنی است که این تفضیلی ها می توانند همزمان به چندین حساب معین متصل شوند. اتصال به چندین حساب معین خیلی مزایا دارد.
یکی از مزایای آن ، یونیک شدن تفضیلی ها است. برای مثال تفضیلی اشخاص هم می تواند به حسابهای دریافتنی و هم حسابهای پرداختنی متصل شود. بنابراین اگر یک شخص هم مشتری است و هم تامین کننده ، لازم نیست دوبار تعریف شده و کد تفضیلی جداگانه دریافت نماید.