نرم افزار اتوماسیون اداری امروزه تقریبا در همه جا استفاده می شود. در این راستا شرکت داده پردازان ارگس هم بر اساس پاسخگویی به نیاز بازار به این محصول مهم ، نرم افزار اتوماسیون اداری قلم را به بازار ارائه کرده است.

همانطور که در سایر مقالات این سایت ذکر کرده ام در نرم افزار اتوماسیون اداری ، قسمت دبیرخانه وجود دارد که برای ثبت نامه های وارده و صادره است. هر نامه ای که به سازمان وارد شود ، نامه وارده محسوب می شود و در دبیرخانه در دفتری به نام دفتر اندیکاتور ثبت می شود و یک شماره اندیکاتور می گیرد.

این شماره اندیکاتور در گوشه ای از نامه نوشته می شود تا بعدا قابل پیگیری باشد. در برخی از دبیرخانه ها هم یک مهر درست می کنند که بر روی نامه می زنند و در آن مهر جایی تعبیه شده است با عنوان شماره اندیکاتور. شماره اندیکاتور نامه را در این قسمت بر روی نامه در درون مهر به صورت دستی و با خودکار وارد می کنند.

شماره اندیکاتور در نامه وارده و صادره مانند شماره سریال و یا پشت نمره برای چک است. برای چکها هم دفتر چک وجود دارد که و قتی چکی وارد شرکت می شود یک شماره با عنوان پشت نمره برای آن ثبت می شود.

همچنین شماره سریال فاکتور فروش هم در نرم افزار حسابداری به همین صورت است. مانند شماره اندیکاتور در نامه وارده و یا نامه صادره در اتوماسیون اداری.

گفتیم که شماره اندیکاتور به صورت سریالی است و در ابتدای هر سال از یک شروع شده و یکی یکی بالا می رود. و گفتیم که هم نامه وارده دارای شماره اندیکاتور است و هم نامه صادره دارای شماره اندیکاتور است.

برخی از شرکت ها برای نامه وارده شماره اندیکاتور مجزا و برای نامه صادره هم شماره اندیکاتور مجزا دارند. بنابراین شماره اندیکاتور نامه وارده از یک شروع شده و یکی یکی افزایش می یابد و همچنین شماره اندیکاتور نامه صادره هم از یک شروع شده و یکی یکی بالا می رود.

برخی از شرکت ها برای نامه وارده و صادره فقط یک شماره اندیکاتور دارند. یعنی اگر اولین نامه ، نامه وارده باشد شماره اندیکاتور آن یک می شود و نامه بعدی شماره اندیکاتور دو می خورد بدون اینکه بر اساس وارده و صادره تفکیک شوند.

یکی از کاربردهای شماره اندیکاتور در نرم افزار اتوماسیون اداری ، ردگیری نامه ها است. زمانی که به دنبال نامه ای می گردیم شماره اندیکاتور می تواند در پیدا کردن نامه به ما کمک کند. مثل شماره پشت نمره در چک دریافتی در نرم افزار حسابداری که باعث رهگیری چک می شود.

از شماره اندیکاتور در زمانی که می خواهند شماره نامه وارده یا صادره را ایجاد کنند نیز استفاده می کنند. معمولا شماره نامه وارده و یا صادره ترکیبی از چند متغیر است. برای مثال سال و ماه و حرف ثابت و در نهایت شماره اندیکاتور.

کثال هایی برای شماره نامه می تواند به این صورت باشد :

1395/05/0001 که در آن 1395 همان سال و 05 یعنی ماه پنجم که مرداد ماه می شود و 0001 هم همان شماره اندیکاتور است که از یک شروع شده و یکی یکی بالا می رود.