نرم افزار اتوماسیون اداری ارگس

باسمه تعالي

امکانات سیستم اتوماسیون اداری ارگس

• اطلاعات پایه
• تعریف و تنظیمات دبیرخانه
• عملیات ثبت نامه ها
• عملیات کارتابل و ارجاعات
• عملیات پیامها و کارتابل پیامها
• تعریف جانشین و تفویض کارها
• سیستم فرمساز
• مدیریت جلسات و قرارها و تقویم
• هشدارها و اطلاع رسانی
• کاربران و سطوح دسترسی
• گزارشات
• کارتابل آفلاین
• سیستم آرشیو اسناد راکد
• پرونده ها و پروژه ها
•  

اطلاعات پایه

1. امکان تعریف موضوعات نامه و کلید واژگان به صورت ساختار درختی
2. امکان تعریف انواع طبقه بندی امنیتی نامه (عادی و محرمانه و ...)
3. امکان تعریف انواع ارجحیت نامه (عادی، فوری، آنی و ..)
4. امکان تعریف روش ارسال نامه (دستی، پیک، ارباب رجوع، پست و ...)
5. امکان تعریف انواع روابط بین نامه ها (مانند عطف، پیرو، جوابیه و...)
6. امکان تعریف  دلائل ارجاع، شرحها و پارافهای پرتکرار
7. امکان تعریف پست های سازمانی داخل سازمان و خارج سازمان به صورت درختی
8. امکان تعریف اشخاص (حقیقی و حقوقی ) طرف مکاتبه (شامل نام سازمان، سمت سازمانی، نام شخص، آدرسهای پستی، شماره های تلفن و فکس،  Emailو سایر جزئیات).
9. امکان تعیین پست سازمانی هر شخص
10. تعریف گروههای مکاتباتی داخلی و خارجی، شخصی و عمومی.
11. امکان تعریف انواع مدارک پیوست نامه (از قبیل کتاب، مجله ، سی دی و ...)
12. امکان تعریف کلاسه های بایگانی (محل های بایگانی) به صورت ساختار درختی برای تعیین محل فیزیکی بایگانی نامه
13. امکان تعریف انواع الگو برای تایپ و چاپ نامه

تعریف و تنظیمات دبیرخانه

1. امكان تعريف چندين دبيرخانه به طور مجزا
2. امکان مشخص کردن فرمت شماره نامه برای هر دبیرخانه بر اساس سال و ماه و کد دبیرخانه و حروف ثابت و اندیکاتور
3. امکان تعیین شماره اولین نامه وارده / صادره ثبتی در تنظیمات دبیرخانه
4. امکان تعیین مستقل یا وابسته بودن شماره اندیکاتور نامه های وارده و صادره به هم
5. امکان تعیین فرستنده و گیرنده پیش فرض برای نامه های صادره و وارده

عملیات ثبت نامه ها

1. امکان ثبت نامه وارده
2. امکان تعیین محرمانگی (عادی، محرمانه و ...)  برای نامه وارده
3. امکان تعیین اولویت (عادی، فوری و ...) برای نامه وارده
4. امکان تعیین موضوع نامه به صورت ساختار درختی برای نامه وارده
5. امکان تایپ چکیده نامه وارده
6. امکان تعیین محل بایگانی نامه وارده
7. امکان ثبت اطلاعات مربوط به نامه های عطف و پیرو و مرتبط ، برای نامه وارده
8. امکان تعیین مدارک پیوست و تایپ شرح آنها (مانند کتاب و سی دی و ...) برای نامه وارده
9. امکان اسکن نمودن تصویر نامه وارده
10. امکان الصاق نمودن کلیه فایلهای الکترونیکی از قبیل فایلهای Word و Excel و تصویری و صوتی و انواع فقشه ها و مدارک دیگر به نامه وارده و گردش آنها همراه نامه وارده
11. امکان ثبت اطلاعات مربوط به سایر گیرندگان و رونوشت های نامه وارده
12. امکان اصلاح Edit نامه تا قبل از ارسال به کارتابل گیرنده اصلی نامه
13. امکان تایید ثبت نامه وارده برای ارسال به کارتابل گیرنده اصلی نامه
14. امکان ثبت نامه وارده بدون شماره (شماره خالی/ سیار/ ندارد و ...)
15. امکان ثبت نامه داخلی
16. امکان تعیین محرمانگی (عادی، محرمانه و ...)  برای نامه داخلی
17. امکان تعیین اولویت (عادی، فوری و ...) برای نامه داخلی
18. امکان تعیین موضوع نامه به صورت ساختار درختی برای نامه داخلی
19. امکان تایپ چکیده نامه داخلی
20. امکان تعیین محل بایگانی نامه داخلی
21. امکان ثبت اطلاعات مربوط به نامه های عطف و پیرو و مرتبط ، برای نامه داخلی
22. امکان تعیین مدارک پیوست و تایپ شرح آنها (مانند کتاب و سی دی و ...) برای نامه داخلی
23. امکان الصاق نمودن کلیه فایلهای الکترونیکی از قبیل فایلهای Word و Excel و تصویری و صوتی و انواع فقشه ها و مدارک دیگر به نامه وارده و گردش آنها همراه نامه وارده
24. نامه داخلی پس از ثبت به صورت اتوماتیک به کارتابل گیرنده اصلی منتقل می شود.
25. امکان ثبت پیش نویس نامه صادره
26. امکان تعیین کلیه موارد مربوط به نامه از قبیل محرمانگی، اولویت ، موضوعات ، عطف و پیرو برای نامه پیش نویس
27. امکان ارجاع و اصلاح پیش نویس صادره تا زمان نهایی شدن آن
28. امکان امضاء و برداشتن امضاء پیش نویس نامه
29. امکان تایید و تبدیل به پیش نویس به نامه صادره و ارسال به دبیرخانه
30. ثبت شماره اندیکاتور در مرحله تبدیل پیش نویس به نامه صادره
31. امکان تعیین الگوی نامه و چاپ نامه صادره
32. امکان ثبت ارسال نامه صادره و ثبت نحوه ارسال آن

عملیات کارتابل و ارجاعات

1. امکان تعریف یک یا چندین کارتابل برای یک شخص در سازمان (برای افرادی که چندین پست دارند)
2. امکان رویت نامه های ارجاع شده برای هر شخص در کارتابل مخصوص به خود
3. امکان رویت مدارک پیوست و تصویر الکترونیکی نامه در کارتابل
4. امکان افزودن مدارک پیوست جدید به نامه در کارتابل و در حین گردش نامه در سازمان همراه با ثبت اطلاعات شخص ثبت کننده آن مدرک پیوست جدید
5. امکان ثبت اقدامات انجام شده روی نامه توسط شخص در کارتابل
6. امکان مشاهده ارجاعات نامه از زمان ثبت تا آخر و شرح ارجاعات و اقدامات انجام شده توسط اشخاص مختلف
7. امکان ارجاع نامه به دیگران به صورت تکی و یا گروهی به صورت اصل نامه و یا رونوشت نامه
8. امکان ارجاع به چندین نفر با یک شرح ارجاع و یا به صورت شرح ها و دستورالعمل های مختلف برای هر شخص خاص به صورت اصل و یا رونوشت
9. امکان ثبت سئوالات و جوابهای مختلف پیگیری بر روی ارجاع خاص جهت پرهیز از دستورالعمل های شفاهی
10. امکان بایگانی کردن شخصی و خارج کردن از بایگانی شخصی و گردش مجدد نامه در سازمان
11. امکان بایگانی کردن دائم
12. امکان ثبت پیش نویس روی نامه ارجاع شده
13. امکان ساختن پوشه های مجازی مختلف در کارتابل و انتقال نامه ها به آن پوشه ها جهت دسته بندی کارها
14. پي نوشت تصويري براي نامه ها و استفاده از قلم نوری
15. امکان افزودن به لیست پیگیری در ارجاع نامه

عملیات کارتابل پیامها

1. هر شخص که به عنوان کاربر در سیستم تعریف می شود دارای کارتابل پیام شبیه به یک Email می شود.
2. امکان رویت پیامهای وارده برای هر شخص در کارتابل پیام مخصوص به خود
3. امکان رویت مدارک و تصاویر پیوست
4. امکان افزودن مدارک پیوست جدید به پیام در کارتابل و در حین گردش پیام در سازمان همراه با ثبت اطلاعات شخص ثبت کننده آن مدرک پیوست جدید
5. امکان ارجاع (Forward)  پیام به افراد دیگر همراه با اضافه کردن یا حذف قسمتی از متن پیام
6. امکان حذف پیام از لیست پیامها
7. امکان پاسخ به پیام (Reply) همراه با کم و زیاد کردن مدارک پیوست و متن پیام
8.  امکان ثبت و ارسال پیام جدید با مدارک پیوست دلخواه برای یک یا چندین نفر به صورت همزمان
9. امکان رویت پیامهای صادره
10. امکان رویت پیامهای حذف شده

تعریف جانشین و تفویض کارها

1. امکان تعریف جانشین
2. امکان تفویض بخشی از کارها و نامه ها به جانشین
3. امکان تعیین محدوده زمانی برای جانشین

گزارشات و جستجوی نامه

1. جستجوي نامه بر اساس تمام فيلدها
2. جستجوي ارجاعات نامه
3. جستجوي پيام ها