حساب كنترل خرید جزء حسابهاي واسط است كه براي عمليات كنترلي، باز مي شوند و مانده اين حساب نشان دهنده فاكتورهاي خریدی است كه جنس به انبار تحویل شده است و رسيد انبار آنها صادر شده ، ولی رسید انبار آنها هنوز به حسابداری انبار نرسيده است

زمانی که کالایی خریداری می شود آن کالا به انبار تحویل داده می شود و انباردار برای آن رسید انبار صادر می کند. و سپس رسید انبار را به حسابداری انبار می فرستد تا بر اساس فاکتور خرید دریافتی از فروشنده این رسید انبار ریالی گردد. اگر قبل از اینکه رسید انبار صادر شده به حسابداری انبار برسد، فاکتور فروشنده به حسابداری انبار برسد (به علت دوری انبار از دفتر مرکزی) ، آنگاه حسابداران در زمان دریافت فاکتور فروشنده سند حسابداری زیر را در نرم افزار حسابداری ثبت می کنند :

و زمانی که رسید انبار به حسابداری انبار می رسد (در صورتی که روش ثبت موجودی ها دائمی باشد)

مثال:
شرکتی دارای دفتر مرکزی در تهران و انبار در شهریار است. جنسی را به مبلغ یک میلیون ریال خریداری می کند. اجناس تحویل انبار داده می شوند و فاکتور آن را جهت تسویه به دفتر تهران می آورند، ولی هنوز رسید محصول از انبار به دست حسابداری نرسیده است. در این شرایط می توان حساب کنترل خرید را بدهکار کرد تا زمانی که رسید انبار به دست حسابداری برسد.

بنابراین در زمان دریافت فاکتور سند حسابداری که در نرم افزار حسابداری ثبت می شود به صورت زیر است:

و زمانی که رسید انبار به حسابداری انبار می رسد (در صورتی که روش ثبت موجودی ها دائمی باشد) سند حسابداری زیر در نرم افزار حسابداری ثبت می شود.

در نهایت مانده این حساب نشان دهنده فاکتورهای خریدی است که فاکتور آنها به حسابداری رسیده و ثبت شده اند ولی رسید انبار آنها هنوز به دست حسابداری نرسیده است.

توجه : در بعضی مواقع کالایی که خریداری می شود احتیاج به کنترل کیفی دارد. یعنی قبل از اینکه انباردار کالا را تحویل قطعی بگیرد و برای آن رسید انبار صادر نماید باید کیفیت کالای رسیده مورد ارزیابی قرار گیرد. در اینگونه موارد ثبت رسید انبار زمانبر خواهد بود و حساب کنترل خرید می تواند مفید واقع شود. در نرم افزار حسابداری باتیز اعلامیه موقت کالا وجود دارد که کالاهایی که نیاز به کنترل کیفیت دارند در این فرم ثبت می شوند. 

حساب معلق خرید:
حساب معلق خريد در مواردي استفاده مي گردد كه فاكتور خريد بدست ما نرسيده است ولي جنس به انبار رسيده و براي ثبت آن در نرم افزار حسابداری از قيمت برآوردي استفاده مي كنيم .

حساب معلق خرید که از زیر شاخه های حساب های پرداختنی می باشد، برای ثبت مقادیر بستانکار غیر قطعی و یا نامشخص، استفاده می شود.
در رابطه با انبار، ممکن است ما جنسی را وارد انبار کرده باشیم، ولی فاکتور آن به دست ما نرسیده است. لذا می توانیم این کالا را با بهای برآوردی، وارد سیستم نماییم.

مثال:
شرکتی جنسی را به مبلغ یک میلیون ریال خریداری می کند. اجناس تحویل انبار داده می شوند و رسید انبار آن صادر شده و به دست حسابداری می رسد ولی هنوز فاکتور آن به دست حسابداری نرسیده است. در این شرایط می توان حساب معلق خرید را به اندازه مبلغ برآوردی (تقریبی) بستانکار کرد تا زمانی که فاکتور به دست حسابداری برسد.

در هنگام دریافت کالا:

و زمانی که فاکتور به حسابداری می رسد (فرض کنیم که فاکتور نهایی یک میلیون و یکصد هزار ریال باشد)

مانده حساب معلق خرید، میزان خریدهای بدون فاکتور و یا بدون نرخ ما را نشان می دهد.

منبع : گروه نرم افزار حسابداری و اتوماسیون اداری ارگس
این خبر توسط گروه نرم افزار حسابداری و اتوماسیون اداری ارگس برای سایت آماده شده است