بدون شک برای داشتن کیفیت بالا در تولید نرم افزار حسابداری در یک سازمان باید تاریخچه ای از روش کنترل کیفیت از آن سازمان در اختیار داشته باشیم. همچنین باید بدانیم که شرکت تا چه حد به کیفیت نرم افزار حسابداری و یا نرم افزار اتوماسیون اداری تولید شده خود اهمیت می دهد. به بیان دیگر، اگر مدیری بخواهد به سمت افزایش کیفیت پیش برود بایدد اطلاعات خود را در مورد واژه کیفیت بالا ببرد. رابطه معنا داری بین مدیریت زمان و بودجـه وجود دارد. بنابراین برای رفتن بهه سمت کنترل کیفیت باید با رابطه بین بودجه، کیفیت و زمان آشنا باشیم.
شکی نیست که بالا بردن کیفیت محصولات و خدمات ارائه شده، باعث افزایش بهای تمام شده آنها می شود ولی اگر بودجه و زمان بدرستی مدیریت شوند آنگاه می توان کیفیت محصولات را بالا برد و این باعث افزایش فروش و درآمد خواهدد شد.
بالا بردن کیفیت محصولات بدون این که اثرات منفی در بخش بودجه و زمان را تحمل کنیم یک هنر است که مدیر باید آنرا به نحو موثری انجام دهد. بعد از مدیریت ارشد، نوبت به مدیران میانی و برنامه ریزها می رسد. کیفیت نیز مانند سایر شاخص ها نمی تواند در یک سیستم خودنمایی کند مگر این که از ابتدا در آن سیستم برنامه ریزی شده باشد. برای تولید یک نرم افزار مثل نرم افزار حسابداری و یا نرم افزار اتوماسیون اداری با کیفیت بالا باید یک برنامه ریزی دقیق و مدون داشت.
همانطور که در یک مقاله دیگر در همین سایت در مورد پروسه تولید نرم افزار صحبت کردیم گفتیم که تولید نرم افزار حسابداری و یا تولید نرم افزار اتوماسیون اداری دارای چهار فاز است. بنابراین کنترل کیفی این محصولات باید در هر چهار فازز رعایت گردد.
یک برنامه ریز باید چه مواردی را انجام دهد که کیفیت را به صورت اصولی افزایش دهد؟ اولین قدم در راه پیشرفت، شناخت شرایط موجود است. هر مهندس که کارش کنترل کیفی است باید کیفیت برنامه ریزی های خود را اندازه گیری کند. در عین حال باید بررسی کند که چگونه با ظرفیت های موجود می تواند به حداکثر کیفیت برسد. با اندازه گیری و بررسی مراحل پیشرفت سیستم، به کمک کنترل کیفیت در مییابیم آیا مراحل کاری و استانداردهای سازمان اجرا می شوند یا نه؟
نکته دیگر این که آیا این استانداردهای در نظر گرفته شده و مراحل مختلف ما را به نقطه مطلوب می رساند و اهدافما را برآورده می کند یا نه؟ وقتی این استانداردها در نظر گرفته نمی شوند علت چیست؟ مثلا زمانی را در نظر بگیرید که ما برای شناخت نیازمندیها یک سری استاندارد تعریف کرده ایم. اینکه چه مستنداتی تولید شوند و با چه کیفیتی و اینکه چه کسانی بر روی مستندات تولید شده نظر دهند که آیا کیفیت مورد نظر را دارند یا نه؟
در مورد نرم افزار های سفارشی یک طرف قضیه مشتری است که نرم افزار را سفارش داده است. مثلا اگر مشتری شما بانک صادرات باشد و سفارش تولید یک نرم افزار اتوماسیون اداری را داده باشد آنگاه مشتری در زمینه تایید کیفیت مستنداتت تولید شده در مرحله شناخت چه نقشی را باید ایفا نماید. واحد کنترل کیفی که این موارد را برنامه ریزی می کند باید اینن مسائل را در نظر داشته باشد.
وقتی این استانداردها در نظر گرفته نمی شوند، واحد کنترل کیفیت، علل ایجاد مشکلات را بررسی می کند و به مدیریت کمک می کند تا یک راه حل جدید ارائه دهد و کیفیت را به سیستم برگرداند. با تست کردن محصولات می توان میزان پیشرفت سیستم را بررسی کرد. کنترل کیفیت، میزان کیفیت به دست آمده را بررسی میکند و به این ترتیب مدیریت می تواند تعیین کند که آیا مراحل کاری برای نیازهای پروژه مناسب بوده اند یا نه؟ وقتی میزان نواقص بالاتر از میزان پیش بینی شده باشد، کنترل کیفیت می تواند کمک کند تا دلایل روشن شود و اقدامات در جهت رفع مشکل انجام شود.