صحبت در مورد کنترل کیفیت نرم افزار حسابداری بود و گفتیم که یکی از وظایف واحد کنترل کیفی برنامه ریزی و اجرای اموری است که اطمینان حاصل کنیم که نرم افزار حسابداری تولید شده دارای کیفیت قابل قبولی است و می تواند هم نیازهای مشتری را تامین نماید و رضایت آنها را جلب نماید. فقط در این صورت است که می توانیم به اهداف شرکت از قبیل سودآوری و یا کسب سهم بیشتر از بازار و ... فکر کنیم.

یکی از برنامه هایی که باید به جدیت دنبال شود عبارت است از تست نرم افزار حسابداری تولید شده نهایی. برای تست نرم افزار حسابداری نیاز است که آنرا به صورت واقعی تست کنیم و برای اینکار باید محیطی مشابه محیط مشتری نهایی درست کنیم تا تست ما یک تست واقعی باشد.

اکثرا برنامه نویسها زمانی که برنامه ای را می نویسند و کد نویسی می کنند یک تست اولیه از نرم افزار به عمل می آورند. مثلا اگر نرم افزار تولید شده دارای فرمی جهت تعریف مشتری است آنگاه ، یک مشتری تعریف می کنند. ولی به چه صورت ؟ مثلا به جای نام مشتری تایپ می کنند علی و به جای شماره شناسنامه و کد ملی و ... عددهای تصادفی و نا مفهومی را تایپ می کنند. اکثرا هم از 123 استفاده می کنند. ولی این یک تست واقعی از یک نرم افزار به حساب نمی آید.

مثلا در نرم افزار حسابداری تعریف کدینگ حسابداری را داریم و کدینک حسابداری در نرم افزار حسابداری دارای قواعد خاصی است. برای مثال برای کد گروه می توان یک رقم یا دو رقم به صورت عددی وارد کرد. حالا برای تست تعریف کدینگ حسابداری اگر جدید بزنیم و عدد 1 را در قسمت تعریف کد وارد کنیم ، این یک تست می شود ولی فقط یک تست. 

مثلا اگر 123 وارد کنیم سیستم چه واکنشی نشان می دهد؟ آیا سیستم پیغام می دهد که تعداد ارقام وارد شده صحیح نمی باشد. یا اصلا یک مرحله بالاتر ، آیا سیستم اجازه می دهد که شما عدد 123 را برای تعریف گروه حسابها وارد نمایید.

بعضی وقتها باید محدودیت هایی برای ورود اطلاعات قائل شد. مثلا برای تعریف کد گروه حسابها نباید اجازه داد کاربر سه رقم وارد نماید و یا نباید به کاربر اجازه داد حروف الفبا را به جای اعداد وارد نماید.

برای تست و کنترل کیفیت یک فرم ساده در نرم افزار حسابداری و یا نرم افزار اتوماسیون اداری باید نکات دقیقی را مد نظر داشت چه برسد به یک نرم افزار حسابداری یکپارچه و پیچیده مثل نرم افزار حسابداری باتیز و یا نرم افزار اتوماسیون اداری قلم.

حالا همین مثال را دنبال می کنیم. برای تست فرم تعریف کدینگ حسابداری در نرم افزار حسابداری باتیز و یا تست فرم تعریف اشخاص در نرم افزار اتوماسیون اداری قلم باید حداقل مراحل زیر را اجرا نمود.

برای هر فیلد که در فرم وجود دارد باید تست کنیم که سیستم اجازه ورود اطلاعات اشتباه را ندهد. مثلا برای کد اجازه ورود اعداد بیشتر از تعداد ارقام را ندهد. اگر کد را دو رقمی در نظر گرفته ایم سیستم نباید اجازه دهد که کاربر یک رقم و یا سه رقم وارد نماید و حتما کاربر باید دو رقم وارد نماید. سیستم نباید جازه دهد که کاربر حروف وارد نماید و همچنین برای تاریخ نباید اجازه داد که تاریخی وارد شود که در محدوده سال مالی نباشد و یا تاریخ آینده را نباید وارد نماید.

بحث تاریخ در نرم افزار حسابداری و نرم افزار اتوماسیون اداری بسیار مهم است. اسناد حسابداری باید همه در محدوده تاریخی سال مالی ثبت شوند. هیچ کس نباید بتواند در خارج از محدوده سال مالی و یا دوره مالی سند حسابداری ثبت نماید. در نرم افزار اتوماسیون اداری هم وضع به همین منوال است. نباید اجازه داد نامه ای که امروز آمده است به تاریخ آینده ثبت گردد. اتفاقا برعکس . نامه ای که امرز به دست ما رسیده است مربوط به قبل است و باید مثلا به تاریخ سه روز پیش که نامه در دبیرخانه صادره فرستنده ثبت شده است ثبت شود.

ملاحظه می کنید که تست یک فرم ساده چقدر پیچیده است و بهای تمام شده نرم افزار حسابداری و نرم افزار اتوماسیون اداری تولید شده را بالا می برد.