وقتی که از نرم افزار حسابداری استفاده می کنیم انتظار داریم که گزارشات متعددی در اختیار ما قرار گیرد که بتوانیم از آنها استفاده کنیم و گزارشات و خروجی های مورد نظر را فراهم کنیم. این گزارشات هم برای استفاده کنندگان خارجی باید مفید باشد و هم برای استفاده کنندگان داخلی مانند مدیریت و ...

یکی از گزارشات مفید در نرم افزار حسابداری ، گزارش تفضیلی ها است. تفضیلی ها سطح چهارم کدینگ حسابداری محسوب می شوند. یعنی آیتمی درست بعد از حساب معین.

شاید در قدیم به تفضیلی ها ریز معین و یا معین 2 می گفتند. گرچه این یک حدس است ولی می توان از حسابداران قدیم که با نرم افزارهای حسابداری اولیه در حدود 20 سال پیش کار می کردند این مطلب را سوال کرد.

به هر حال تفضیلی ها امروزه قسمت مهمی از سرفصل های حسابداری را تشکیل داده اند. بعضی نرم افزارهای حسابداری تا 10 سطح تفضیلی دارند و برخی از آنها مدعی هستند که دارای سطوح تفضیلی نامحدود هستند. گرچه نامحدود بودن منطقی و نه ریاضی.

برای آشنایی بیشتر با سطوح کدینگ حسابداری می توانید به مقالاتی که در همین سایت درباره سطوح کدینگ حسابداری آمده است مراجعه نمایید.

خوب برگردیم به بحث اصلی خودمون که درباره گزارش تفضیلی در نرم افزار حسابداری بود. ابتدا ببینیم که تفضیلی چیه و چه کاربردی در حسابداری داره. به زبان ساده تفضیلی ها همان اشخاص و شرکت ها و پرسنل و انبار و صندوق و حساب جاری و ... هستند. اگر شما بخواهید یک سند حسابداری ثبت کنید که در آن حسابهای دریافتنی (بدهکاران) را بدهکار کنید باید مشخص کنید که چه شخصی را می خواهید بدهکار کنید. این شخص به عنوان یک تفضیلی در سیستم تعریف می شود.

مثلا در زمان ثبت سند حسابداری فاکتور فروش ، طرف بستانکار سند عبارتست از حساب معین فروش کالا و طرف بدهکار سند حسابداری حساب معین حسابهای دریافتنی است. حالا در طرف بدهکار کد مشتری می تواند به عنوان تفضیلی بیاید که مشخص کننده این باشد که چه کسی بدهکار شده است و بابت چه فاکتوری بدهکار شده است.

خوب حالا که مفهوم تفضیلی ها را فهمیدیم و گفتیم که آنها در سند حسابداری در کجا قرار می گیرند و چه نقشی را ایفا می کنند بریم سراغ گزارش تفضیلی ها در نرم افزار حسابداری.

گزارش تفضیلی در نرم افزار حسابداری به دو صورت قابل رویت و گزارشگری است. اول به صورت تراز و دیگری به صورت دفتر.

گزارش به صورت تراز منظور همان مبلغ کل بدهکار و بستانکار و مانده حساب در یک مقطع زمانی است. مثلا در تاریخ فلان کل گردش بدهکار و بستانکار یک مشتری و مانده حساب وی چه مقدار است. اگر گزارش به این صورت دریافت شود لیست چند حساب تفضیلی با ستونهای بدهکار و بستانکار و مانده در جلوی هر کدام نمایان می شود و گزارش به صورت خلاصه تهیه می شود.

برای دریافت گزارش تفضیلی در نرم افزار حسابداری باتیز به چند طریق می توانید اقدام نمایید. 

روش اول استفاده از گزارش پرکاربرد و بسیار مفید مرور حسابها است. ابتدا گزارش مرور حسابها را باز کنید و صبر کنید تا اطلاعات نمایش داده شود.

سپس از قسمت بالای فرم گزینه م چهارم را کلیک نمایید. این باعث می شود که در گرید بالای فرم گزارش مرور حسابها یک گزارش به صورت تراز ، ولی در سطح چهارم که همان تفضیلی ها هستند نمایش داده شود.

برای اینکه گزارش را فیلتر کنید و اطلاعات مورد نظر خود را مشاهده نمایید می توانید از قسمت بالای فرم گزارش مرور حسابها استفاده نمایید. به این صورت که دکمه ... جلوی گروه تفضیلی را کلیک نمایید تا لیست گروههای تفضیلی باز شود.

سپس هر گروه تفضیلی را که می خواهید اتخبا نمایید تا گزارش آن گروه تفضیلی را مشاهده نمایید.