ابتدا ببینیم که دارایی ثابت چیست؟ و به چه چیزهایی دارایی ثابت می گویند و سپس به سراغ امکانات نرم افزار دارایی ثابت شرکت داده پردازان ارگس می رویم تا ببینیم که نرم افزار دارایی ثابت که یکی از زیر سیستمم های نرم افزار حسابداری باتیز است دارای چه امکاناتی است و چگونه باید از آن استفاده نمود.
دارایی های با عمر زیاد (معمولا بیش از یکسال) که برای عملیات معمول شرکت مورد استفاده قرار می گیرند و مولد هستند و برای فروش مجدد خریداری نمی شوند را دارایی ثابت می گویند. دارایی ها عمدتا به دو دسته تقسیم می شوند.
1) دارایی ثابت مشهود
دارایی های ثابت مشهود را دارایی هایی گفته می شود که موجودیت عینی دارد (با چشم دیده می شوند) و عملیاتی نیز می باشند . از قبیل زمین ، ساختمان ، ماشین آلات.
2) دارایی های نامشهود
دارایی ثابت نامشهود به دارایی های غیر جاری گفته می شود که موجودیت عینی ندارند (با چشم دیده نمی شوند) و در عملیات جاری واحد تجاری بکار می روند. مواردی مانند حق اختراع – حق چاپ – سر قفلی - امتیاز تلفن
نکاتی که باید در مورد دارایی های ثابت نا مشهود گفته شود :
1- فاقد ماهیت عینی و پولی است .
2- به منظور استفاده در تولید یا عرضه کالاها یا خدمات ، اجرا به دیگران یا برای مقاصد اداری توسط واحد تجاری نگهداری می شود .
3- با قصد استفاده طی بیش از یک دوره مالی توسط واحد تجاری تحصیل شده باشد .
4- در برخی موارد اندازه گیری منابع اقتصادی آتی و تعیین عمر مفید آن دشوار است .
یکی از موارد مهم در مورد دارایی های ثابت، تعیین بهای تمام شده دارایی است. اگر دارایی ثابت مشهود باشد و یا دارایی های نامشهودی که به صورت جداگانه تحصیل شده اند اندازه گیری بهای تمام شده آنها بسیار راحت است. میزان پولی که خرج شده است تا آن دارایی به دست بیاید را بهای تمام شده آن دارایی ثابت در نظر می گیریم.
ولی بهای تمام شده یک قلم دارایی مثل حق اختراع را در نظر بگیرید. این بهای تمام شده را چقدر باید در نظر گرفت.
یکی دیگر از مواردی که در مورد دارایی ثابت نامشهود گفته شد بحث اندازه گیری منابع اقتصادی است که در آینده توسط آن تحصیل می شود.
یکی دیگر از مواردی که در مورد دارایی ها بسیار مهم است و باید حسابداران با آن آشنا باشند بحث استهلاک دارایی ثابت است. دارایی ها بر اساس استهلاک پذیر بودن به سه دسته تقسیم می شوند:
- دارایی های استهلاک پذیر
- دارایی های استهلاک ناپذیر
- دارایی های نقصان پذیر
بحث استهلاک و محاسبه استهلاک و نحوه ثبت سند حسابداری استهلاک در نرم افزار حسابداری ، برای خودش بحث مفصلی است که باید در مقاله های جداگانه در نظر گرفته شود. ولی اجمالا در اینجا می گوییم که :
(1) دارایی های استهلاک پذیر : این دارایی ها دارای عمر اقتصادی معین و محدودی می باشند و طی عمر برآوردی خودشان مستهلک می شوند .
(2) دارایی های استهلاک ناپذیر : این دارایی ها عمر نامحدودی دارند و در اثر استفاده از بین نمی روند مثل زمین
(3) دارایی های نقصان پذیر : این دارایی ها بر اثر استخراج تهی می شوند و به موجودی مواد یا کالا تبدیل می شوند . از جمله جنگلها ، معادن وذخایر طبیعی است که در تراز نامه در گروهی جدا بعنوان معادن و ذخایر طبقه بندی می شوند بنابراین ، عمر طولانی ؛ منابع آتی قابل اندازه گیری و استفاده در روال عادی عملیات سه ویژگی مهم ارایی های ثابت مشهود می باشد .
در رابطه با دارایی های نامشهود ، معمولا ارزش اقساط در نظر گرفته نمی شود مگر آنکه چنین ارزشی به گونه ای اتکاء پذیر قبل اندازه گیری بوده ویا شخص ثالثی خرید آن در پایان عمر مفید به قیمت مشخص ، تعهد کرده باشد . جهت استهلاک دارایی های نا مشهود ، با این که روش های مستقیم ، نزولی و آحاد تولید در استانداردهای حسابداری پیش بینی شده است و لیکن روش مستقیم در مقایسه با روش های دیگر بیشتر مورد استفاده قرار می گیرد .
در صورتی که در طی عمر دارایی نا مشهود ، هر لحظه مشخص گردد که دارایی منافع اقتصادی دارایی خود را به کلی از دست داده است ، لازم است ارزش دفتری آن از حساب حذف و به هزینه انتقال یابد. یعنی اینکه یک سند حسابداری در نرم افزار حسابداری ثبت می شود که در آن مانده حساب ارزش دفتری مربوط به آن دارای صفر می شود و حساب هزینه بدهکار می شود. استهلاک دارایی های نا مشهود مثل دارایی های مشهود می تواند با بدهکار نمودن هزینه استهلاک وبستنکار کردن حساب استهلاک انباشته در دفاتر ثبت شود ولیکن بیشتر حسابداران ترجیح می دهند در خوص دارایی های مذبور به جای بستنکار کردن حساب «استهلاک انباشته» مستقیماً در حساب دارایی نا مشهود مربوطه را بستنکار نمایند .
بنابراین شما می توانید دارایی های نا مشهود را با توجه به خصوصیلت فوق شناسایی کنید .
در نرم افزار حسابداری باتیز ، شما می توانید دارایی های ثابت خود را اعم از مشهود و نامشهود در زیر سیستم دارایی ثابت ثبت نمایید . برای اینکار باید از منوی مالی گزینه دارایی ثابت را انتخاب نمایید تا منوهای دارایی ثابت در نرم افزار حسابداری باتیز برای شما نمایش داده شود.
در نرم افزار حسابداری باتیز ایتدا باید اطلاعات پایه مربوط به اموال و دارایی ثابت را وارد نمایید. در مرحله اول باید انواع دارایی ثابت را تعریف نمایید. مثل زمین ، ساختمان، ماشین آلات و ...
در مرحله بعد مراکز هزینه را تعریف می کنید که خودش بحث مفصلی است و نحوه ثبت مراکز هزینه در نرم افزار حسابداری باتیز نیاز به یک مقاله جداگانه دارد. در مرحله بعد به سراغ کارت اموال می رویم. برخی از نرم افزار های حسابداری به آن دفتر اموال هم می گویند.
در کارت اموال در نرم افزار حسابداری باتیز شما باید مواردی مانند نام اموال یا دارایی ثابت و روش استهلاک و بهای تمام شده و ذخیره استهلاک و ارزش دفتری و موارد دیگری را مشخص نمایید.
نرم افزار حسابداری باتیز برای دارایی های ثابتی که شما در سیستم ثبت می کنید به صورت اتوماتیک استهلاک محاسبه می کند و سند حسابداری آنرا در نرم افزار حسابداری مالی ثبت می کند.
اصول به کار رفته در حسابداری دارایی های نا مشهود فرقی با اصول حسابداری اموال و ماشین آلات وتجهیزات ندارد . یعنی :
الف) هنگام تحصیل دارایی اصل بهای تمام شده رعایت می شود .
ب) در خلال استفاده از آن اصل تطابق هزینه با درآمد رعایت می شود .
ج) و هنگام فروش مابه التفاوت مبلغ دریافتی با ارزش دفتری به عنوان سود یا زیان شناسایی می شود .
بهای تمام شده دارایی های نامشهود در تراز نامه در قسمت دارایی های نامشهود نشان داده می شود .
هزینه ایجاد ونگهداری ویا احیای داراییهای نا مشهود غیر قابل شناسایی ( سرقفلی) باید در زمانی که وقوع می یابد به حساب هزینه دوره منظور شود .
همه دارایی های نامشهود صرفنظر از اینکه عمرشان محدود، نامعین یا نامحدود باشد باید مستهلک شوند .
طبق استاندارد حسابداری دارایی های نامشهود ، مدت استهلاک هیچ دارایی نباید از چهل سال تجاوز کند .
برای دارایی های نا مشهود به علت نداشتن عینیت ارزش اسقاط در نظر گرفته نمی شود .
بهای تمام شده دارایی های نا مشهود باید طی مدت برآورد شدن عمر مفید به طور سیستماتیک مستهلک شود .
در این کار معمولاً از روش خط مستقیم استفاده می شود مگر آنکه مدیدریت دلایل قانع کننده ای برای مناسب بودن روش منظم دیگری داشته باشد .
سند حسابداری مربوط به استهلاک دارایی های نا مشهود را به دو روش می توان در نرم افزار حسابداری ثبت کرد :
1) قیمت دفتری دارایی را بستانکار کرد .
2) یا آن را جداگانه در دفتر استهلاک انباشته مربوطه ثبت کرد .
انتخاب یکی از ایندو روش به عرف وعادت بستگی دارد واز منطق حسابداری ناشی نمی شود .