نرم افزار حسابداری را همه ما می شناسیم. یک نرم افزار که در آن اطلاعات مربوط به رویدادهای مالی یک بنگاه اقتصادی ثبت و نگهدای می شود تا در زمان لزوم از آن گزارشات مالی و حسابداری تهیه شود و به استفاده کنندگان ارائه شود.

اما در نرم افزارهای حسابداری که در بازار وجود دارند و توسط تولیدکنندگان نرم افزار ، تهیه و به بازار ارائه شده اند زیر سیستم های دیگری هم مشاهده می شود. یک نرم افزار حسابداری جامع و یکپارچه بعضا تا 10 زیر سیستم می تواند داشته باشد. جدای از زیر سیستم های مالی مانند زیر سیستم خزانه داری و زیر سیستم اموال و دارایی ثابت و یا بودجه و اعتبارات ، مشاهده می شود که زیر سیستم هایی مانند انبار و تولید نیز در نرم افزار حسابداری وجود دارند.

زیر سیستم انبار برای ثبت و نگهداری اطلاعات کالاها و موجودی آنها به کار می رود ولی چرا در نرم افزار حسابداری وجود دارد؟ اصولا چه دلیلی دارد که در نرم افزار حسابداری شاهد وجود یک زیر سیستم با عنوان انبار باشیم؟

در گذشته زیر سیستم انبار از نرم افزار حسابداری جدا بود و تحت عنوان نرم افزار انبار به فروش می رسید. آن موقع سیستم ها اصطلاحا به صورت جزیره ای کار می کردند. در حال حاضر اینگونه سیستم ها به صورت یکپارچه کار می کنند و ارتباط تنگاتنگی با زیر سیستم حسابداری مالی دارند.

وقتی کالایی وارد انبار می شود ، برای آن یک رسید انبار در نرم افزار انبار ثبت می شود ، انجام اینکار باعث می شود که در نرم افزار انبار موجودی تعدادی کالا افزایش پیدا کند. این موجودی تعدادی باید ریالی شود. ریالی کردن رسید انبار در برخی از نرم افزارهای حسابداری ثبت فاکتور خرید نام دارد.

اینجاست که بین نرم افزار حسابداری و نرم افزار انبار ارتباط ایجاد می شود. این ارتباط می تواند به صورت جزیره ای باشد مانند آنچیزی که در نرم افزارهای حسابداری قدیمی دیده می شود و می تواند به صورت یکپارچه و جامع باشد مانند نرم افزار حسابداری باتیز که این ارتباط به صورت جامع و یکپارچه است.

ارتباط یکپارچه به این صورت است که ثبت سند حسابداری مربوط به ریالی کردن رسید انبار به صورت اتوماتیک و توسط نرم افزار ثبت می شود و نیازی به ثبت سند حسابداری به صورت دستی نیست.