برای تعریف کاربر در نرم افزار حسابداری بیت ابتدا وارد نرم افزار حسابداری بیت می شویم و از منوهای سمت راست ، وارد قسمت ابزارها و امکانات می شویم و سپس گزینه تعریف کاربر را انتخاب می کنیم.

بعد از انتخاب این گزینه فرم تعریف کاربر نمایان می شود.

در این فرم با زدن کلید جدید می توانیم یک کاربر جدید ثبت نماییم. با زدن کلید جدید فرم زیر ظاهر می شود که می توان اطلاعات کاربر جدید را در آن وارد نمود.

کد کاربر : در این قسمت نام کاربری وارد می شود. بهتر است که یک نام لاتین از 3 حرف تا 10 حرف باشد.

رمز عبور : در این قسمت باید یک رمز عبور وارد می کنیم. یک عدد بین 5 تا 10 رقم.

نوع کاربر : در این قسمت مشخص می کنیم که کاربر عادی است یا مدیر سیستم است.

نام و نام خانوادگی : نام و نام خانوادگی کاربر در این قسمت وارد می شود.

سمت : سمت کاربر مثلا مدیر عامل یا حسابدار و ... در این قسمت وارد می شود.

ایمیل : ایمیل کاربر در صورت لزوم وارد می شود. معمولا این فیلد لازم نیست. توضیح این نکته در پایان همین مطلب می آید.

پسورد ایمیل : پسورد ایمیل کاربر است. 

فعال : وضعیت فعال یا غیر فعال بودن کاربر را مشخص می کند.