این بحث ادامه دارد و تکمیل می شود.
مبحث خرید نرم افزار حسابداری برای سازمانها را می توان در چهار مبحث خلاصه کرد.
1 - نرم افزار حسابداری چه کاری برای سازمانها انجام می دهند.
2- وجود نرم افزار حسابداری برای سازمان اجباری است یا اختیاری؟
3- در هنگام خرید نرم افزار حسابداری باید به چه معیارهایی توجه نمود؟
4- در هنگام کار با نرم افزار حسابداری باید چه نکاتی را مد نظر داشت؟
مبحث اول : نرم افزار حسابداری چه کاری برای سازمان ما انجام خواهد داد؟
وقتی نرم افزار حسابداری وارد سازمان ما می شود، مزایای زیادی با خودش می آورد. اولین کاری که نرم افزار حسابداری برای سازمان انجام می دهد بالا بردن سرعت انجام امور حسابداری سازمان است.
برای انجام امور مالی و حسابداری سازمان باید سه کار اساسی صورت گیرد.
اول ورود اطلاعات حسابداری در نرم افزار حسابداری
دوم پردازش اطلاعات حسابداری
سوم گزارش گیری از اطلاعات حسابداری
ورود اطلاعات در نرم افزار حسابداری
در مورد افزایش سرعت در پردازش اطلاعات و گزارش گیری اطلاعات در استفاده از نرم افزار حسابداری خیلی نیازی به توضیح نداریم. زیرا همه ما اذعان داریم که سرعت پردازش اطلاعات و سرعت گزارش گیری از اطلاعات در نرم افزار حسابداری بسیار بیشتر از پردازش و گزارش گیری از اطلاعات با دست می باشد.
اما برای بالا رفتن سرعت ورود اطلاعات در نرم افزار حسابداری کمی نیاز به بحث داریم. برای توضیح این بحث ما یک مثال می زنیم. فرض کنیم که یک شرکت دارای دفتر مرکزی و انبار باشد. وقتی کالایی وارد انبار می شود انباردار برای کالایی که دریافت کرده است ، رسید انبار صادر می کند. بعد از مدتی این رسید انبارها باید به دفتر مرکزی ارسال شوند. در دفتر مرکزی حسابدار انبار باید بر اساس رسید انبارها سند حسابداری ثبت و سپس در دفاتر حسابداری وارد نماید. همانطور که ملاحظه می کنید برای ثبت یک رسید انبار سه ثبت مختلف باید صورت گیرد. ولی اگر نرم افزار حسابداری مناسبی در شرکت وجود داشته باشد، وقتی انباردار ، رسید انبار ثبت می کند، این رسید انبار به صورت سیستمی در اختیار حسابدار انبار قرار گرفته و وی فقط باید قیمت کالاهای وارد شده را در سیستم ثبت نماید. و به محض ورود قیمت کالاها سیستم به صورت اتوماتیک سند حسابداری را ثبت و دفاتر را بروزرسانی می کند.
ملاحظه می کنید که نرم افزار حسابداری مناسب ، حتی در ورود اطلاعات نیز به کمک سازمان می آید و می تواند کار ثبت اطلاعات را سریعتر نماید. ضمن اینکه به علت اینکه اطلاعات یکبار در سیستم وارد می شوند اختلاف ثبتی بین انباردار و حسابدار انبار و حسابداری مالی بوجود نمی آید.
پردازش اطلاعات در نرم افزار حسابداری
یکی از مزایای مهم که نرم افزار حسابداری برای سازمانها به ارمغان می آورند ، افزایش سرعت در پردازش اطلاعات است. پردازش اطلاعات حسابداری کاری بسیار پیچیده و زمانبر است و البته ممکن است که با خطای انسانی همراه باشد. نرم افزار حسابداری این کار مهم را در مدت زمان بسیار کوتاه و با دقت بسیار زیادی برای سازمان ها انجام می دهد.
بنابراین استفاده از نرم افزار حسابداری مناسب برای سازمان علاوه بر صرفه جویی در وقت و هزینه، باعث می شود که اطلاعات پردازش شده توسط نرم افزار حسابداری، قابلیت اتکا و اطمینان بیشتری داشته باشند. همچنین در صورت بروز خطا در پردازش اطلاعات ، فقط کافیست که یکبار خطاهای احتمالی را برطرف نماییم.
منبع : گروه نرم افزار حسابداری و اتوماسیون اداری ارگس
این خبر توسط گروه نرم افزار حسابداری و اتوماسیون اداری ارگس برای سایت آماده شده است