وقتی که از سرفصل های حسابها و یا کدینگ حسابداری در نرم افزار حسابداری و یا برنامه حسابداری صحبت می کنیم ، ممکن است که این سوال پیش بیاید که این سرفصل ها از کجا آمده اند و دسته بندی آنها بر اساس چه معیاری بوده است. برای پیدا کردن پاسخ این پرسش باید به سراغ معادله حسابداری برویم.

در این مقاله و سایر مقالات ما وقتی که از نرم افزار حسابداری صحبت می کنیم به صورت عام نرم افزار حسابداری و یا برنامه حسابداری منظور است و هیچ تفاوتی نمی کند که شما آنرا نرم افزار حسابداری بنامید یا برنامه حسابداری. بلکه منظور یک برنامه حسابداری است که توسط یکی از زبانهای برنامه نویسی ، در کامپیوتر نوشته شده باشد.

نکته دوم اینکه صحبت های ما در این مقالات بیشتر بر بازار ایران متمرکز است و خیلی سراغ نرم افزار حسابداری یا برنامه حسابداری خارجی نمی رویم.

معادله حسابداری به زبان خیلی ساده می گوید که دارایی های یک کسب و کار مساوی مجموع بدهی ها و سرمایه آن  کسب و کار هستند. به عبارت دیگر

دارایی = بدهی + سرمایه

این معادله هیچگاه نقض نمی شود و اگر ثبت یک سند حسابداری در نرم افزار حسابداری یا برنامه حسابداری سبب شود که این معادله حسابداری به هم بخورد آن سند حسابداری قطعا اشتباه ثبت شده است.

حالا کمی بیشتر به این معادله حسابداری دقت می کنیم. در سمت راست این معادله دارایی آمده است. و دارایی چیزهایی است که یا مال شرکت است و یا کنترل آن در دست شرکت است.

دارایی ها عبارتند از : دارایی های جاری و دارایی های غیر جاری

دارایی های جاری :

دارایی های جاری عبارتند از : موجودی نقد و بانک - حسابهای دریافتنی - اسناد دریافتنی و ...

دارایی های غیر جاری عبارتند از : اموال و دارایی ثابت - سرمایه گذاری های بلند مدت و ...

با نگاهی به مسائل بالا می بینیم که دارایی ها که یکی از سرفصل های اصلی است به چند سرفصل دیگر تقسیم بندی شده است. با ادامه دادن تقسیمات بالا به این نکته پی می بریم که سرفصل های حسابداری در نرم افزار حسابداری یا برنامه حسابداری ، از تقسیم بندی عناصر معادله حسابداری بدست آمده است.

به همین ترتیب می توانیم بدهی ها را نیز تقسیم بندی کنیم و به بدهی های جاری و بدهی های غیر جاری تقسیم کنیم. بدهی های جاری هم به حسابهای پرداختنی و اسناد پرداختنی و سایر حسابهای پرداختنی تقسیم بندی می شود و بدهی های بلند مت هم به همین صورت تقسیم بندی می شوند و نتیجه این می شود که تا اینجای کار ما دارای 4 گروه سرفصل حسابداری هستیم که هر کدام در زیر مجموعه خود دارای چندین حساب کل هستند.

گروه یا سرفصل بعدی در نرم افزار حسابداری و یا برنامه حسابداری ، سرمایه یا حقوق صاحبان سهام می باشد. این سرفصل هم به زیر مجموعه هایی تقسیم می شود و حساب سود و زیان جاری و سود و زیان انباشته از زیر مجموعه های این سرفصل هستند.

در نهایت برای ثبت هزینه ها و درآمدها نیز دو سر فصل در سطح گروه تعریف می کنیم که می شوند گروه درآمدها و گروه هزینه ها .

گروه درآمد خودش به فروش و سایر درآمدها تقسیم می شود و هزینه ها نیز تقسیم بندی فراوانی دارد که در این مقاله نمی گنجد. ولی با نگاهی به سرفصل های حسابداری که در نرم افزار حسابداری باتیز و یا نرم افزار حسابداری سما و یا نرم افزار حسابداری بیت تعریف شده اند به تقسیم بندی آنها پی می بریم.

حالا فقط یک مورد می ماند و آن هم حسابهای انتظامی است. برای ثبت اسناد تضمینی مانند چکها و سفته هایی که برای ضمانت به دیگران می دهیم و یا بابت ضمانت از دیگران دریافت می کنیم سرفصل اسناد انتظامی را در سرفصل های حسابداری تعریف می کنیم

در نرم افزار حسابداری باتیز و نرم افزار حسابداری سما و نرم افزار حسابداری بیت ، یک کدینگ حسابداری به صورت پیش فرض وجود دارد که به صورت حرفه ای طراحی شده است. 

معمولا نرم افزار های حسابداری یا برنامه های حسابداری موجود در بازار ایران دارای سرفصل های حسابداری استاندارد هستند ولی کاربران می توانند بر اساس نیاز خود آنها را تغییر دهند.