نرم افزار حسابداری هلو را همه می شناسند. ولی نرم افزار حسابداری بیت کمتر شناخته شده است.

فاز یک: ورود اطلاعات اول دوره 

طرف حساب : این امکان وجود دارد که در نرم افزار حسابداری هلو  و نرم افزار حسابداری بیت هنگام ایجاد طرف حسابهایی که با آنها فعالیت اقتصادی داریم ضمن ثبت نام افراد و اطلاعات مربوطه مانند تلفن، نشانی و غیره ، در بخش درصد تخفیف و حد اعتبار طرف حساب مورد نظر را نیز تعریف کرد. تا در موقع صدور فاکتور خرید یا فروش بصورت اتوماتیک با توجه به درصد تخفیف بطور اتوماتیک درصدی را که قبلاً برای طرف حساب تعریف شده در بخش تخفیفات نقدی خرید و یا تخفیفات نقدی فروش محاسبه و در صورتی که کاربر بخواهد عدد محاسبه شده توسط سیستم را اصلاح کند این امکان نیز در نرم افزار حسابداری هلو و نرم افزار حسابداری بیت تعبیه شده است.

از این بخش بیشتر شرکتها و فروشگاههایی که تعداد مشتریان آنها از حد متوسط بالاتر و یا کاربر نرم افزار حسابداری ، فردی نامطلع از وضعیت مالی طرف حسابها می باشد ، استفاده می شود در کنار این امکان در نرم افزار حسابداری هلو و نرم افزار حسابداری بیت امکان قرار دادن مشتریانی که یا چک برگشتی دارند و یا به هر دلیلی باید از فروش اقلام به صورت نسیه به آنها خودداری شود در لیست سیاه وجود دارد .

در فاکتور فروش در نرم افزار حسابداری بیت و نرم افزار حسابداری باتیز ، هنگام ثبت فاکتور پیغام می دهد که این کاربر این مقدار اعتبار ندارد. 

تعریف کالا: این بخش در نرم افزار حسابداری هلو و نرم افزار حسابداری بیت  از اهمیت بالایی برخوردار است برای تعریف کالا در نرم افزار حسابداری هلو و نرم افزار حسابداری بیت می بایست خیلی دقت نمائیم چون بعد از عملیات فاکتور جابجا نمودن هر کالا در گروه های دیگر بسیار دشوار است و پس از صدور فاکتور اگر متوجه شوید که کالایی را که تعریف کرده اید درست گروه بندی نشده است برای اصلاح آن می بایست پروسه زیر را در نرم افزار حسابداری هلو و نرم افزار حسابداری بیت طی کنید تا بتوانید آن کالا را به گروه خود انتقال دهید.

البته در نرم افزار حسابداری بیت این محدودیت اصلا وجود ندارد و می توان به راحتی کالاها را در بین گروهها جابجا نمود و حتی می توان کد کالا را نیز برا ساس نیاز کاربر تغییر داد. تعریف کالا در نرم افزار حسابداری بیت بسیار راحت و حتی بعد از زدن فاکتور فروش و فاکتور خرید و اسناد انبار ، باز هم امکان تغییر کد کالاها و جابجایی آن بین انبارها وجود دارد.

نام انبار مثلاً انبار محصولات و یا در صورت کالا کارخانه سازنده کالا را وارد می نمائیم پس از تعریف انبارها و یا برندهایی که با آنها قرار است با آنها کار کنیم به بخش تعریف گروه فرعی رفته و دقت داشته باشید که در این بخش حتماً باید قبل از تعریف گروه فرعی، گروه اصلی آن را انتخاب کرده باشیم.

این بخش در نرم افزار حسابداری هلو و نرم افزار حسابداری بیت  از اهمیت بالایی برخوردار است برای تعریف کالا در نرم افزار حسابداری هلو می بایست خیلی دقت نمائیم چون بعد از عملیات فاکتور جابجا نمودن هر کالا در گروه های دیگر بسیار دشوار است و پس از صدور فاکتور اگر متوجه شوید که کالایی را که تعریف کرده اید درست گروه بندی نشده است برای اصلاح آن می بایست پروسه زیر را در نرم افزار حسابداری هلو طی کنید تا بتوانید آن کالا را به گروه خود انتقال دهید.

به این مثال دقت کنید مثلاً در نرم افزار حسابداری هلو متوجه شدید که کالایی را در گروه بندی دیگر تعریف نموده اید ابتدا باید آن کالا را در گروه مربوط به خودش ایجاد کنید سپس به گردش کالا در بخش گزارش کالا ، کاردکس تعدادی رفته و از شماره فاکتورهایی که آن کالا در آنها درج شده پرینت بگیرید سپس روی هر فاکتور رفته و از گزینه اصلاح یا حذف و نمایش (که در بخش اصلاحات به آن خواهیم پرداخت) کالای درست را جایگزین کالای اشتباه کرده و با دقت فاکتورهای مورد نظر آنرا ذخیره نمائیم سپس در بخش اصلاحات اول دوره رفته و میزان تعداد و فی اول دوره کالای صحیح را جایگزین کالای اشتباه کنیم. پس متوجه می شویم که پروسه تعویض نام کالا بسیار طولانی بوده و چه بهتر که در موقع ایجاد کالا دقت لازم را داشته باشیم برای شروع ابتدا باید گروه اصلی تعریف کنیم گزینه تعریف کالا را در نرم افزار حسابداری هلو و نرم افزار حسابداری بیت در بخش عملیات مرتبط به کالا یا کلید میانبر روی صفحه انتخاب کرده و در گروه اصلی ، نام انبار مثلاً انبار محصولات و یا در صورت کالا کارخانه سازنده کالا را وارد می نمائیم پس از تعریف انبارها و یا برندهایی که با آنها قرار است با آنها کار کنیم به بخش تعریف گروه فرعی رفته و دقت داشته باشید که در این بخش حتماً باید قبل از تعریف گروه فرعی، گروه اصلی آن را انتخاب کرده باشیم.

حال تعریف گروه فرعی را شروع کنیم برای تعریف گروه فرعی می توانیم انواع محصولات زیرمجوعه آن را تعریف کنیم مثلاً گروه اصلی ما ایران خودرو ، سایپا و .... و گروه فرعی ما با توجه به گروه اصلی مثلاً برند –برقی – موتوری و غیره باشد پس از تعریف گروه های فرعی هر گروه اصلی می توانیم در بخش تعریف کالا در نرم افزار حسابداری هلو و نرم افزار حسابداری بیت ، نام کالاهای مورد نظر را به صورت تک تک یا لیستی وارد نمائیم در صورتی که قیمت خرید و فروش و یا کد کالا را داشته باشیم در موقع تعریف کالا این اطلاعات را نیز به سیستم داده تا در موقع صدور فاکتور اطلاعات بیشتری از کالا در اختیار کاربر برقرار گیرد.

در بخش تعریف کالا در انبار ، هم می توان بصورت بارکدی و هم به صورت اتوماتیک کدی را به هر کالا اختصاص داده تا در جستجوی آن موقع فروش کاربر به راحتی آن کالا را در سطر فاکتور بصورت صحیح وارد نماید هرچه این اطلاعات در بخش تعریف کالا در نرم افزار حسابداری هلو کاملتر باشد صدور فاکتور و در نهایت گزارشات مربوطه به طرف حسابها و گردش کالای مورد نظر و در نهایت انبارگردانی آن کالا راحت تر خواهد بود.

از امکانات دیگری که در بخش تعریف کالا در قسمت انبار در نرم افزار حسابداری هلو و نرم افزار حسابداری بیت می توان نام برد تعریف و پرینت بارکد می باشد در شرکت ها و فروشگاههایی که عملیات فاکتور با تعداد بالا و یا اقلام موجود در انبار آنها زیاد است راه بسیار مناسب برای این کار پیشنهاد می شود که در بخش تعریف بارکد، کد ایجاد شده کالا را به صورت میله با دستگاههایی که مخصوص این کار تعبیه شده مانند بارکد پرینترهای موجود در بازار پرینت گرفته و روی اقلام خود بچسبانید تا توسط دستگاه در موقع فروش جستجوی کالا توسط دستگاه بارکد خوان انجام شود. در نرم افزار حسابداری هلو به راحتی می توانند کالای مورد نظر خود را فاکتور نمایید در شرکتهای تولیدی یک مقدار تعریف کالا با سایر شرکتها تفاوت دارد.

در شرکتهای تولیدی انبار ویا همان گروه اصلی معمولاً به این صورت تعریف می شود 1) مواد اولیه 2)کالای در جریان ساخت 3) محصولات.

گروه فرعی مواد اولیه انواع مواد اولیه ای که در تولید کالای در جریان ساخت یا محصول به کار می رود تعریف شده و در گروه فرعی کالای در جریان ساخت کالا هایی که از مواد اولیه تولید می شوند ولی خودشان نیز مواد اولیه محصولات به حساب می آیند و در گروه فرعی محصولات کالاهای آماده برای فروش که درباره آن در بخش تولید بیشتر توضیح خواهیم داد تعریف خواهند شد در شرکتهایی که با کد تولیدی نرم افزار حسابداری هلو کار می کنند تعریف کالا در این شرکتها باید با دقت بیشتری انجام شود تا در نهایت بهای تمام شده کالای ساخته شده آنها (محصول) به مقدار قابل توجهی به واقعیت نزدیک گردد.

دارائیهای جاری :

داراییهای جاری یکی از سرفصل های حسابداری است و همان طور که از اسم این سر فصل پیداست سر فصلهایی که مانده آنها دائماً در حالت تغییرات است را دارائیهای جاری می نامند.

در نرم افزار حسابداری هلو و نرم افزار حسابداری بیت ابتدا باید صندوق و تنخواه گردان ها را تعریف نمائیم برای تعریف این بخش باید وارد اطلاعات اول دوره ، صندوق و تنخواه گردان شده و از قسمت صندوق و یا تنخواه گردان، آنها را تعریف نمائیم ابتدا نحوه کار ، این بخش که یکی از ریشه ای ترین سرفصلها در نرم افزار حسابداری هلو و نرم افزار حسابداری بیت به شمار می رود را بررسی می نمائیم کدینگ یا همان زبان اصلی نرم افزار در نرم افزار حسابداری هلو را می توان از بخش امور حسابداری مالی ، سرفصل جدید جستجو کرد در نرم افزار حسابداری هلو و نرم افزار حسابداری بیت کالا ، طرف حساب ، بانک ، اسناد دریافتی و اسناد پرداختی، صندوق و تنخواه گردان از داخل برنامه و الباقی سرفصلها مانند هزینه ها ، درآمدها ، پیش دریافتها و پیش پرداختها و خلاصه سایر سرفصلهای مربوط به کاری که نیاز به انجام حسابداری آن را داریم از این بخش تعریف می گردد .

برای تعریف کدینگ حسابداری در نرم افزار حسابداری هلو و نرم افزار حسابداری بیت باید ابتدا سرفصلی را که می خواهیم ایجاد کنیم را تجزیه و تحلیل نمائیم چون همان طور که گفتیم بعضی از سرفصلها از داخل برنامه تعریف می شوند شاید برای شما جای سئوال باشد که چه فرقی می کند؟ 

در این جا به دلیل این کار اشاره می کنیم در نرم افزارهای حسابداری که به صورت یکپارچه می باشند در موقع ثبت هر عملیاتی که به صورت اتوماتیک انجام می شود در همان لحظه سند حسابداری آن نیز صادر می گردد و برای اینکه نرم افزار نویسان بتوانند فرم انجام عملیات اتوماتیک مانند فاکتور و یا دریافت و پرداخت چک که در نرم افزار حسابداری هلو و نرم افزار حسابداری بیت به آن امور مالی اتوماتیک گفته می شود را طراحی نمایند می بایست یک سری کدینگ از پیش تعبیه شده را در نرم افزار گنجانده تا فرم امور مالی بتواند در پشت سیستم ثبت صحیح حسابداری آن را صادر نماید.

نرم افزار حسابداری فروشگاهی بیت مخصوص فروشگاهها و شرکت های تازه تاسیس است و براحتی می تواند به نسخه های بالاتر مثل نرم افزار حسابداری سما و نرم افزار حسابداری باتیز ارتقا یابد.

منبع : گروه نرم افزار حسابداری و اتوماسیون اداری ارگس
این خبر توسط گروه نرم افزار حسابداری و اتوماسیون اداری ارگس برای سایت آماده شده است