نرم افزار اتوماسیون اداری نیز مانند نرم افزار حسابداری ، یا نرم افزار انبار و حسابداری انبار و یا نرم افزار فروش و پخش مویرگی دارای اطلاعات پایه می باشد که اگر بدرستی تعریف نشوند ، آنگاه نرم افزار اتوماسیون اداری نه تنها مزیت خاصی برای سازمان نخواهد داشت بلکه باعث درهم ریختگی اطلاعاتی آن سازمان شده و همه چیز را بر هم می ریزد.

نرم افزار اتوماسیون اداری دارای اطلاعات پایه متعددی می باشد از جمله :

تعریف موضوعات نامه در اتوماسیون اداری

هر نامه ای که به سازمان وارد می شود دارای یک موضوع است که باید در سیستم اتوماسیون اداری ثبت شود. بنابراین باید موضوعات نامه به عنوان یک اطلاعات پایه مهم در اتوماسیون اداری تعریف شوند.

تعریف کلاسه های بایگانی در نرم افزار اتوماسیون اداری

نامه های اداری در سازمان گردش پیدا می کنند ولی در پایان کار در یک جا بایگانی می شوند. بنابراین کلاسه های بایگانی در نرم افزار اتوماسیون اداری باید تعریف شوند تا در هنگام بایگانی نامه اداری ، در سیستم ثبت کنیم که این نامه اداری در کدام کلاسه بایگانی ، باید بایگانی شود.

تعریف ساختار سازمانی در اتوماسیون اداری

اگر چه ساختار سازمانی یکی از ارکان اصلی نرم افزار اتوماسیون اداری در سازمانها است و در یک مقاله کوچک نمی توان آنرا به صورت کامل شرح داد ولی در اینجا به طور مختصر آنرا جزء اطلاعات پایه اصلی سیستم اتوماسیون اداری ذکر می کنیم. 

در ساختار سازمانی (Structure) به صورت ساختار درختی ، پست های سازمانی را تعریف می کنیم. به علت اینکه نرم افزار اتوماسیون اداری ، نامه های اداری را بر اساس ساختار سازمانی در سازمان گردش می دهد ، تعریف درست ساختار سازمانی در نرم افزار اتوماسیون اداری دارای اهمیت فراوانی است.

تعریف اشخاص (پرسنل اداری) در اتوماسیون اداری

یکی دیگر از اطلاعات پایه های سیستم اتوماسیون اداری ، تعریف اشخاص و یا پرسنل می باشد. در قسمت قبلی که ساختار سازمانی را تعریف کردیم باید برای هر پست یک یا چند نفر را مشخص کنیم که آن پست را دارا می باشند.

روش ارسال و دریافت نامه در اتوماسیون اداری 

اتوماسیون اداری برای ثبت و گردش نامه های اداری است. نامه ها به دو دسته نامه های وارده و نامه های صادره تقسیم می شوند. نامه های وارده ممکن است که به صورت فکس و یا پست و یا ایمیل و ... به سازمان وارد شوند. 

در نرم افزار اتوماسیون اداری ارگس ، می توان روش های ارسال و دریافت نامه را تعریف نمود و از آن در نرم افزار استفاده نمود.

سایر اطلاعات پایه در نرم افزار اتوماسیون اداری

نرم افزار اتوماسیون اداری می تواند دارای اطلاعات پایه دیگری نیز باشد. مثلا می توان به انواع اقدام ، محرمانگی نامه ها ، فوریت نامه ها و سایر موارد اشاره نمود. 

مواردی مانند محرمانگی نامه و فوریت در برخی جاها با اهمیت است مخصوصا در سازمانهای دولتی و امنیتی. مثلا در ارگان یا سازمانی که زیر مجموعه نیروهای مسلح است بحث محرمانگی نامه بسیار با اهمیت است.

رابطه بین اتوماسیون اداری و نرم افزار حسابداری

شاید فکر کنید که نرم افزار حسابداری و نرم افزار اتوماسیون اداری دارای نقطه اشتراکی نیستند. حتی اگر این حرف درست هم باشد مربوط به زمان قدیم است. در حال حاضر بین این دو نرم افزار ارتباط وجود دارد و می توان آنها را به هم متصل نمود. مثلا حالتی را در نظر بگیرید که در نرم افزار فروش ، یک پیش فاکتور ثبت کرده اید و می خواهید در کارتابل مسئول فروش آلارمی ظاهر شود مبنی بر اینکه پیش فاکتور فروش تایید شده است و باید برای آن فاکتور فروش صادر شود. 

همچنین برای نرم افزار انبار و حسابداری انبار و نرم افزار حقوق و دستمزد و نرم افزار تولید و .... هم می توان مثال هایی از این دست را برشمرد.

نرم افزار اتوماسیون اداری قلم محصول شرکت داده پردازان ارگس هم به صورت تحت وب در دسترس است و هم به صورت تحت ویندوز در دسترس است. برای دیدن دموی آنلاین اتوماسیون اداری قلم به آدرس زیر بروید.

دموی آنلاین نرم افزار اتوماسیون اداری قلم

منبع : گروه نرم افزار حسابداری و اتوماسیون اداری ارگس
این خبر توسط گروه نرم افزار حسابداری و اتوماسیون اداری ارگس برای سایت آماده شده است