خیلی از افراد نرم افزار حسابداری را فقط به عنوان یک سیستم ورود اطلاعات در نظر می گیرند، در حالی که قسمت گزارش گیری از نرم افزار حسابداری اصل قضیه است. 

اگر سیستمی فقط نقش ورود اطلاعات و سپس گزارش گری همان اطلاعات را به صورت خام داشته باشد، خیلی در پیشبرد اهداف یک شرکت و کارخانه تاثیر آنچنانی ندارد. زمانی نقش یک نرم افزار حسابداری پررنگ تر می شود که بتواند اطلاعات را پردازش و تحلیل نماید و هشدار های لازم را به استفاده کنندگان از نرم افزار حسابداری بدهد.

چند مثال ساده در این باره برای شما می آورم. فرض کنید که شرکت بازرگانی هستید و یک مشتری دارید که مقداری از شما جنس خریده است و می خواهد دوباره از شما مقداری جنس بخرد. شما نمی دانید که آوضعیت مشتری در حال حاضر چگونه است. وضعیت انبارتان چگونه است. وضعیت بازار و بهای تمام شده کالا چگونه است. 

حالا نرم افزار حسابداری را در نظر بگیرید که با زدن یک دکمه و یا حتی به صورت خودکار در هنگام صدور فاکتور فروش تمام این اطلاعات را در اختیار شما قرار دهد. مثلا هنگامی که می خواهید برای مشتری فاکتور فروش صادر کنید سیستم به صورت اتوماتیک اعلام کند که این مشتری مبلغ 100 میلیون به شما بدهکار است و هنوز بدهی قبلی خودش را تسویه نکرده است. و یا این مشتری دارای چک برگشتی است و هنوز چک خود را پاس نکرده است. یا اینکه موجودی این کالا در انبار به اندازه کافی نیست. و موارد این چنینی را به صورت اتوماتیک به شما گوشزد کند.

در حقیقت ما زمانی سراغ نرم افزار حسابداری و استفاده از آن می رویم که نتوانیم با حساب و کتاب دستی ، کارهای روزانه کسب و کار خود را مدیریت کنیم. وگرنه چه نیازی به نرم افزار حسابداری است. با یک اکسل به راحتی کارهایمان را راه می اندازیم.

ولی زمانی که کسب و کارمان گسترده شود حساب و کتاب دستی هزینه های زیادی بر روی دست ما قرار می دهد. آنوقت است که باید سراغ نرم افزار حسابداری مناسب رفت و از آن کمک گرفت.

گرچه استفاده از نرم افزار حسابداری هم هزینه دارد ولی برای کسب و کارهای بزرگ هزینه های آن به مراتب کمتر از هزینه های حساب و کتاب دستی است. 

اینکه تصمیم بگیرید که از نرم افزار حسابداری استفاده کنید یا استفاده نکنید تا حدودی به خودتان بستگی دارد. البته اینکه می گویم تا حدودی ، به خاطر این استکه در برخی از مشاغل و کارها استفاده از نرم افزار حسابداری اجباری شده است. مثلا خیلی از اصناف اکنون به اجبار باید از نرم افزار حسابداری مخصوص اصناف استفاده نمایند.

برخی از کارخانجات تولیدی بزرگ هم به همین صورت است یعنی باید از برای کاهش هزینه های خود از نرم افزار حسابداری استفاده نمایند وگرنه زیانهای جبران ناپذیری به کسب و کار آنها وارد می شود.

گرچه نرم افزار حسابداری مزایای فراوانی برای کسب و کارها دارد ولی باید در انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب دقت کرد. مثلا شما برای خرید اتومبیل کلی تحقیق می کنید. شاید برای نیاز خاصی اتومبیل خریداری می کنید. مثلا اگر شما برای جابجایی مسافر قصد دارید که اتومبیل خریداری کنید می توانید تاکسی ، ون ، هایس و یا حتی یک اتوبوس خریداری نمایید. خرید نرم افزار حسابداری هم به همین صورت است. نرم افزار حسابداری فروشگاهی با نرم افزار حسابداری کارخانجات تولیدی از زمین تا آسمان با هم فرق دارند.