قبلا درباره مزایای نرم افزار حسابداری صحبت کرده ایم و در آنجا گفتیم که نرم افزار حسابداری دارای مزایای زیادی است از جمله این مزایا بالا بردن سرعت و دقت در عملیات حسابداری بود. 

گفتیم که عملیات حسابداری عبارت از شناسایی و ثبت و گزارشگری رویدادهای مالی مرتبط با یک موسسه و یا شرکت است. نرم افزار حسابداری کمکی به شناسایی رویدادهای مالی نمی کند ولی در دو زمینه دیگر یعنی ثبت رویدادهای مالی و گزارشگری رویدادهای مالی کمک زیادی می کند.

یکی از کمک هایی که نرم افزار حسابداری در زمینه ورود اطلاعات یا همان ثبت رویدادهای مالی به حسابداران می کند ، بحث بالا بردن دقت در انجام کارها است. در نرم افزار های حسابداری کنترل های زیادی برای اعتبار سنجی ورود اطلاعات قرار داده می شود که با رعایت آنها تقریبا می توان مطمئن بود که اشتباهات کاربری در ثبت رویدادهای مالی کاهش شدیدی پیدا می کند. 

برای مثال چند نکته را در زیر بازگو می کنیم. 

یکی از جاهایی که حسابداران در نرم افزار حسابداری با آن سروکار دارند و اطلاعات را در آنجا ثبت می کنند ، ثبت و اصلاح سند حسابداری است. این فرم اصلی ترین قسمت یک نرم افزار حسابداری به حساب می آید.  در این فرم ما یک یا چندین حساب و سرفصل را بدهکار می کنیم و یک یا چندین حساب یا سرفصل را بستانکار می کنیم. بنابراین به علت اینکه دست حسابداران در ثبت اطلاعات مالی در این فرم باز است امکان ثبت های اشتباه نیز در آن بسیار زیاد است. 

کنترل های فرم ثبت و اصلاح سند حسابداری زیاد است. در این فرم می توان کنترل نمود که مثلا سند به صورت تراز شده ثبت شود به این معنی که طرف بدهکار و بستانکار سند حسابداری با هم برابر باشد. این یکی از قوانین ثبت رویداد مالی است. ثبت رویداد مالی نباید باعث بر هم زدن معادله حسابداری شود. اگر ما اجازه دهیم که یک سند حسابداری ثبت شود که طرف بدهکار آن با طرف بستانکار آن برابر نباشد آنگاه باعث بر هم زذن معادله حسابداری می شود.

یکی دیگر از کنترلها در این فرم و در هنگام ورود اطلاعات ، بحث ارتباط تفصیلی ها با سرفصل های معین است. در تفضیلی های شناور ما می توانیم که حساب تفضیلی را با چندین معین گردش دهیم بنابراین اگر در هنگام ثبت و اصلاح سند حسابداری سیستم به صورت اتوماتیک کنترل نکند ممکن است که به اشتباه یک تفضیلی در حساب معینی گردش پیدا کند که هیچ ربطی به هم نداشته باشند. برای مثال در نرم افزار حسابداری باتیز هنگامی که یک سرفصل معین بدهکار یا بستانکار می شود سیستم به صورت اتوماتیک تشخیص می دهد که این حساب معین با چه تفضیلی هایی در ارتباط است بنابراین همان تفضیلی ها را در لیست نمایش می دهد. این باعث می شود که اشتباهات در این زمینه کاهش یابد.

موارد کنترلی دیگری هم در فرم ثبت و اصلاح سند حسابداری وجود دارد که در آینده به آن اشاره خواهد شد. اینها فقط نمونه های کوچک ولی ملموسی بود که در بالا بردن دقت در هنگام ثبت سند حسابداری به آنها اشاره شد. در نظر بگیرید که کنترل های بسیار بیشتری در هنگام ذخیره اطلاعات در نرم افزار حسابداری صورت می گیرد تا این اطمینان حاصل شود که دقت ثبت ذخیره اطلاعات بالا رود.