نرم افزار اتوماسیون اداری قلم برای ثبت و نگهداری و گردش نامه های اداری در داخل سازمان استفاده می شود. این نرم افزار که به نوعی Paperless هم نامیده می شود، اگر به طرز صحیحی در سازمان مورد استفاده قرار گیرد مزایای زیادی برای سازمان خواهد داشت. مزایای استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری قلم به طور مختصر عبارتند از :
- حذف کاغذ از سیستم اداری با استفاده از اتوماسیون اداری قلم
با استفاده صحیح از نرم افزار اتوماسیون اداری قلم می توان تا حدود زیادی از رد و بدل شدن نامه های کاغذی جلوگیری به عمل آورد. مثلا بخشنامه ها ، دستورالعمل ها و نامه های داخلی شرکت را می توان به صورت الکترونیکی به همه افراد سازمان ارجاع داد.
- نرم افزار اتوماسیون اداری قلم پیگیری نامه ها به صورت سیستمی را ممکن می سازد
یکی از دغدقه های مدیران و کارمندان بحث های مربوط به پیگیری کارها از آغاز تا انجام است. معمولا در برخی از این موارد یک نامه به فراموشی سپرده شده و یا با تاخیر بسیار زیاد پاسخ داده می شود. اگر دستورات و اصطلاحا پاراف های شفاهی را هم به آن بیفزاییم مشکلات چند برابر می شود. نرم افزار اتوماسیون اداری قلم از این مسائل و مشکلات جلوگیری می نماید.
- سرعت در اجرای فرآیندهای سازمانی
از مزایای بارز نرم افزار اتوماسیون اداری قلم ، بالا بردن سرعت اجرای فرآیندها است. مثلا گاهی برای رساندن یک نامه از یک محل به محل دیگر ساعت ها و یا روزها زمان لازم است. با استفاده از نرم افزار اتوماسیون قلم اداری اینکار در چند ثانیه انجام می شود.
امکانات سیستم اتوماسیون اداری قلم
- اطلاعات پایه
- تعریف و تنظیمات دبیرخانه
- عملیات ثبت نامه ها
- عملیات کارتابل و ارجاعات
- عملیات پیامها و کارتابل پیامها
- سیستم فرمساز
- هشدارها و اطلاع رسانی
- کاربران و سطوح دسترسی
- گزارشات
اطلاعات پایه
- امکان تعریف موضوعات نامه به صورت ساختار درختی
- امکان تعریف انواع طبقه بندی امنیتی نامه (عادی و محرمانه و ...)
- امکان تعریف انواع ارجحیت نامه (عادی، فوری، آنی و ..)
- امکان تعریف روش ارسال نامه (دستی، پیک، ارباب رجوع، پست و ...)
- امکان تعریف انواع روابط بین نامه ها (مانند عطف، پیرو، جوابیه و...)
- امکان تعریف پست های سازمانی داخل سازمان و خارج سازمان به صورت درختی
- امکان تعریف اشخاص (حقیقی و حقوقی ) طرف مکاتبه
- امکان تعیین پست سازمانی هر شخص
- امکان تعریف انواع مدارک پیوست نامه (از قبیل کتاب، مجله ، سی دی و ...)
- امکان تعریف کلاسه های بایگانی (محل های بایگانی) به صورت ساختار درختی برای تعیین محل فیزیکی بایگانی نامه
- تعریف و تنظیمات دبیرخانه
- امکان مشخص کردن فرمت شماره نامه برای هر دبیرخانه بر اساس سال و ماه و کد دبیرخانه و حروف ثابت و اندیکاتور
- امکان تعیین شماره اولین نامه وارده / صادره ثبتی در تنظیمات دبیرخانه
- امکان تعیین مستقل یا وابسته بودن شماره اندیکاتور نامه های وارده و صادره به هم
- امکان تعیین فرستنده و گیرنده پیش فرض برای نامه های صادره و وارده
عملیات ثبت نامه ها
- امکان ثبت نامه وارده
- امکان تعیین محرمانگی (عادی، محرمانه و ...) برای نامه وارده
- امکان تعیین اولویت (عادی، فوری و ...) برای نامه وارده
- امکان تعیین موضوع نامه به صورت ساختار درختی برای نامه وارده
- امکان تایپ چکیده نامه وارده
- امکان تعیین محل بایگانی نامه وارده
- امکان ثبت اطلاعات مربوط به نامه های عطف و پیرو و مرتبط ، برای نامه وارده
- امکان تعیین مدارک پیوست و تایپ شرح آنها (مانند کتاب و سی دی و ...) برای نامه وارده
- امکان اسکن نمودن تصویر نامه وارده
- امکان الصاق نمودن کلیه فایلهای الکترونیکی از قبیل فایلهای Word و Excel و تصویری و صوتی و انواع نقشه ها و مدارک دیگر به نامه وارده و گردش آنها همراه نامه وارده
- امکان ثبت اطلاعات مربوط به سایر گیرندگان و رونوشت های نامه وارده
- امکان اصلاح Edit نامه تا قبل از ارسال به کارتابل گیرنده اصلی نامه
- امکان تایید ثبت نامه وارده برای ارسال به کارتابل گیرنده اصلی نامه
- امکان ثبت نامه وارده بدون شماره (شماره خالی/ سیار/ ندارد و ...)
- امکان ثبت نامه داخلی
- امکان تعیین محرمانگی (عادی، محرمانه و ...) برای نامه داخلی
- امکان تعیین اولویت (عادی، فوری و ...) برای نامه داخلی
- امکان تعیین موضوع نامه به صورت ساختار درختی برای نامه داخلی
- امکان تایپ چکیده نامه داخلی
- امکان تعیین محل بایگانی نامه داخلی
- امکان ثبت اطلاعات مربوط به نامه های عطف و پیرو و مرتبط ، برای نامه داخلی
- امکان تعیین مدارک پیوست و تایپ شرح آنها (مانند کتاب و سی دی و ...) برای نامه داخلی
- امکان الصاق نمودن کلیه فایلهای الکترونیکی از قبیل فایلهای Word و Excel و تصویری و صوتی و انواع فقشه ها و مدارک دیگر به نامه وارده و گردش آنها همراه نامه وارده
- نامه داخلی پس از ثبت به صورت اتوماتیک به کارتابل گیرنده اصلی منتقل می شود.
- امکان ثبت ارسال نامه صادره و ثبت نحوه ارسال آن
عملیات کارتابل و ارجاعات
- امکان تعریف یک یا چندین کارتابل برای یک شخص در سازمان (برای افرادی که چندین پست دارند)
- امکان رویت نامه های ارجاع شده برای هر شخص در کارتابل مخصوص به خود
- امکان رویت مدارک پیوست و تصویر الکترونیکی نامه در کارتابل
- امکان افزودن مدارک پیوست جدید به نامه در کارتابل و در حین گردش نامه در سازمان همراه با ثبت اطلاعات شخص ثبت کننده آن مدرک پیوست جدید
- امکان ثبت اقدامات انجام شده روی نامه توسط شخص در کارتابل اتوماسیون اداری
- امکان مشاهده ارجاعات نامه از زمان ثبت تا آخر و شرح ارجاعات و اقدامات انجام شده توسط اشخاص مختلف
- امکان ارجاع نامه به دیگران به صورت تکی و یا گروهی به صورت اصل نامه و یا رونوشت نامه
- امکان ارجاع به چندین نفر با یک شرح ارجاع و یا به صورت شرح ها و دستورالعمل های مختلف برای هر شخص خاص به صورت اصل و یا رونوشت
- امکان ثبت سئوالات و جوابهای مختلف پیگیری بر روی ارجاع خاص جهت پرهیز از دستورالعمل های شفاهی
- امکان بایگانی کردن شخصی و خارج کردن از بایگانی شخصی و گردش مجدد نامه در سازمان
- امکان بایگانی کردن دائم
- امکان ساختن پوشه های مجازی مختلف در کارتابل و انتقال نامه ها به آن پوشه ها جهت دسته بندی کارها
- امکان افزودن به لیست پیگیری در ارجاع نامه
عملیات کارتابل پیامها در اتوماسیون اداری قلم
- هر شخص که به عنوان کاربر در سیستم تعریف می شود دارای کارتابل پیام شبیه به یک Email می شود.
- امکان رویت پیامهای وارده برای هر شخص در کارتابل پیام مخصوص به خود
- امکان رویت مدارک و تصاویر پیوست
- امکان حذف پیام از لیست پیامها
- امکان پاسخ به پیام (Reply) همراه با کم و زیاد کردن مدارک پیوست و متن پیام
- امکان ثبت و ارسال پیام جدید با مدارک پیوست دلخواه برای یک یا چندین نفر به صورت همزمان
- امکان رویت پیامهای صادره
- امکان رویت پیامهای حذف شده
گزارشات و جستجوی نامه در نرم افزار اتوماسیون اداری قلم
- جستجوي نامه بر اساس تمام فيلدها
- جستجوي ارجاعات نامه
- جستجوي پيام ها
در نرم افزار اتوماسیون اداری قلم می توان برای هر نامه که ارجاع داده می شود یک مهلت پاسخ مشخص نمود که اگر در زمان مناسب پاسخی به ارجاع داده نشد، سیستم اتوماسیون اداری اطلاع دهد. این یک مزیت برای سازمانها به حساب می آید. مدیران توسط این مزیت می توانند نامه های اداری خود را کنترل نمایند که در کارتابل کارکنان خود رسوب ننمایند.
نرم افزار اتوماسیون اداری قلم ، محصول شرکت داده پردازان ارگس هم به صورت تحت وب و هم به صورت تحت ویندوز موجود است و کاربران می توانند دموی آنلاین نرم افزار اتوماسیون اداری قلم را در آدرس زیر مشاهده نمایند :
دموی آنلاین نرم افزار اتوماسیون اداری قلم