نظام مند کردن مکاتبات با سرعت و دقت و … با استفاده از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری موجب شده بهره مندی از مزایای استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری بیش از پیش در شرکت و سازمان ها احساس شود و مطمئناً مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری بر هیچکس پوشیده نیست.

مزایای اتوماسیون اداری چیست

مطالعات نشان از آن دارد که استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری در اکثر سازمان ها بر اساس مطالعات و بررسی های آماری اندک و کارشناسی نشده انجام می شود. در حالی که باید در نظر گرفت که آیا بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری لزوماً نرم افزاری است که فقط قیمت آن کمتر باشد و یا امکانات آن بیشتر باشد؟

و یا اینکه چون مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری در یک سازمان و واحد خاص باعث پیشبرد اهداف مدیریتی و سازمانی شده ، حتماً در سازمان دیگر هم این مزایا اتوماسیون اداری نتیجه مثبت خواهد داشت؟

این نکته را باید دانست که استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری لزوما نشان دهنده موفقیت سازمان نیست ، بلکه ممکن است در نرم افزار اتوماسیون اداری ، مزایا ومعایب اتوماسیون اداری زیادی وجود داشته باشد و نکته دیگر اینکه در هر اداره در جای مفید از نصب و مزایای اتوماسیون اداری استفاده شود.

به صورت عمده مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری شامل موارد زیر می باشد :

حذف کاغذ و کمک به حفظ محیط زیست
پیگیری و تبادل لحظه ای به مکاتبات اداری
کاهش حجم ثبت و نگهداری سوابق
شفاف سازی و مدیریت متمرکز مراحل گردش اسناد
قابلیت تولید گزارش مورد نیاز جهت پیگیری و طبقه بندی مکاتبات و اطلاعات
تعامل الکترونیکی با سایر سازمان ها
امکان جستجوی سریع اسناد و نمایش مراحل گردش کار یک سند و …
بررسی معایب و مزایای اتوماسیون اداری

با گسترش فعالیت های تجاری و اداری و حجم عظیم اطلاعات و مجهز شدن سازمان ها به تجهیزات رقابتی اطلاعات و ارتباطات ، وجود یک سیستم اتوماسیون اداری احساس می شود. بنابراین تصمیم به خرید نرم افزار اتوماسیون اداری و بررسی شرایط فیزیکی و آموزش در سطح کیفیت و قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری برای انتخاب بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری گرفته می شود.

سرعت و دقت در انجام صحیح کار مهمترین شرط استفاده از مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری می باشد و برای اینکه دامنه ارتباطی و عملیاتی سازمان توسعه پیدا کند ، اتوماسیون اداری به سهولت مجاری ارتباطی لازم و کوتاه را در اختیار مدیران قرار می دهد.

مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری قلم

به طور کلی اگر بخواهیم مزایای اتوماسیون اداری را تفکیک کنیم می توان گفت ، مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری به دو دسته مزایای اتوماسیون اداری به شکل مستقیم و غیر مستقیم تقسیم می شود.

مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری به صورت مستقیم

فعالیت های غیر ضروری مثل بایگانی کاهش می یابد.

به خاطر تقسیم کار کنترل بهتری بر روی کار انجام می شود

حداقل تبدیل اطلاعات به فرمت های نوشتاری و تصویری

مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری به صورت غیرمستقیم

برعکس مزایای سیستم اتوماسیون اداری به صورت مستقیم که نتایج به صورت کوتاه مدت بود باید گفت ، مزایای غیرکمی که در بلند مدت ممکن است باعث سودآوری سازمان باشد جزء مزایای استفاده از اتوماسیون اداری به صورت غیر مستقیم است. از دیگر مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری به صورت غیر مستقیم می توان به موارد زیر اشاره کرد :

کاهش وابستگی به ادارات دیگر بابت چاپ ، کپی و …
رضایت مشتریان به دلیل ارائه خدمات در اسرع وقت
افزایش رضایت شغلی به دلیل اثربخشی کارکنان در انجام کارهای خاص
 

معایب اتوماسیون اداری

مطمناً تا به حال وقتی بیمار شده اید و قبل از شروع به خوردن دارو ، کنجکاو شده اید تا توضیحات و موارد استفاده دارو را مطالعه کنید و بر خلاف تصورتان از بی ضرر بودن دارو با یک سری عوارضی که براتون ممکن است ایجاد کند روبرو شده اید. معایب و مزایای اتوماسیون اداری نیز به همین شکل است.

هر اتوماسیون اداری ضمن مزایایی که برای پیشرفت و رسیدن به اهداف سازمانی دارد ممکن است مشکلات و معایبی مانند نادیده گرفتن روابط انسانی و اجتماعی ، پیچیدگی و سختی کار با سیستم و یا نداشتن آگاهی از مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری و عدم پذیرش کارکنان و مدیران از سیستم های مکانیزه را به دنبال داشته باشد.

در کنار مزایای اتوماسیون اداری تحت وب با امکان دسترسی و مدیریت به اطلاعات و گزارشات در هر زمان و مکان ، برخی از معایب اتوماسیون اداری نیز به شرح زیر می باشد :

کاهش امنیت و تخریب اطلاعات نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری
عدم پذیرش سیستم اتوماسیون اداری از طرف مدیران به دلیل نا آگاهی از مفاهیم و کاربرد نرم افزار اتوماسیون اداری
نا دیده گرفتن برخی از روابط اجتماعی به خاطر مکانیزه شدن فعالیت های اداری
توجیه خطاهای انسانی با نسبت دادن اشتباهات به سیستم مکانیزه اداری و …

3 نکته از مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری

از آنجایی که تا این قسمت از مقاله متوجه شدید دنیای اتوماسیون اداری گسترده و مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری برای سازمان ها بسیار زیاد و با اهمیت است. اما ما می خواهیم در این قسمت 3 تا از مهمترین مزایای استفاده از اتوماسیون اداری را برای شما توضیح دهیم.

مزایای اتوماسیون اداری قلم

1.طبقه بندی داده ها

اینکه اطلاعات ، اسناد و مکاتبات در سازمان به درستی طبقه بندی شود برای مجموعه های اداری اهمیت به سزایی دارد. چرا که برای نگهداری داده ها ، طبقه بندی اطلاعات بسته به دسته بندی مرتبط دسترسی را آسان و همچنین به عنوان یکی از مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری باعث هماهنگی و تبادل اطلاعات بین کارکنان و مدیران می شود که این خود باعث پیشرفت سازمان است.

2.صرفه جویی در هزینه و وقت

شرکتی که بتواند هزینه و زمان انجام امور اداری و مکاتبات خود را به حداقل برساند مجموعه موفقی است ، چرا که باعث افزایش سود دهی مجموعه است. جدا از­­ اینکه برای این فرآیند تخصص کارکنان بخش اداری مهم است ، اما استفاده از سیستم های اتوماسیون اداری که بتوانند با نهایت دقت و حداقل زمان امور اداری را به انجام برساند مهم است.

بنابر این صرفه جویی در وقت و هزینه های اضافی منابع انسانی به عنوان مزایا سیستم اتوماسیون اداری می تواند فرآیند اداری را بهبود ببخشد.

 3.تسهیل دسترسی به بانک اطلاعات

اینکه دسترسی به اطلاعات و داده های مهم به چه نحو است یکی از نکات بررسی مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری است. جدا از این مساله که داده ها باید در بانک اطلاعاتی مطمئنی ثبت و بایگانی شوند ، دسترسی مدیران و کارکنان به اطلاعات انواع فایل های متنی و تصویری با امکان ویرایش در هر لحظه نیز از مزایای اتوماسیون اداری می باشد.

در آخر نکته مهم اینکه ، نسبت به مقاومت کارکنان با تغییرات و تکنیک های به کار رفته در مزایای استفاده از اتوماسیون اداری باید توجه اساسی داشت و با در نظر گرفتن مباحث ارگونومیک و نگرش سیستمی بدانیم که مهمترین عامل ایجاد کننده و پذیرنده تغییر سیستم های اداری ، نیروی انسانی است و با این دید اقدام به تغییر کنیم تا در حد امکان از مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری بهره مند شوید.

نرم افزار اتوماسیون اداری قلم نرم افزاری است که هم به صورت تحت ویندوز و هم به صورت تحت وب در دسترس است.

این نرم افزار می تواند به عنوان یک زیر سیستم از نرم افزار حسابداری باتیز به حساب بیاید.