شرکتهای تجاری باید قبل از شروع هر سال مالی اقدام به ثبت و پلمپ دفاتر قانونی خود (دفتر روزنامه / دفتر کل) نزد اداره ثبت شرکت ها نمایند. لذا دفاتر هر سال مالی باید درسال مالی قبل پلمپ شده باشد مگر اینکه شرکت تازه تاسیس شده باشد.
طبق قانون شرکت های تجاری باید تمام رویدادهای مالی خود را در تاریخ تحقق و تحمل آن در دفاتر قانونی ثبت نمایند و اگرتاخیری در ثبت باشد دفاتر رد و علی الراس می گردد.
در تعریف رویداد مالی هم همانگونه که در فیلم های آموزش حسابداری آورده ایم رویدادی است که بر یکی از آیتم های معادله حسابداری اثر بگذارد و باعث افزایش و یا کاهش آن شود.
البته شرکت های تجاری می توانند با ارائه نرم افزار حسابداری خود به اداره امور مالیاتی و دریافت مجوز به جای ثبت هر رویداد مالی در دفاتر خود اقدام به ثبت گردش عملیات مالی هر ماه در دفاتر خود نماید. یعنی به جای اینکه ریز موارد را در دفاتر خود ثبت نمایند می توانند رویدادها را به صورت ماهانه ثبت نمایند. در این روش در دفاتر قانونی فقط 14 ثبت مالی صورت می گیرد ( سند افتتاحیه + 12 ثبت گردش عملیات هر ماه + سند اختتامیه )
ارائه نرم افزار حسابداری نیز باید مانند پلمپ دفاتر در سال مالی قبل صورت گرفته باشد. در صورت ثبت اشتباه در دفتر قانونی باید با خودکار قرمز آن را خط زده و عدد صحیح را درج نمائیم .
فاکتورهای فروش و خرید مواد و خدمات باید طبق نمونه فرم اداره امور مالیاتی باشد در غیر این صورت قابل قبول نمی باشد .
مواردی که باعث رد دفاتر حسابداری قانونی می شود عبارتند از :
1-در صورتی که دفاتر ارائه شده به نحوی از پلمپ خارج شده و یا فاقد یک یا چند برگ باشد.
2- عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی در دفاتر به شرط احراز .
3 - تقدم ثبت یک یا چند معامله نسبت به تاریخ وقوع آنها.
4 - ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت بین سطرها.
5 - ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت بین حاشیه ها.
6 - تراشیدن و پاک کردن مندرجات دفاتر به منظور سوء استفاده.
7 - جای سفید گذاشتن بیش از حد معمول در صفحات و سفید ماندن تمام صفحه در دفتر روزنامه.
8 - محو کردن مندرجات دفاتر با وسایل شیمیایی.
9 - بستانکار شدن حسابهای بانکی و نقدی ناشی از تقدم و تاخر ثبت حسابها و دریافت و پرداخت.
10 - عدم ارائه یک یا چند جلد از دفاتر ثبت و پلمپ شده و نانوشته.
نوشتن دفاتر حسابداری قانونی توسط نرم افزار حسابداری باتیز محصول شرکت داده پردازان ارگس بسیار راحت است. در این نرم افزار حسابداری فقط باید به قسمت صورتهای مالی رفته و دفاتر روزانه و یا ماهانه را گزارش و پرینت کرده و در دفاتر قانونی کاغذی پاکنویس کنید. برای اینکار به روش زیر عمل می کنیم.
1- نرم افزار حسابداری باتیز را اجرا نموده و با وارد کردن نام کاربری و رمز عبور وارد نرم افزار شوید.
2- از منوهای بالای نرم افزار ، وارد زیر سیستم صورتهای مالی شوید.
3- از منوهای باز شده گزینه دفتر روزنامه تجمیعی را باز کنید.
4- گزینه های از تاریخ تا تاریخ را بر اساس نیاز خود تنظیم نموده و دکمه تهیه گزارش را کلیک نمایید.
5- در نهایت از منوهای بالای صفحه گزینه چاپ گزارش / چاپ استاندارد را انتخاب کنید.
کار تمام است. فقط گزارش چاپ شده را در دفاتر ثبت نمایید. همین.
در زیر عکسی از گزارش چاپ شده می آید. همانطور که در این عکس مشاهده می کنید چاپ دفتر روزنامه در نرم افزار حسابداری باتیز کاملا شبیه دفاتر قانونی است .
