در گذشته، حسابداری فرآیندی مبتنی بر کاغذ بود و معمولا حسابداران از دفاتری قطور استفاده می‌کردند تا بتوانند اطلاعات مالی ضروری کسب‌و‌کار را ثبت کنند اما در عصر دیجیتال، حتی کسب‌و‌کارهای کوچک نیز می‌توانند از طیف گسترده نرم‌افزارهای حسابداری موجود در بازار استفاده کنند. این طیف گسترده نرم افزارهای حسابداری، نه تنها خطاهای انسانی در محاسبات را کاهش می‌دهند بلکه می‌توانند منبع اطلاعات وسیعی باشند که به شکل‌دهی دیدگاه شما از کسب‌و‌کار کمک می‌کند؛ از پیش‌بینی میزان تولید و فروش در ماههای آتی گرفته تا شناسایی اقلامی که بیش از حد نیاز تولید شده و سرویس‌هایی که کمترین سودآوری را برای کسب‌وکار شما داشته‌اند و مانند آن . اما در میان انفجاری از ارائه محصولات نرم‌افزاری پیچیده و برنامه‌های آنلاین، یافتن نرم‌افزاری که امکانات آن بیشترین انطباق را با کسب‌و‌کار شما داشته ‌باشد می‌تواند به یک چالش تبدیل شود.

به منظور انتخاب یک نرم‌افزار مناسب باید درکی مناسب از برخی از اصول حسابداری در کسب‌و‌کار خاص خود داشته باشید همچنین دیدگاهی مناسب نسبت به نیازهای حسابداری در کار خود و ارزیابی مناسب از محصولات موجود.

انواع نرافزار حسابداری موجود در بازار
طیف نرم‌افزارهای حسابداری موجود برای کسب‌و‌کارهای کوچک و متوسط مرتبا درحال رشد است اما در حال حاضر چند دسته کلی برای انتخاب از میان آن‌ها وجود دارد:

-    بسته حقوق و حسابداری برای کسب‌وکارهای کوچک
-    برنامه‌های نرم‌افزاری مدیریت کسب‌و‌کار
-    برنامه‌های کاربردی آنلاین تحت وب و نرم‌افزارهای رایگان.

 در زیر به شرح هر دسته و ذکر نمونه‌هایی از محصولات محبوب در هر گروه می‌پردازیم:
 

الف) برنامه حقوق و حسابداری برای کسب‌وکارهای کوچک
بسیاری از محصولات پرفروش در این گروه قرار دارند که از طریق ایجاد ابزارهای حسابداری، گزارشاتی که برای استفاده از اطلاعات مالی خود به آن‌ها نیاز دارید را فراهم می‌کنند که پاسخگوی اغلب نیازهای کسب‌و‌کارهای کوچک هستند. از پرفروش‌ترین آن‌ها در خارج از کشور می‌توان به QuickBooks Intuit اشاره کرد که در ورژن‌های مختلف موجود است و نسخه‌ای از آن را می‌توان در بخش add-ons در فایرفاکس یافت. Peachtree . یکی دیگر از محصولات محبوب و پرفروش در این زمینه است.

در ایران نرم افزار هایی مانند :

-    هلو محصول شرکت طرفه نگار
-    سپیدار محصول شرکت سپیدار سیستم
-    قیاس محصول گروه نرم افزاری سیاق
-    نرم افزار حسابداری سما (سیستم مالی ارگس ) محصول شرکت داده پردازان ارگس

جزء نرم افزار های محبوب می باشند که برای کسب و کارهای کوچک طراحی و تولید شده اند.

ب) نرم‌افزارهای مدیریت کسب‌و‌کار
در این گروه نرم‌افزارهایی با قیمت بالا‌تر و امکانات بیشتر قرار می‌گیرد که معمولا شامل دیگر توابع مالی که در پیگیری مناسب کسب‌و‌کار نیاز دارید نیز می‌شود مانند کنترل موجودی، مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، صدور صورت‌حساب، خرید و حتی مدیریت منابع سازمانی (ERP)

 از محبوب‌ترین نرم افزار‌ها در این حوزه در خارج از کشور می‌توان به netsuite و SAP و Oracle و Microsoft Nav  اشاره کرد که هر آنچه را در حوزه مالی بدان نیاز دارید در یک جا گرد آورده‌ است.

در ایران نیز نرم افزارهایی مانند :
-    همکاران سیستم
-    تدبیر محصول پردازش موازی سامان
-    رایورز
-    نرم افزار حسابداری باتیز محصول شرکت داده پردازان ارگس

دارای امکانات وسیعی هستند که می توانند بهترین گزینه ها برای کسب و کارهای بزرگتر باشند.

ج) نرم‌افزارهای رایگان
برخی شرکت ها برای نفوذ در بازار و گسترش کسب و کار خود تمام یا بخشی از نرم افزار خود را به صورت رایگان ارائه می کنند. اگر چه باید در مورد استفاده از نرم‌افزارهای رایگان محتاطانه عمل کرد ولی گاهی اوقات می بینیم که شرکت های معتبر نیز برای مدتی محدود نرم افزار خود را به صورت رایگان ارائه می کنند که فرصت مناسبی برای کسانی است که می خواهند در هزینه هایشان صرفه جویی کنند.

در ایران شرکت چارگون که معروفترین شرکت تولید کننده نرم افزار اتوماسیون اداری است و از نظر بنده برند اول بازار ایران است نرم افزار اتوماسیون اداری خود را به صورت کاملا رایگان ارائه می کرد. ولی نرم افزاری که ارائه می کرد یکی از بهترین نرم افزارهای موجود در بازار بود و پشتیبانی قوی نیز ارائه می کرد. البته پشتیبانی آن رایگان نبود ولی به هر حال مشتری در ابتدای کار هزینه بالایی پرداخت نمی کرد و بسیار به صرفه بود. در ایران شرکت داده پردازان ارگس اقدام به ارائه نرم افزار حسابداری مالی به صورت رایگان کرده است.

برای دریافت نرم افزار و کسب اطلاعات بیشتر می توانید به سایت شرکت داده پردازان ارگس مراجعه نمایید .http://argess.ir

نیازهای حسابداری خود را بشناسید
نخستین گام در انتخاب نرم‌افزار حسابداری این است که به آنالیز مناسب نیازهای مدیریتی و مالی خود بپردازید. در این راستا باید به سوالات واضح و سوالاتی که شمارا به فکر وا می‌دارد پاسخ دهید، برنامه‌ریزی و صرف زمان مناسب در این مرحله باعث می‌شود به این زودی نیازی به تغییر نرم‌افزار خود نداشته ‌باشید.

چه چیزهایی باید در مورد کسب‌و‌کار خود بدانید؟
قبل از هر چیز باید مطمئن شوید که سواد مالی شما در حد مطلوبی قرار دارد، چرا که بسیاری این تصور اشتباه را دارند که لازم نیست در مورد حسابداری مالی چیزی بدانند چرا که نرم‌افزار به جای آن‌ها این کار را انجام‌ می‌دهد . روش‌های زیادی وجود دارد که یک مدیر می‌تواند در زمینه اطلاعاتی که کسب‌و‌کار وی نیاز به نگهداری دارد تا بر مبنای آن تصمیمات صحیح بگیرد و گزارش‌هایی که باید تهیه شود اطلاعات کسب کنند. مانند خواندن کتاب، گذراندن کلاس‌های مرتبط با این موضوع و سرچ در اینترنت.

موضوع مورد توجه دیگر نوع کسب‌و‌کار شماست که باید متناسب با آن اطلاعات خاصی را نگهداری کنید. برای مثال اگر شما یک تولیدکننده هستید باید در مورد لیست کالا، ادارهٔ بخش‌ها و کارگران اطلاعات کافی داشته باشید یا یک کیلینیک نیاز به برنامه‌ای خاص در زمینه صدور صورت‌حساب مربوط به شرکت‌های بیمه دارد البته ممکن است بسیاری از مدیران این کار را بر عهده مشاوران بگذارند.

با حسابدار و کارکنان خود صحبت کنید
اگر در کسب‌و‌کار خود دارای حسابدار یا مشاور هستید بهتر است قبل از هرگونه اقدامی با این افراد متخصص مشورت کنید. اکثر آن‌ها تجربه کار با افراد و مشاغل مشابه شما را داشته‌اند و به‌خوبی نوع کسب‌و‌کار شما و نیازهای مرتبط با آن را می‌شناسند در نتیجه قادرند نرم‌افزاری را به شما معرفی کنند که از طریق آن، اطلاعاتی که در حوزه محاسبات مالی شرکت بدان‌ها نیاز دارید به بهترین شکل جمع‌آوری می‌شود.

در فرآیند حسابداری شرکت شما، توجه به بخش IT، تقریبا به اندازه حسابداری اهمیت دارد، چرا که باید امکانات سخت‌افزاری خود را نیز به‌ خوبی بشناسید. بسته نرم‌افزارهای حسابداری از دیتابیس‌های بزرگی استفاده می‌کنند و معمولا شامل چندین دیتاتیبل است که با هم کار می‌کنند بنابراین قبل از هر چیز امکانات سخت‌افزاری خود را بررسی کنید چرا که با افزایش اطلاعات حسابداری که معمولا به سرعت اتفاق می‌افتد، فضای سخت‌افزاری بیشتری برای ذخیره این اطلاعات لازم می‌شود.

قبل از آغاز به خرید باید به چه نکاتی توجه کنید؟

الف) محدودیت‌های بودجه خود را بشناسید
نکته کلیدی میزان بودجه شماست. نرم‌افزارهایی مانند سما و هلو خیلی هزینه‌بر نیستند اما هرچه بر نرم‌افزارهای حسابداری که ویژهٔ فعالیت‌های صنعتی هستند تمرکز کنید قیمت بالا و بالا‌تر می‌رود، بیشتر آن‌ها با خدمات کمکی مانند نصب، تاسیسات، آموزش و آپدیت همراه هستند، هرچه نرم‌افزار‌ها از حالت عمومی خارج شده و به فعالیت‌های خاص‌تر اختصاص یابد هزینه آن‌ها نیز بالا‌تر می‌رود و معمولا به پرداخت‌های سالانه برای آپدیت نیاز دارند که باید تمام این هزینه‌ها را به عنوان فاکتوری در اختصاص بودجه‌های خود در نظر بگیرید.

ب) با مشاورانی در حوزه سایر کسب‌و‌کار‌ها و نرم‌افزار‌ها در تماس باشید
سعی کنید بفهمید افراد دیگر که در صنعت مشابه شما فعالیت دارند از چه راهکارهایی استفاده می‌کنند البته مشخصا به دلیل مسائل رقابتی رسیدن به آن مشکل است اما حداقل از نحوه فعالیت برخی از رقیبان خود مطلع شوید. نشست‌ها و میزگرد‌ها می‌تواند بهترین مکان برای اینگونه گفتگو‌ها باشد همچنین می‌توانید از حسابدار خود در این رابطه سوال کنید چرا که احتمالا برای افرادی دیگر در صنعت شما کار کرده ‌است.

ج) لیستی از توقعات خود آماده کنید
پس از اینکه اطلاعات لازم را دریافت کردید لازم است با خود فکر کنید که توقع دارید یک نرم‌افزار حسابداری چه کارهایی برای شما انجام دهد، البته مسلما نمی‌توانید برنامه‌ای بیابید که پاسخگوی تمام خواسته‌های شما باشد، از این رو باید لیست توقعات خود را اولویت‌بندی کنید.
بسیار مهم است که شرکتی که از آن نرم افزار حسابداری و یا نرم افزار اتوماسیون اداری می خرید امکان اعمال تغییرات در نرم افزار را بر اساس نیاز شما داشته باشد. ممکن است شما نیاز خاصی داشته باشید که هم اکنون در هیچ نرم افزاری نباشد ولی شرکتی که شما از آن نرم افزار می خرید می تواند آنرا برای شما انجام دهد. سفارشی سازی نرم افزار اتوماسیون اداری برای خیلی از شرکت ها مهم و حیاتی است. بنابراین در انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری این امر را مد نظر داشته باشید.

و بالاخره، تصمیم نهایی را بگیرید!
اکنون شما مراحل لازم را طی ‌کرده‌اید، با افرادی داخل و خارج از سازمان خود صحبت کرده‌اید و با ادعای فروشندگان مختلف در مورد نرم‌افزار آن‌ها آشنا شده‌اید، برخی نرم‌افزارها را تست کرده‌اید یا حداقل شمای کلی آن را مشاهده کرده‌اید، اکنون همه چیز به شما بستگی دارد، به نیازهای آنالیز شده خود اولویت دهید و اطمینان حاصل کنید که گزینه انتخابی شما بیشتر فاکتورهای مهم مورد نظر شما را پوشش می‌دهد و بدانید که بهترین بسته نرم‌افزار حسابداری وجود ندارد ولی مسلما بسته‌ای وجود دارد که برای شما بهترین باشد.

منبع : گروه نرم افزار حسابداری و اتوماسیون اداری ارگس
این خبر توسط گروه نرم افزار حسابداری و اتوماسیون اداری ارگس برای سایت آماده شده است