مدیران علاقه‌مندند که سرعت انجام کارهای جاری و روزمره‌ را در سازمان تحت اختیار خود بالا ببرند. یکی از کارهایی که معمولا زمان زیادی صرف انجام آنها می شود کارهای مکاتبات اداری و رسیدگی اداری به نامه های اداری و درخواست‌های اداری و غیره می‌شود.

تحقیقات نشان می‌دهد سازمان‌ها و شرکت‌هایی که اتوماسیون اداری ندارند و به صورت دستی و سنتی نامه های اداری خود را کنترل و مدیریت می کنند ، عملا تنها از ۳۰٪ زمانی که صرف فرایند‌هایشان کرده‌اند، ارزش افزوده دریافت می‌کنند و از ۷۰٪ باقیمانده غیر از اتلاف وقت و هزینه چیزی عایدشان نمی‌شود. یعنی 70 درصد از انرژی شرکت در کارهای اداری به هدر می رود و این فقط به علت فقدان یک نرم افزار اتوماسیون اداری قوی و خوب می باشد.

نرم افزار اتوماسیون اداری، با خودکارسازی بخش‌های متنوعی از فرایندهای اداری، و گردش الکترونیکی نامه های اداری در سازمان ، راه حلی جهت رفع مشکلات اداری مطرح شده در بالا محسوب می‌شوند. در ادامه، برخی از تعاریف متعددی که در زمینه اتوماسیون اداری ارائه شده است را مرور می‌کنیم:

تعریف اتوماسیون اداری

طبق تحقیقات گروه نرم افزار حسابداری و اتوماسیون اداری ارگس ، تعاریف متعددی از سیستم‌های اتوماسیون اداری ارائه شده است. برخی از این تعاریف به شرح زیر است:

سیستم یا نرم افزار اتوماسیون اداری یک سیستم اطلاعاتی یا نرم افزار مبتنی بر رایانه است که وظیفه جمع‌آوری، ذخیره و توزیع مستندات، پیام‌های الکترونیک و سایر فرم‌های ارتباطات اداری را بین افراد، گروه‌های کاری و سازمان‌ها بر عهده دارد.

بخش‌هایی از این سیستم‌ها عموما شامل نرم‌افزارهای پردازش کلمه، تصویر برداری مستندات، تقویم و غیره است.

طبق تعریفی که در سایت ویکی پدیا در تعریف واژه office automation آمده است: «نرم افزارهای اتوماسیون اداری نرم افزارهایی متنوعی که برای ایجاد، جمع آوری، ذخیره و تغییر اطلاعات اداری مورد نیاز برای انجام کارهای اصلی سازمان به صورت الکترونیکی مورد استفاده قرار می‌گیرند. ذخیره سازی داده‌های خام، انتقال الکترونیک و مدیریت اطلاعات کسب و کار الکترونیک، فعالیت‌های اصلی یک سیستم اتوماسیون اداری را تشکیل می‌دهند. اتوماسیون اداری به خودکار سازی و بهینه سازی رویه‌های جاری سازمان‌ها کمک می‌کند.

کلمه اتوماسیون اداری در خارج از ایران به تمامی ابزار‌ها و روش‌هایی که برای فعالیت‌های دفتری و اداری به کار برده می‌شود اطلاق می‌شود که امکان پردازش داده‌های نوشتاری، دیداری و شنیداری را با استفاده از کامپیو‌تر امکانپذیر می‌سازند. اتوماسیون اداری به منظور فراهم آوردن ابزاهایی جهت ساده سازی، بهبود و خودکار سازی فعالیت‌های سازمان از جمله مدیریت داده‌های اداری، هماهنگی جلسات و غیره بوجود آمده است.

بر اساس گزارش گروه نرم افزار حسابداری و اتوماسیون اداری ارگس ، آنچه از آن به عنوان سیستم اتوماسیون اداری و یا نرم افزار اتوماسیون اداری و یا به طور کلی تر اتوماسیون اداری یاد می‌شود، شکل تکامل یافته سیستم دبیرخانه و ثبت نامه های اداری است که برای جایگزین شدن روش دستی ثبت و شماره‌دهی مکاتبات شامل انواع نامه‌های اداری به کار می‌رفت.

امروزه سیستم‌های نرم‌افزاری اتوماسیون اداری در ایران با دید مکانیزه کردن مکاتبات اداری سازمان شامل گردش فرم‌ها، نامه‌های اداری و به طور کلی مکاتبات اداری داخل و خارج یک سازمان طراحی شده است که در سازمان‌هایی مانند سازمان‌های دولتی و خدماتی، بخش مهمی از عملیات اداری سازمان محسوب می‌شود.

اتوماسیون اداری شامل چه بخش‌هایی است؟

یک سیستم اتوماسیون اداری یا نرم افزار اتوماسیون اداری از بخش‌های مختلفی تشکیل شده است. همانطور که در بالا نیز اشاره شد، امروزه سیستم‌های اتوماسیون اداری تکامل یافته‌اند و طیف وسیعی از فعالیت‌های اداری سازمان را پوشش می‌دهند و به همین دلیل شامل ماژول‌های متنوعی است که هر کدام بخش‌هایی از فرایند‌های اداری یا فعالیت‌های اداری یک سازمان را در برمی گیرند.

اولین بخش اتوماسیون اداری ، بخش دبیرخانه است

مهمترین بخش یک سیستم اتوماسیون اداری بخش مربوط به عملیات دبیرخانه است که شامل فرایندهای ثبت نامه اداری ، ارجاع نامه های اداری ، کارتابل پرسنل و بایگانی است.

این بخش از اتوماسیون اداری هسته اولیه و اساسی نرم افزار اتوماسیون اداری است. در این بخش عملیات‌های مختلفی از اسکن نامه های اداری ، ورود اطلاعات نامه های اداری ، ثبت شماره اندیکاتور برای نامه های اداری ، توزیع و پیگیری چرخه نامه‌های اداری دریافتی تا تهیه پیش‌نویس، گردش، امضا و ثبت و چاپ نامه‌های ارسالی انجام می‌شود.

در این بخش از سیستم اتوماسیون اداری، از ابزارهای ورودی و خروجی متعددی مانند اسکنر، چاپگر، قلم نوری، فکس مودم، ایمیل سرور و غیره استفاده می‌شود.

بخش دوم اتوماسیون اداری ، فرم‌ساز و موتور گردش فرم است

نامه‌های اداری ، تنها مستندات اداری یک سازمان نیستند و برخی از مکاتبات اداری سازمان‌ها در قالب فرم‌های اداری و با جریان کاری معینی در سازمان گردش پیدا می‌کنند. به همین دلیل بخش دیگری به سیستم‌های اتوماسیون اداری اضافه شده است که به نام «فرم‌ساز و موتور گردش فرم» شناخته می‌شود. این بخش وظیفه طراحی انواع فرم‌های سازمانی و گردش آن‌ها را در قالب جریان‌های کاری از پیش تعریف شده دارد. ثبت، نگهداری و بازیابی اطلاعات این فرم‌ها به طور کامل در سیستم اتوماسیون اداری مدیریت می‌شوند.

مدیریت جلسات و سامانده

برنامه ریزی جلسات، قرارهای کاری، پیگیری و مدیریت آن‌ها و نگهداری مستندات مربوط به آن‌ها از جمله مهم‌ترین بخش کارهای اداری یک سازمان به شمار می‌آید و زمان زیادی را نیز به خود اختصاص می‌دهد. یکی از بخش‌های سیستم‌های اتوماسیون اداری به تنظیم، ثبت و نگهداری، برگزاری و پیگیری جلسات و مستندات آن‌ها اختصاص می‌یابد. این بخش معمولا شامل تقویم کاری، مدیریت جلسات و قرارهای کاری، مدیریت فعالیت‌ها و پروژه‌ها و غیره است.

آرشیو الکترونیک

با گذشت زمان و افزایش تعداد و حجم مستندات در سازمان، نیاز به ابزاری جهت آرشیو و بایگانی آن‌ها وجود دارد. بسیاری از سیستم‌های اتوماسیون اداری بخشی را نیز به عنوان آرشیو الکترونیک و مدیریت مستندات دارند که علاوه بر نگهداری و دسته بندی اسناد سازمانی، امکان جستجو و دستیابی سریع و آسان را نیز فراهم می‌کنند.

پرتال مکاتبات برون سازمانی

فراهم آمدن بسترهای جدید ارتباطی بر مبنای شبکه‌های کامپیوتری، موجب شده است دولت‌ها و سازمان‌ها به منظور کاهش هزینه‌های ایاب و ذهاب و افزایش رضایتمندی و تسریع در ارائه خدمت به ارباب رجوع، امکان ارسال و پیگیری درخواست و کارهای اداری در محیط خارج از سازمان را یک الزام بدانند. برای پاسخ به این الزام سازمان‌ها و در راستای طرح تکریم ارباب رجوع بخش پرتال برون سازمانی نیز امروزه به سیستم‌های اتوماسیون اداری اضافه شده است تا امکان ردگیری مکاتبات را در خارج از سازمان و برای کاربران برون سازمانی فراهم کند.

کارتابل آفلاین

سیستم‌های اتوماسیون اداری با توجه به پراکندگی جغرافیایی سازمان‌ها و نوع دسترسی به آن‌ها تنوع یافته‌اند. برخی از آن‌ها در شبکه محلی قابل دسترس هستند و برخی دیگر تحت وب می‌باشند. در سیستم‌های اتوماسیون اداری تحت وب برای قسمت‌هایی از نرم‌افزار که اهمیت ویژه‌ای دارند نوع آفلاین نیز در نظر گرفته می‌شود تا در شرایطی که دسترسی به اینترنت با سرعت مطلوب امکانپذیر نیست بتوان به صورت غیر برخط به اطلاعات دست یافت. از جمله آن‌ها می‌توان به کارتابل آفلاین اشاره کرد. شما به عنوان مدیر یک سازمان می‌توانید کارتابل خود را در هر نقطه جغرافیایی مرور کرده و امور مربوط به نامه‌ها را انجام دهید و در اولین برقراری ارتباط با سیستم آن‌ها را به روز نمایید.

بخش‌های دیگری نیز به تدریج به سیستم‌های اتوماسیون اداری اضافه شده است که هر کدام از آن‌ها جهت افزایش مکانیزاسیون کار‌ها در سازمان و تسهیل ارائه خدمات درون و برون سازمانی ایجاد شده‌اند:

صندوق پیام
سامانه ارسال پیام کوتاه
سامانه ارسال و دریافت فکس و پست الکترونیک
گزارش ساز

اتوماسیون اداری ارگس چیست؟

سیستم اتوماسیون اداری تحت وب ارگس، ضمن ساماندهی فرایندهای سازمانی، امکان انجام مکاتبات اداری را به صورت الکترونیک از هر نقطه جغرافیایی با سرعت بالا، سهولت کاربری و در محیطی امن فراهم می‌کند. سیستم اتوماسیون اداری تحت وب ارگس با ایجاد بستری مناسب برای ثبت و گردش نامه و انواع فرم‌های سازمانی، پیگیری دقیق، گزارش اقدامات لازم و مدیریت بهینهٔ جلسات، ضمن سرعت بخشیدن به روند مکاتبات درون سازمانی، امکان تعامل الکترونیک برون سازمانی را نیز فراهم می‌کند. مجموعه این امکانات با بهره‌گیری از بر‌ترین فناوری‌های تولید نرم‌افزار، با کاربری ساده و امنیت بالا ساخته شده است.

برای کسب اطلاعات بیشتر به صفحه اتوماسیون اداری قلم مراجعه کنید.

گردآوری و تالیف: گروه وبگردی نرم افزار حسابداری و اتوماسیون اداری ارگس

منبع : گروه نرم افزار حسابداری و اتوماسیون اداری ارگس
این خبر توسط گروه نرم افزار حسابداری و اتوماسیون اداری ارگس برای سایت آماده شده است