نرم افزار اتوماسیون اداری قلم

نرم افزار اتوماسیون اداری قلم

نرم افزار اتوماسیون اداری قلم

نرم افزار اتوماسیون اداری داده پردازان ارگس نرم افزاری است که تمام امکانات مربوط به اتوماسیون اداری که در بازار می باشد را دارا می باشد. این اتوماسیون اداری شامل دو زیر سیستم اساسی است.

1- زیر سیستم دبیرخانه در اتوماسیون اداری قلم 

در دبیرخانه بخش اطلاعات پایه و قسمت ثبت نامه وجود دارد که در آن نامه های وارده  صادره را ثبت و نگهداری می کنند.

2- زیر سیستم کارتابل در نرم افزار اتوماسیون اداری قلم

در قسمت کارتابل در نرم افزار اتوماسیون اداری قلم گردش نامه ها وجود دارد. در این قسمت هر شخصی یک کارتابل دارد که تمام نامه هایی که در اتوماسیون اداری قلم به وی ارجاع می شود را در کارتابل مخصوص خود می بیند.



نرم افزار اتوماسیون اداری قلم دارای امکانات زیادی می باشد برخی از امکانات این نرم افزار در زیر آمده است.

  • اطلاعات پایه در اتوماسیون اداری 
  • تعریف و تنظیمات دبیرخانه
  • عملیات ثبت نامه های اداری در اتوماسیون اداری
  • عملیات کارتابل و ارجاعات 
  • عملیات پیامها و کارتابل پیامها
  • تعریف جانشین و تفویض کارها
  • سیستم فرمساز
  • مدیریت جلسات و قرارها و تقویم
  • هشدارها و اطلاع رسانی
  • کاربران و سطوح دسترسی
  • گزارشات اتوماسیون اداری 
  • پرونده ها و پروژه ها

 

اطلاعات پایه اتوماسیون اداری قلم

  1. امکان تعریف موضوعات نامه های اداری و کلید واژگان به صورت ساختار درختی
  2. امکان تعریف انواع طبقه بندی امنیتی نامه اداری (عادی و محرمانه و ...)
  3. امکان تعریف انواع ارجحیت نامه اداری (عادی، فوری، آنی و ..)
  4. امکان تعریف روش ارسال نامه اداری (دستی، پیک، ارباب رجوع، پست و ...)
  5. امکان تعریف انواع روابط بین نامه های اداری  (مانند عطف، پیرو، جوابیه و...)
  6. امکان تعریف  دلائل ارجاع، شرحها و پارافهای پرتکرار در اتوماسیون اداری 
  7. امکان تعریف پست های اداری سازمانی داخل سازمان و خارج سازمان به صورت درختی

  1. امکان تعریف اشخاص (حقیقی و حقوقی ) طرف مکاتبات اداری (شامل نام سازمان، سمت سازمانی، نام شخص، آدرسهای پستی، شماره های تلفن و فکس،  Emailو سایر جزئیات).
  2. امکان تعیین پست سازمانی هر شخص در اتوماسیون اداری قلم
  3. تعریف گروههای مکاتباتی اداری داخلی و خارجی، شخصی و عمومی.
  4. امکان تعریف انواع مدارک پیوست نامه اداری (از قبیل کتاب، مجله ، سی دی و ...)
  5. امکان تعریف کلاسه های بایگانی نامه های اداری (محل های بایگانی نامه های اداری) به صورت ساختار درختی برای تعیین محل فیزیکی بایگانی نامه
  6. امکان تعریف انواع الگو برای تایپ و چاپ نامه اداری

تعریف و تنظیمات دبیرخانه در اتوماسیون اداری قلم

  1. امكان تعريف چندين دبيرخانه در اتوماسیون اداری قلم به طور مجزا برای ثبت نامه های اداری 
  2. امکان مشخص کردن فرمت شماره نامه اداری برای هر دبیرخانه بر اساس سال و ماه و کد دبیرخانه و حروف ثابت و اندیکاتور
  3. امکان تعیین شماره اولین نامه اداری وارده / صادره ثبتی در تنظیمات دبیرخانه در اتوماسیون اداری قلم
  4. امکان تعیین مستقل یا وابسته بودن شماره اندیکاتور نامه های اداری وارده و صادره به هم
  5. امکان تعیین فرستنده و گیرنده پیش فرض برای نامه های اداری صادره و وارده

 

عملیات ثبت نامه ها در اتوماسیون اداری قلم

  1. امکان ثبت نامه وارده اداری در نرم افزار اتوماسیون اداری قلم

  1. امکان تعیین محرمانگی (عادی، محرمانه و ...)  برای نامه اداری وارده
  2. امکان تعیین اولویت (عادی، فوری و ...) برای نامه اداری وارده
  3. امکان تعیین موضوع نامه به صورت ساختار درختی برای نامه اداری وارده
  4. امکان تایپ چکیده نامه اداری وارده
  5. امکان تعیین محل بایگانی نامه اداری وارده
  6. امکان ثبت اطلاعات مربوط به نامه های اداری عطف و پیرو و مرتبط ، برای نامه اداری وارده 
  7. امکان تعیین مدارک پیوست و تایپ شرح آنها (مانند کتاب و سی دی و ...) برای نامه اداری وارده
  8. امکان اسکن نمودن تصویر نامه اداری وارده در اتوماسیون اداری 
  9. امکان الصاق نمودن کلیه فایلهای الکترونیکی از قبیل فایلهای Word و Excel و تصویری و صوتی و انواع فقشه ها و مدارک دیگر به نامه اداری وارده و گردش آنها همراه نامه اداری وارده

  1. امکان ثبت اطلاعات مربوط به سایر گیرندگان و رونوشت های نامه اداری وارده
  2. امکان اصلاح Edit نامه تا قبل از ارسال به کارتابل گیرنده اصلی نامه
  3. امکان تایید ثبت نامه وارده برای ارسال به کارتابل گیرنده اصلی نامه
  4. امکان ثبت نامه وارده بدون شماره (شماره خالی/ سیار/ ندارد و ...)
  5. امکان ثبت نامه اداری داخلی در اتوماسیون اداری
  6. امکان تعیین محرمانگی (عادی، محرمانه و ...)  برای نامه اداری داخلی
  7. امکان تعیین اولویت (عادی، فوری و ...) برای نامه اداری داخلی
  8. امکان تعیین موضوع نامه به صورت ساختار درختی برای نامه اداری داخلی
  9. امکان تایپ چکیده نامه اداری داخلی در اتوماسیون اداری 
  10. امکان تعیین محل بایگانی نامه داخلی در اتوماسیون اداری
  11. امکان ثبت اطلاعات مربوط به نامه های عطف و پیرو و مرتبط ، برای نامه داخلی
  12. امکان تعیین مدارک پیوست و تایپ شرح آنها (مانند کتاب و سی دی و ...) برای نامه اداری داخلی در اتوماسیون اداری قلم
  13. امکان الصاق نمودن کلیه فایلهای الکترونیکی از قبیل فایلهای Word و Excel و تصویری و صوتی و انواع فقشه ها و مدارک دیگر به نامه اداری وارده و گردش آنها همراه نامه اداری وارده 
  14. نامه اداری داخلی پس از ثبت در اتوماسیون اداری قلم به صورت اتوماتیک به کارتابل گیرنده اصلی منتقل می شود.
  15. امکان ثبت پیش نویس نامه اداری صادره در اتوماسیون اداری قلم
  16. امکان تعیین کلیه موارد مربوط به نامه از قبیل محرمانگی، اولویت ، موضوعات ، عطف و پیرو برای نامه پیش نویس
  17. امکان ارجاع و اصلاح پیش نویس صادره تا زمان نهایی شدن آن
  18. امکان امضاء و برداشتن امضاء پیش نویس نامه اداری در اتوماسیون اداری قلم
  19. امکان تایید و تبدیل به پیش نویس به نامه صادره و ارسال به دبیرخانه
  20. ثبت شماره اندیکاتور در مرحله تبدیل پیش نویس به نامه اداری صادره در اتوماسیون اداری قلم
  21. امکان تعیین الگوی نامه و چاپ نامه صادره
  22. امکان ثبت ارسال نامه صادره و ثبت نحوه ارسال آن

 

عملیات کارتابل و ارجاعات در اتوماسیون اداری قلم

کارتابل نامه های اداری  یکی از پرکاربردترین فرمهای مربوط به اتوماسیون اداری قلم است که توسط همه پرسنل یک سازمان مورد استفاده قرار می گیرد. در حقیقت هر کاری که به یک نفر یا یک سمت سازمانی ارجاع داده می شود در کارتابل وی قرار می گیرد. در زیر نمونه ای از کارتابل در نرم افزار اتوماسیون اداری نمایش داده شده است.

 

  1. امکان تعریف یک یا چندین کارتابل برای یک شخص در سازمان در اتوماسیون اداری قلم (برای افرادی که چندین پست دارند)
  2. امکان رویت نامه های اداری ارجاع شده برای هر شخص در کارتابل مخصوص به خود در اتوماسیون اداری قلم
  3. امکان رویت مدارک پیوست و تصویر الکترونیکی نامه اداری در کارتابل اتوماسیون اداری قلم
  4. امکان افزودن مدارک پیوست جدید به نامه اداری در کارتابل و در حین گردش نامه در سازمان همراه با ثبت اطلاعات شخص ثبت کننده آن مدرک پیوست جدید
  5. امکان ثبت اقدامات انجام شده روی نامه توسط شخص در کارتابل اتوماسیون اداری قلم
  6. امکان مشاهده ارجاعات نامه از زمان ثبت تا آخر و شرح ارجاعات و اقدامات انجام شده توسط اشخاص مختلف

  1. امکان ارجاع نامه اداری به دیگران به صورت تکی و یا گروهی به صورت اصل نامه و یا رونوشت نامه
  2. امکان ارجاع به چندین نفر با یک شرح ارجاع و یا به صورت شرح ها و دستورالعمل های مختلف برای هر شخص خاص به صورت اصل و یا رونوشت
  3. امکان ثبت سئوالات و جوابهای مختلف پیگیری بر روی ارجاع خاص جهت پرهیز از دستورالعمل های شفاهی
  4. امکان بایگانی کردن شخصی و خارج کردن از بایگانی شخصی و گردش مجدد نامه در سازمان
  5. امکان بایگانی کردن دائم
  6. امکان ثبت پیش نویس روی نامه اداری ارجاع شده در اتوماسیون اداری قلم
  7. امکان ساختن پوشه های مجازی مختلف در کارتابل و انتقال نامه ها به آن پوشه ها جهت دسته بندی کارها
  8. امکان افزودن به لیست پیگیری در ارجاع نامه اداری در اتوماسیون اداری قلم

 

عملیات کارتابل پیامها در اتوماسیون اداری قلم

  1. هر شخص که به عنوان کاربر در سیستم تعریف می شود دارای کارتابل پیام شبیه به یک Email می شود.
  2. امکان رویت پیامهای وارده برای هر شخص در کارتابل پیام مخصوص به خود 
  3. امکان رویت مدارک و تصاویر پیوست
  4. امکان افزودن مدارک پیوست جدید به پیام در کارتابل و در حین گردش پیام در سازمان همراه با ثبت اطلاعات شخص ثبت کننده آن مدرک پیوست جدید
  5. امکان ارجاع (Forward)  پیام به افراد دیگر همراه با اضافه کردن یا حذف قسمتی از متن پیام
  6. امکان حذف پیام از لیست پیامها
  7. امکان پاسخ به پیام (Reply) همراه با کم و زیاد کردن مدارک پیوست و متن پیام
  8.  امکان ثبت و ارسال پیام جدید با مدارک پیوست دلخواه برای یک یا چندین نفر به صورت همزمان
  9. امکان رویت پیامهای صادره
  10. امکان رویت پیامهای حذف شده

تعریف جانشین و تفویض کارها در اتوماسیون اداری قلم

  1. امکان تعریف جانشین در اتوماسیون اداری قلم
  2. امکان تفویض بخشی از کارها و نامه ها اداری به جانشین در اتوماسیون اداری قلم
  3. امکان تعیین محدوده زمانی برای جانشین در اتوماسیون اداری قلم

گزارشات و جستجوی نامه در اتوماسیون اداری قلم

  1. جستجوي نامه اداری بر اساس تمام فيلدها در اتوماسیون اداری قلم
  2. جستجوي ارجاعات نامه در اتوماسیون اداری
  3. جستجوي پيام ها در اتوماسیون اداری

 

در نرم افزار اتوماسیون اداری قلم ، گزینه ای وجود دارد با عنوان تنظیم جلسات که در آن جلسات کاری و اداری را تنظیم نموده و شرکت کنندگان را در آن مشخص می کنند. 

وقتی قرار است که جلسه ای برگزار شود ، آنگاه در نرم افزار اتوماسیون اداری قلم مشخصات جلسه از قبیل تاریخ برگزاری و موضوع جلسه و افراد شرکت کننده در جلسه مشخص می شوند. 

در یک تقویم کاری نیز که در منوی کارتابل قرار داده شده است هر کسی می تواند جلساتی که قرار است در آن شرکت کند را می بیند.

 

نرم افزار اتوماسیون اداری شرکت داده پردازان ارگس در دو نسخه نرم افزار اتوماسیون اداری تحت ویندوز و اتوماسیون اداری تحت وب ارائه شده است.

 

درخواست دمو

برای کسب اطلاعات بیشتر فرم زیر را پر کنید تا کارشناسان ما در اسرع وقت با شما تماس بگیرند

 
 

سایر موارد

نقش نرم افزار در توسعه کسب و کار

نقش نرم افزار در توسعه کسب و کار

کسب و کار شما هر چیزی که باشد ، وجود نرم افزار در

ﺳﻪشنبه 26 ارديبهشت 1396

حذف ۹ درصد مالیات بر ارزش افزوده از بیمه شخص ثالث

حذف ۹ درصد مالیات بر ارزش افزوده از بیمه شخص ثالث

گروه نرم افزار حسابداری و اتوماسیون اداری ارگس -

ﺳﻪشنبه 10 اسفند 1395

تغییر مالیات بر ارزش افزوده به مصرف  خنده سازمان مالیاتی، نگاه نگران مردم

تغییر مالیات بر ارزش افزوده به مصرف خنده سازمان مالیاتی، نگاه نگران مردم

گروه نرم افزار حسابداری و اتوماسیون اداری ارگس -

ﺳﻪشنبه 10 اسفند 1395

افزایش حقوق‌ها متناسب با تورم

افزایش حقوق‌ها متناسب با تورم

گروه نرم افزار حسابداری و اتوماسیون اداری ارگس -

ﺳﻪشنبه 10 اسفند 1395

واتس‌اپ و روش رقابتی جدید

واتس‌اپ و روش رقابتی جدید

نرم افزار ارگس - واتس‌اپ ویژگی جدیدی شبیه استوری د

چهارشنبه 4 اسفند 1395

برنامه نویسی دولت برای دولت

برنامه نویسی دولت برای دولت

یکی از اعضای کمیسیون تلفیق بودجه سال ۹۶ گفت: این ت

یکشنبه 1 اسفند 1395

لیست نرم افزار های حسابداری

لیست نرم افزار های حسابداری

مشخصات نرم افزار حسابداری بیت در سایت accsoft.ir ث

پنجشنبه 28 بهمن 1395

تعطیلی شنبه ها به جای پنجشنبه ها

تعطیلی شنبه ها به جای پنجشنبه ها

گروه نرم افزار حسابداری باتیز به نقل از سایت های خ

ﺳﻪشنبه 26 بهمن 1395

خبرهای اقتصادی و حسابداری جدید 3

خبرهای اقتصادی و حسابداری جدید 3

نرم افزار حسابداری باتیز ، مدیر عامل انجمن صادرات

پنجشنبه 21 بهمن 1395

30 درصد از مالیات بر ارزش افزوده سهم شهرداریها به شهرکهای صنعتی تعلق گرفت

30 درصد از مالیات بر ارزش افزوده سهم شهرداریها به شهرکهای صنعتی تعلق گرفت

گروه نرم افزار حسابداری و اتوماسیون اداری ارگس -

دوشنبه 18 بهمن 1395

 3 روز بارش مستمر در ایران ولی بارش ها هنوز منفی

3 روز بارش مستمر در ایران ولی بارش ها هنوز منفی

با وجود 3 روز بارش مستمر در اقصی نقاط کشور، در تما

دوشنبه 11 بهمن 1395

اخبار متفرقه اقتصادی و مالی برای حسابداران 6

اخبار متفرقه اقتصادی و مالی برای حسابداران 6

نرم افزار حسابداری - برخی از خبرهای حسابداری و اقت

شنبه 9 بهمن 1395

رکورد جدید علی‌بابا در فروش

رکورد جدید علی‌بابا در فروش

ارگس – شرکت علی‌بابا با افزایش ۵۴ درصدی در فروش و

شنبه 9 بهمن 1395

 رشد مخارج مصرفی در کدام دولت منفی شد

رشد مخارج مصرفی در کدام دولت منفی شد

نرم افزار حسابداری - نمودار رشد مخارج مصرفی دولت ه

شنبه 9 بهمن 1395

اخبار جدید حسابداری برای حسابدارن

اخبار جدید حسابداری برای حسابدارن

نرم افزار حسابداری - نمایندگان مجلس دستگاه‌ها و شر

جمعه 8 بهمن 1395

اخبار متفرقه اقتصادی و مالی برای حسابداران 4

اخبار متفرقه اقتصادی و مالی برای حسابداران 4

چرا واردات تراریخته را 10 سال کتمان کردید؟ /کلانت

جمعه 8 بهمن 1395

اخبار متفرقه اقتصادی و مالی برای حسابداران 3

اخبار متفرقه اقتصادی و مالی برای حسابداران 3

دست رانتخوارانِ چسبیده به دولتمردان را کوتاه کنید

جمعه 8 بهمن 1395

اخبار متفرقه اقتصادی و مالی برای حسابداران 2

اخبار متفرقه اقتصادی و مالی برای حسابداران 2

شورای اقتصادی 5 ماه در اعلام نرخ خرید تضمینی محصول

جمعه 8 بهمن 1395

اخبار متفرقه اقتصادی برای حسابداران و مدیران مالی

اخبار متفرقه اقتصادی برای حسابداران و مدیران مالی

مذاکره ایران و ترکیه برای حذف دلار و یورو از تجارت

جمعه 8 بهمن 1395

برخی قوانین جدید مرتبط با حسابداری

برخی قوانین جدید مرتبط با حسابداری

برخی قوانین جدید مرتبط با حسابداری که باید همه حسا

پنجشنبه 7 بهمن 1395