اکثر مدیران اجرایی سازمان‌ها، خواهان داشبوردها یا همان گزارشات مدیریتی هستند؛ به این دلیل که داشبوردها زیبا و جذابند و مهمترین کار آنها تبدیل داده‌های عددی ملال‌آور به نمودارهای زیبا و مفهومی هستند.
ولی چه تعداد از مدیران یک سازمان دقیقاً می‌دانند که داشبورد (گزارشات مدیریتی) برای چیست و بایستی چگونه باشد؟ و چه نیازهایی از سازمان را برآورده می سازد؟ و اصولا بین وجود و عدم وجود گزارشات مدیریتی در سازمان چقدر تفاوت وجود دارد؟
مسئله اینجاست که هر کسی تصور می‌کند که می‌تواند داشبورد بسازد و یا اینکه حداقل می داند که داشبورد می‌بایست به چه صورتی باشد. خیلی از افراد به جای اینکه در مورد نحوه وجود داشبود بپرسند، فکر می کنند که مفهوم داشبورد را کامل می دانند.
در این مقاله ، تعدادی از اصولی که در ساخت داشبورد می‌بایست به آنها توجه شود، شرح داده می شود.
کارهایی که نباید انجام دهید
خیلی از مدیران مالی و بازرگانی در شرکت ها بر اساس اطلاعات خامی که از گزارشات نرم افزار حسابداری موجود دریافت می کنند اقدام به رسم نمودارهای گرافیکی توسط اکسل می کنند. در حقیقت برای خودشان یک سری گزارشات خلاصه شده از اطلاعات بدست آمده از نرم افزار حسابداری در اکسل درست کرده اند. این افراد فکر می کنند که با ورود یک نرم افزار داشبورد یا همان گزارشات مدیریتی باید عینا گزارشات و نمودارهای اکسل را در آن نرم افزار داشبورد دوباره بازسازی نمایند.
شما این اشتباه را تکرار نکنید. یک داشبورد را بر اساس یک گزارش صفحه گسترده موجود (مثلا یک فایل اکسل) نسازید و نمودارها، گراف‌ها و پس‌زمینه‌های موجود در فایل اکسل خود را در داشبوردتان دوباره پیاده سازی نکنید. خارج از چارچوبی که سبک‌های کلاسیک و عادی اکسل در اختیار شما می‌گذارد، فکر کنید.
قرار نیست که داشبورد به مهمترین و اصلی‌ترین ابزار تحلیل داده‌ها تبدیل شود. این یک اشتباه رایج است که اکثر مدیران مالی و حسابداری و دیگر مدیران ارشد سازمان به آن دچار می‌شوند.
با وجود آنکه داشبوردها، ابزاری ویژه برای تصمیم‌سازی بهینه هستند، ولی به تنهایی پاسخ‌گوی تمامی نیازهایتان در کار نبوده و نمی‌تواند مشکلات عظیم را حل و فصل نماید.
باید به این فکر باشید که چگونه داشبوردها می‌توانند با سایر ابزارها و فرآیندهای کسب‌وکار موجود، یکپارچه شده و آنها را پشتیبانی نمایند.
باید پیش از طراحی گرافیکی داشبود و یا گزارشات مدیریتی ، متریک‌های مورد نیاز سازمان خود را شناسایی نمایید. برای مدیران بسیار وسوسه برانگیز است که دست به طراحی داشبورد بزنند و شکل و چگونگی آن را تعیین کنند، چرا که این مرحله جذاب به نظر می‌رسد.
اما ابتدا باید بدانیم که از داشبورد چه می خواهیم و داشبورد قرار است که چه امکاناتی به ما بدهد و چه نیازهایی را برای ما برآورده نماید و سپس در مورد جلوه‌های گرافیکی تصمیم گرفته و مناسب‌ترین را انتخاب نماییم.
یک داشبورد باید چنین باشد
اگر لازم است شرحی در مورد داشبورد و کارکردهای آن به کاربران بدهید. به آنها بگویید که دقیقا از داشبورد چه می خواهید تا بتوانند دوباره آن را به بهترین وجه برای شما طراحی کنند.
بعد از طراحی داشبورد توسط تیم IT ، بهترین روش تست داشبورد، ارائه آن به کاربر استفاده کننده است البته بدون هیچ‌گونه توضیحی. پس از این کار، بررسی کنید که کاربر تا کجا بدون کمک شما می‌تواند پیش برود. داشبوردی که طراحی و ساختار خوبی داشته باشد، خود گویای عملکرد خویش است.