برای کسب و کارها و سازمانها ، انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب برای کسب و کارشان یک موضوع مهم و حیاتی به شمار می رود. واقعیت این است که انتخاب نرم افزار حسابداری نامناسب یک فاجعه بزرگ برای کسب و کارها به حساب می آید.
لایل زیادی می توان برای این قضیه بر شمرد.
اولین دلیلی که می توان بر این ادعا آورد این است که برای خرید نرم افزار حسابداری باید هزینه پرداخت نمایید و اگر نرم افزار حسابداری خریداری شده برای کس بو کار شما مناسب نباشد کل آن هزینه سوخت شده است. زیرا نرم افزار حسابداری قابل پس دادن نیست و جنس سخت هم نیست که بتوان آنرا به عنوان یک کالای دست دوم فروخت. مثلا در مقایسه نرم افزار حسابداری با خودرو مشخص می شود که اگر شما یک خودرو بخرید و مناسب شما نباشد می توانید با قیمت کمتر آنرا به شخص دیگری بفروشید.
دومین دلیلی که می توان برای آن اقامه نمود هزینه های آموزش و راه اندازی است. در صورتی که نرم افزار حسابداری مناسب برای کسب و کار خود تهیه نکنید آنگاه هزینه هایی که برای آموزش پرسنل و راه اندازی آن پرداهت کرده اید همه به یکباره از بین می رود.
سومین دلیل اینکه بعد از مدتی ورود اطلاعات در نرم افزار حسابداری، هیچ گزارش درستی نیم توانید از آن تهیه نمایید. این باعث می شود که تمام اطلاعات وارد شده در نرم افزار حسابداری نا مناسب را یا باید به نرم افزار حسابداری جدید منتقل نمایید و یا قید گزارشگیری از نرم افزار حسابداری را بزنید.
نرم افزار حسابداری نا مناسب زیان های زیادی برای کسب و کار دارد که در بالا نام بردیم. به موارد بالا می توان زیان های مالی و احتمالا حتی ورشکستگی را نیز افزود.
حال این سوال پیش می آید که چگونه تشخیص دهیم که یک نرم افزار حسابداری برای کسب و کار ما مناسب است و کدام یک مناسب نیست؟
جواب این مطلب را می توان در چندین مقاله بر شمرد.
اول اینکه قبل از انتخاب نرم افزار حسابداری نیازهای حال و آینده خود و نوع کسب و کار و اندازه کسب و کار را مد نظر بیاوریم و لیستی از نیازهای کسب و کار را تهیه کنیم و مشخص کنیم که کدامیک از این ویژگیها باید توسط نرم افزار حسابداری برطرف شوند.
هدف این کار بررسی، تحلیل و ارزیابی عوامل اصلی یک سازمان می باشد که می بایست آنها را در انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب مد نظر قرار دهد.
بعد از اینکه نیازهای سازمان خود را شناختیم و فهمیدیم که نرم افزار حسابداری را برای چه نیازهایی قرار است خریداری کنیم آنگاه می رویم سراغ بسته های نرم افزار حسابداری که در بازار ایران وجود دارند.
قبل از هر چیز بر خود لازم می دانم که نرم افزار حسابداری را حتما از یک شرکت ایرانی بخرید. نرم افزار حسابداری مانند نرم افزار ورد یا اکسل نیست که خارجی آن بهتر باشد. شاید در مقاله دیگری بین نرم افزار حسابداری ایرانی و خارجی مقایسه ای صورت دادم ولی در اینجا به طور خلاصه توصیه می شود که نرم افزار حسابداری ایرانی خریداری نمایید.
در مقاله زیر بنده دلیل اینکه چرا باید نرم افزار حسابداری ایرانی بخریم را توضیح داده ام.
نرم افزارهای حسابداری موجود در بازار ایران طیف وسیعی دارند. برخی از نرم افزارها ادعا می کنند که فقط نرم افزار حسابداری و مالی هستند. و برای نیازهای خاص امکاناتی ندارند. مثلا خیلی از نرم افزارهای حسابداری بخش توزیع و پخش مویرگی ندارند. یا برخی دیگر از نرم افزار های حسابداری ممکن است بخش تولید و بهای تمام شده نداشته باشند یا اینکه داشته باشند ولی یک پکیج عمومی داشته باشند و مثلا برای صنعت خاصی مثل تولید رنگ نداشته باشند.
برخی از نرم افزارها ادعا می کنند که فقط فروشگاهی هستند و نسخه فروشگاهی آنها از شرکتی جدا است. برخی هم ادعا می کنند که هم نرم افزار فروشگاهی دارند و هم شرکت های کوچک و هم نرم افزار برای شرکت های بزرگ و صنعتی و ....
مثلا شرکت همکاران سیستم و شرکت داده پردازان ارگس اینگونه هستند. همکاران سیستم نرم افزار فروشگاهی دشت را دارد که برای فروشگاهها مفید است در مقابل نرم افزار حسابداری بیت محصول شرکت داده پردازان ارگس قرار دارد.
همکاران سیستم نرم افزار سپیدار را برای شرکت های متوسط وارد بازار کرده است و شرکت داده پرداان ارگس نرم افزار حسابداری سما را برای شرکت های متوسط به بازار ارائه کرده است.
همکاران سیستم نرم افزار حسابداری همکاران که سیستم جامع است برای شرکت های بزرگ وارد بازار کرده است و شرکت ارگس نرم افزار حسابداری باتیز را برای شرکت های بزرگ وارد بازار کرده است.