هر سند رسید و حواله انبار می بایست ریالی شده و سند حسابداری متناسب با آن در نرم افزار حسابداری مالی صادر شود، نحوه ثبت سند و ارتباط واحدهای انبار و خرید در موضوعات "نمونه روش اجرایی فرآیند خرید کالا یا خدمات" و "نمونه روش اجرایی انبارداری و مدیریت انبارها" قابل دسترسی از صفحه نخست بیان شده است.
مبنای ریالی نمودن سند های رسید در انبارهای قطعات یدکی و ملزومات مصرفی و انبار های نیمه ساخته، انبارهای محصول بر مبنای فاکتورهای خرید، هزینه مالیات، هزینه های حصول یا تولید کالا می باشد و مبنای ریالی نمودن حواله ها در این انبارها بر مبنای رسید های انبار و با استفاده از یکی از روش های استاندارد ارزیابی موجودی های انبار (جهت اطلاعات بیشتر به مبحث "حسابداری انبار" مراجعه شود) می باشد.
در این مبحث نحوه ثبت برخی سند های حسابداری در نرم افزار حسابداری بصورت نمونه ذکر شده است:
نحوه تنظیم سند مربوط به خرید کالا یا خدمات در نرم افزار حسابداری :
مثال: در صورتی که جنس خریداری شده از نوع قطعات و ملزومات باشد سند حسابداری آن به صورت زیر در نرم افزار حسابداری ثبت خواهد شد:
حساب زیر بدهکار:
عنوان حساب کل: موجودی مواد و کالا.
عنوان حساب معین: موجودی قطعات و لوازم یدکی.
عنوان تفضیل: انبار قطعات و ملزومات (نام انبار).
شرح سند: رسید انبار شماره... فاکتور شماره... خرید از شرکت/فروشگاه ... .
حساب زیر بستانکار:
عنوان حساب کل: سایر حسابها و اسناد پرداختنی.
عنوان حساب معین: سایر حسابهای پرداختنی.
عنوان تفضیل: شرکت/فروشگاه...... (شخص یا شرکت یا فروشگاهی که از آن جنس خریداری شده است).
شرح سند: رسید انبار شماره... فاکتور شماره... خرید از شرکت / فروشگاه ... .
مثال: در صورتی که جنس خریداری شده از نوع مواد اولیه تدارک شده توسط مشتری باشد، سند حسابداری آن در نرم افزار حسابداری به صورت زیر خواهد بود:
حساب زیر بدهکار:
عنوان حساب کل: موجودی مواد و کالا.
عنوان حساب معین: موجودی مواد اولیه.
عنوان تفضیل: (انبار مواد اولیه) (نام انبار).
شرح سند: رسید انبار شماره... فاکتور شماره... خرید از شرکت/فروشگاه ... .
حساب زیر بستانکار:
عنوان حساب کل: پیش دریافت ها.
عنوان حساب معین: پیش دریافت فروش محصولات.
عنوان تفضیل: (شخص یا شرکت یا فروشگاهی که کالا را تدارک داده است).
شرح سند: رسید انبار شماره... فاکتور شماره... خرید از شرکت / فروشگاه ...
مثال: در صورتی که جنس خریداری شده از نوع مواد اولیه باشد و نیاز به محاسبه مالیات بر ارزش افزوده باشد، سند حسابداری به صورت زیر در نرم افزار حسابداری ثبت می شود:
حساب زیر بدهکار:
عنوان حساب کل: موجودی مواد و کالا.
عنوان حساب معین: موجودی مواد اولیه.
عنوان تفضیل: (انبار مواد اولیه) (نام انبار).
شرح سند: رسید انبار شماره... فاکتور شماره... خرید از شرکت/فروشگاه ... .
عنوان حساب کل: سایر حسابها و اسناد دریافتنی.
عنوان حساب معین: مالیات و عوارش بر ارزش افزوده.
عنوان تفضیل: مالیات اعتبار ارزش افزوده.
شرح سند: مالیات بر ارزش افزوده رسید انبار شماره... فاکتور شماره... خرید از شرکت/فروشگاه ... .
حساب زیر بستانکار (مبلغ کل فاکتور + مبلغ مالیات):
عنوان حساب کل: حسابها و اسناد پرداختنی.
عنوان حساب معین: حسابهای پرداختنی.
عنوان تفضیل: شرکت/فروشگاه...... (شخص یا شرکت یا فروشگاهی که از آن جنس خریداری شده است).
شرح سند: رسید انبار شماره... فاکتور شماره... خرید از شرکت / فروشگاه ...
خرید خدمات:
مثال: خدمات خریداری شده برای تعمیر ماشین آلات را می توان بصورت زیر انجام داد.
حساب زیر بدهکار:
عنوان حساب کل: هزینه های عملیاتی.
عنوان حساب معین: تعمیر و نگهداری ماشین آلات و تجهیزات تولید.
عنوان تفضیل: (مرکز هزینه)
شرح سند: فاکتور خرید خدمت شماره ......... از شرکت ................
بستانکار:
عنوان حساب کل: سایر حسابها و اسناد پرداختنی.
عنوان حساب معین: سایر حساب های پرداختنی.
عنوان تفضیل: (نام شرکت یا شخص انجام دهنده خدمات)
شرح سند: فاکتور خرید خدمت شماره ......... از شرکت ................
عنوان حساب کل: سایر حسابها و اسناد پرداختنی.
عنوان حساب معین: مالیات تکلیفی اشخاص ثالث.
عنوان تفضیل: اداره دارائی 5% مالیات تکلیفی.
شرح سند: مالیات فاکتور خرید خدمت شماره ......... از شرکت ................