حوزه بازرگانی به عنوان یکی ازده حوزه نرم افزار حسابداری یکپارچه ارگس (نرم افزار حسابداری باتیز) می باشد. در حوزه بازرگانی چهار زیر سیستم وجود دارد که عبارتند از :
- نرم افزار فروش و مشتریان (نرم افزار پخش مویرگی در این قسمت قرار می گیرد)
- نرم افزار مدیریت ارتباط به مشتری (CRM)
- نرم افزار خدمات پس از فروش
- نرم افزار فروشگاه اینترنتی
در زیر به تفکیک امکانات و ویژگی های هر کدام از این نرم افزارها را بیان می کنیم تا شما بهترین تصمیم گیری را برای شما فراهم کنیم.
نرم افزار فروش و مشتریان ارگس
نرم افزار فروش ارگس با ثبت و پردازش سفارش مشتریان و صدور و چاپ اسناد فروش از جمله پیش فاکتور، حواله، فاکتور فروش، مجوز و فاکتور برگشت از فروش، تمام فرایندهای فروش شما را ساماندهی کرده و به افزایش میزان فروش سازمان کمک می‌کند. این سیستم با فراهم کردن امکان کنترل وضعیت موجودی محصولات، مدیران فروش را قادر می‌سازد با مدیریت مناسب تعهدات خود نسبت به مشتریان، هزینه‌های نگهداری کالا را به حداقل برسانند و نیز با ارزیابی دقیق وضعیت حساب مشتریان، فروشی بیش از میزان اعتبار و نقدینگی حساب آنها انجام ندهند.
افزون بر این، نرم افزار فروش داخلی با برقراری ارتباط یکپارچه با نرم افزار انبار و نرم افزار حسابداری ارگس، مدیران ارشد سازمان را در بودجه‌ریزی و سیاست‌گذاری فروش یاری می‌کند.
مزایای استفاده از نرم افزار فروش ارگس
کمک به برقراری ارتباط تجاری مناسب با مشتریان و افزایش رضایت آنها
سیستم فروش داخلی با ایجاد بانک اطلاعات مشتریان و گروه بندی آنها با توجه به نیاز کاربران و مدیریت و کنترل وضعیت حساب مشتریان و اعتباردهی به آنها امکان ارائه قیمت و تخفیف‌های متفاوت به مشتریان براساس لیست قیمت را فراهم کرده و به این ترتیب به برقراری ارتباط تجاری مناسب با مشتریان کمک کرده و رضایت آنها را افزایش می‌دهد.
کمک به سیاست‌گذاری مدیران درباره تولید محصولات
سیستم فروش داخلی با فراهم کردن اطلاعات لازم درباره فروش محصولات از جمله مقایسه‌ی میزان فروش در دوره‌های مختلف به مدیران کمک می‌کند با توجه به حجم سفارشات دریافتی در مورد ادامه فعالیت بر روی محصولات تصمیم‌گیری و سیاست‌گذاری کنند.
ارائه اطلاعات دقیق و به موقع از وضعیت فروش و میزان سودآوری محصولات
نرم افزار فروش داخلی با تبادل اطلاعات بین نرم افزار انبار و مراکز فروش مستقر در نقاط جغرافیایی مختلف و نیز اطلاع‌رسانی از زمان و میزان محصولات تحویل شده به مشتریان که از طریق ارتباط یکپارچه با نرم افزار انبار انجام می‌شود، اطلاعات دقیق و به موقعی از وضعیت فروش محصولات و میزان سودآوری آنها در اختیار مدیران قرار می‌دهد.
متناسب سازی رویه‌های فروش، قیمت‌گذاری و اعطای تخفیف برای هر گروه مشتری
نرم افزار فروش داخلی با ارائه امکان تعریف عوامل افزاینده و کاهنده فروش همچون انواع تخفیف‌ها و مالیات و عوارض بر مبنای محصول و مشتری به مدیران کمک می‌کند تا رویه‌های فروش، قیمت‌گذاری و اعطای تخفیف را متناسب با رابطه تجاری با هرگروه از مشتریان تعیین کنند به گونه ای که در نهایت به افزایش فروش محصولات بینجامد.
امکانات نرم افزار فروش ارگس
- امکان مرور وضعیت حساب مشتریان با دقت و سرعت بالا
- ارتباط با سرویس پیام کوتاه (SMS) برای ارتباط به‌روز با مشتریان
- ثبت اعلامیه بدهکار و بستانکاری مشتری
- ارائه گزارش صورت‌حساب فروش کالا طبق فرمت ارائه شده‌ی وزارت دارایی
- ارائه خلاصه وضعیت گردش حساب مشتریان
- مدیریت ثبت و بررسی درخواست‌های فروش و رسیدگی به آنها
- مکان دریافت اطلاعات درخواست مشتریان از طریق دستگاههای موبایل و تبلت
- صدور فاکتورهای فروش به‌صورت خودکار پس از تحویل محصول به مشتریان
- گزارش پرفروش‌ترین کالا در یک گروه
- گزارش فروش به تفکیک مراکز فروش، محل‌های جغرافیایی، بازاریاب‌ها، مشتریان و گروه‌های کالا
- گزارش سود و زیان فروش محصولات
- تعیین حساب‌های فروش متعدد، تخفیفات فروش و قیمت تمام‌شده برای هرکالا یا هرگروه از کالاها
- تعیین مهلت پرداخت برای خریداران
- صدور اسناد حسابداری فروش و ارتباط یکپارچه با نرم‌افزار حسابداری ارگس
- صدور حواله فروش و اعلام تحویل به انبارمحصول
- کنترل موجودی قابل فروش و امکان رزرو موجودی هنگام صدورپیش فاکتور
- صدور پیش فاکتور فروش و اعلام شرایط فروش به مشتریان
- انعطاف در رویه پاسخگویی و فرایند فروش به مشتریان مختلف
- مدیریت اطلاعات و عملکردبازاریاب‌ها و کارشناسان فروش به تفکیک مراکز فروش
- محاسبه پورسانت فروش برای هر یک از بازاریاب‌هاو صدور اعلامیه پورسانت
- پشتیبانی از قانون مالیات و عوارض بر ارزش افزوده
- تنظیم فرایندهای فروش به دلخواه کاربر
- اعمال حقوق دسترسی در سطوح مختلف فرم‌ها و اطلاعات سیستم
- مدیریت فرایند برگشت از فروش
- ارتباط با زیر سیستم انبارردیابی و تعیین مقدار ردیابی در حواله‌های صادره به انبار
- تعریف وسایط نقلیه
نرم افزارمدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
پایه‌های تجارت در عصر حاضر بر روی مشتریان هر مجموعه بنا نهاده شده است. مشتری مهمترین عامل شکوفایی وضعیت اقتصادی هر واحد تجاری می‌باشد. بنابر این پیش‌بینی و کسب آگاهی از نیازهای مشتریان و تلاش برای مرتفع نمودن آنها و بالا بردن کیفیت خدمات و محصولات ارائه شده از مهمترین وظایف مدیران هر شرکت می‌باشد. نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری ارگس علاوه بر پایین آوردن هزینه برقراری ارتباط با مشتریان، به برقراری و تثبیت رابطه‌ای سودمند با مشتریان کمک شایانی می‌کند.
مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری ارگس
کمک به برقراری ارتباط تجاری مناسب با مشتریان و افزایش رضایت آنها
سیستم مدیریت ارتباط با مشتری ارگس با ایجاد بانک اطلاعات مشتریان و ثبت و پردازش کلیه تماس های مشتری با شرکت و بالعکس، مدیریت و کنترل وضعیت حساب مشتریان و تاریخچه ارتباطات با مشتری را فراهم کرده و به این ترتیب به برقراری ارتباط تجاری مناسب با مشتریان کمک کرده و رضایت آنها را افزایش می‌دهد.
کمک به سیاست‌گذاری مدیران درباره نیازهای مشتریان و بازار
سیستم مدیریت ارتباط با مشتری ارگس با فراهم کردن اطلاعات لازم درباره درخواست های مشتریان ، به مدیران کمک می‌کند با توجه به نیازهای جدید مشتریان و درخواست های آنها در مورد تولید محصولات جدید و بهینه سازی محصولات موجود تصمیم‌گیری و سیاست‌گذاری کنند.
ارائه اطلاعات دقیق و به موقع از وضعیت فروش و سودآوری محصولات در آینده
از ویژگیهای مهم نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری ، تخمین و ارائه اطلاعات از میزان فروش در آینده و تصمیم گیری در مورد راه اندازی کمپین های تبلیغاتی خاص می باشد .
امکانات نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری ارگس
- تعریف مشتریان بالقوه (حقیقی، حقوقی)
- تعریف مشتریان واقعی (حقیقی، حقوقی)
- تعریف رتبه بندی ، وضعیت و زمینه ی فعالیت مشتری بالقوه
- امکان تعریف عوامل فروش در سطوح مختلف همراه با تخصیص و محاسبه ی پورسانت جهت فروش های صورت گرفته (کاملا یکپارچه با نرم افزار فروش)
- امکان تعریف رقبا و قیمت کالاهای رقیب
- امکان زمانبندی برای تماس بایک مشتری(مشتری بالقوه) به صورت تلفنی؛ حضوری؛ ارسال فکس؛ ایمیل و...
- تعریف کار برای عوامل(پرسنل) بصورت دوره ای (روزانه، هفتگی،ماهانه) و با امکان قرار دادن آلارم برای عوامل(پرسنل)
- امکان مشاهده کارهای تعریف شده برای هریک از عوامل توسط مدیر مربوطه
- نمایش آخرین وضعیت مشتری (مشتری بالقوه) در هنگام تماس مشتری (مشتری بالقوه) از قبیل آخرین پیش فاکتور، آخرین تماس و متن صحبتهای انجام شده و ...
- امکان ثبت گزارشات روزانه (ویزیت های حضوری یا تلفنی، سؤال ها و جواب های صورت گرفته با مشتری (مشتری بالقوه) و تغییر وضعیت (state) مشتری (مشتری بالقوه) از یک مرحله در روال تعریف شده به مرحله بعد
- امکان نمایش وضعیت کنونی مشتری در روال بازاریابی تعریف شده برای این مشتری و پیشنهاد مرحله ی بعدی انجام کار
- امکان ثبت هزینه های بازاریابی درهر ملاقات حضوری از قبیل ایاب و ذهاب، اشانتیون و ...
- ثبت پیش فاکتور برای مشتری (مشتری بالقوه)
- تهیه ی گزارشات روزانه، هفتگی و ماهانه ی تماس های حضوری و تلفنی در رابطه با یک مشتری، مشتری بالقوه و یا بازاریاب ها
- پیگیری آخرین وضعیت مشتریان(مشتریان بالقوه) در هر لحظه
- گزارش صورت هزینه انجام شده در رابطه با یک مشتری(مشتری بالقوه)
- گزارش از تماس های گرفته شده در یک بازه تاریخی
- امکان ارسال ایمیل و فکس و پیامک
- لینک نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری با نرم افزار حسابداری باتیز
سوالات متداول در مورد نرم افزار فروش و CRM ارگس
1- این نرم افزار در چه شرکت هایی نصب شده است و کسب و کار آن شرکت ها در چه زمینه ای است؟
نرم افزار فروش شرکت داده پردازان ارگس در شرکت های مختلفی نصب و راه اندازی شده است. بیش از 4 سال است که این نرم افزار به بازار ارائه شده است و نام بردن تمام شرکتهایی که در حال استفاده از این نرم افزار هستند مقدور نیست. ولی می توان گفت که این نرم افزار فروش در حال حاضر در شرکت های خدماتی و بازرگانی نصب و راه اندازی شده است. شرکت خضرا زمان و شرکت شبکه گستر نمونه هایی از شرکت های بازرگانی هستند و ایران پارافین و گروه تولیدی دالتون نمونه هایی از شرکت های تولیدی هستند که از نرم افزار فروش و مدیریت ارتباط با مشتری ارگس استفاده می کنند.
2- آیا این نرم افزار با نرم افزار حسابداری و انبار به صورت یکپارچه ارتباط دارد؟
بلی ، کاملا همین طور است. هر گاه فاکتور فروشی در نرم افزار فروش صادر شود به صورت اتوماتیک سند حسابداری آن در نرم افزار حسابداری ارگس ثبت و مانده حساب مشتری به روز رسانی می شود.
3- آیا می توان فقط نرم افزار فروش و مدیریت ارتباط با مشتری را خریداری کرد و سپس سایر سیستم ها را خریداری و به آن متصل نمود؟
بلی. شما می توانید هر کدام از سیستم ها را خریداری نمایید و سپس سایر سیستم ها را خریداری و به آن متصل نمایید. مثلا شما می توانید فقط نرم افزار فروش و مدیریت ارتباط با مشتری CRM را خریداری نمایید و سپس سایر نرم افزارها را خریداری و راه اندازی نمایید.البته به علت یکپارچه بودن سیستم ها با هم شرکت تسهیلاتی برای خرید سایر نرم افزارها در اختیار مشتری قرار می دهد. تا مشتریان کلیه قسمت های سیستم را یکجا خریداری نمایند و از همان ابتدا به صورت یکپارچه از سیستم استفاده نمایند.
4- پشتیبانی نرم افزار فروش و CRM شما چگونه است ؟
نرم افزار فروش و CRM ارگس تا شش ماه گارانتی دارد. یعنی تا شش ماه هر باگی یا مشکلی داشته باشد به رایگان برطرف می شود و نسخه جدید ارائه می شود. بعد از شش ماه ، شما می توانید با شرکت قرارداد پشتیبانی منعقد کنید که به سه صورت امکان پذیر است و به دلخواه می توانید یکی از آنها را انتخاب نمایید.
مدل پشتیبانی فول :
- دریافت کلیه نسخه های جدید نرم افزار به صورت رایگان
- پشتیبانی به صورت تلفنی
- پشتیبانی به صورت آنلاین و با استفاده از TeamViewer
- اعزام کارشناس در صورت نیاز
مدل پشتیبانی الکترونیکی (E Support) :
- دریافت کلیه نسخه های جدید نرم افزار به صورت رایگان
- پشتیبانی به صورت تلفنی
- پشتیبانی به صورت آنلاین و با استفاده از TeamViewer
- اعزام کارشناس در صورت نیاز (هزینه ایاب و ذهاب جداگانه محاسبه خواهد شد)
مدل پشتیبانی موردی (Per Case) :
- دریافت کلیه نسخه های جدید نرم افزار به صورت رایگان
- پشتیبانی به صورت تلفنی (هزینه ساعتی محاسبه می شود)
- پشتیبانی به صورت آنلاین و با استفاده از TeamViewer (هزینه ساعتی محاسبه می شود)
- اعزام کارشناس در صورت نیاز (هزینه ایاب و ذهاب جداگانه محاسبه خواهد شد)
5- در صورت درخواست ، آیا تغییرات مورد نیاز مشتری در نرم افزار فروش و مدیریت ارتباط با مشتری اعمال می شود ؟
بلی. تغییرات به دو صورت هستند. یا اینکه مربوط به توسعه نرم افزار فروش هستند و برای همه کاربران کاربرد دارد و یا اینکه خاص هر مشتری هستند و برای دیگر مشتریان کاربردی ندارد.
در هر دو صورت ، تغییرات درخواستی اعمال خواهد شد. فقط هزینه اعمال تغییرات خاص که برای دیگران کاربرد ندارد بیشتر است.
روش کار به صورت زیر است:
- ابتدا کاربر تغییرات مورد نیاز خود را به شرکت اعلام می کند.
- شرکت نیازها را بررسی و امکان انجام آنرا بررسی می کند.
- در صورت امکان پذیر بودن ، هزینه انجام آن درخواست ها را به کاربر اعلام می کند.
- در صورت تایید مشتری، آن تغییرات اعمال شده و تحویل کاربر می شود.
6- من یک نرم افزار حسابداری و فروش قدیمی دارم ، آیا امکان کانورت اطلاعات از سیستم قدیم به نرم افزار ارگس وجود دارد ؟
بلی. تا جایی که امکان داشته باشد این کار صورت خواهد پذیرفت. این کار با هماهنگی و کمک شما می تواند تا حدود زیادی موفقیت آمیز باشد. مثلا می توان اطلاعات مشتریان و کالاها را به راحتی کانورت نمود.