گرچه این مقاله در مورد کنترل کیفیت نرم افزار حسابداری نوشته شده است ولی می تواند برای کنترل کیفیت سایر محصولات نرم افزاری هم لحاظ گردد. مثلا می تواند برای کنترل کیفیت نرم افزار اتوماسیون اداری هم مورد استفاده قرار گیرد.

فعالیت هایی که در کنترل کیفیت صورت می گیرند عبارتند از 

1-کنترل طرح محصول و هم چنین طرح فرایند.
2-کنترل مواد ورودی.
3-کنترل حین تولیدبه منظور اقدامات پیشگیرانه.
4-مطالعات ویژه در فرایند با هدف ریشه یابی مشکلات اصلی.

در کنترل کیفیت نرم افزار حسابداری و یا کنترل کیفیت نرم افزار اتوماسیون اداری مورد دوم خیلی به کار نمی آید زیرا این محصولات نرم افزاری دارای مواد اولیه نیستند. در حقیقت نرم افزار یک محصول خاص است که بدون مواد اولیه تولید می شود.

بنابراین می توان موارد یک و سه و چهار را در کنترل کیفیت نرم افزار حسابداری لحاظ کرد که در زیر بیشتر به آنها می پردازیم. بد نیست که در اینجا به عوامل ایجاد کالای بی کیفیت نیز اشاره ای کنیم. عوامل ایجاد محصول بی کیفیت را می توان به صورت زیر لیست کرد.

1- خطاهای انسانی.
2- مواد اولیه.
3- ماشین آلات و ابزار آلات.
4- محیط تولید.
5- ضعف در طراحی.

در تولید نرم افزار حسابداری و یا تولید نرم افزار اتوماسیون اداری باید یادآوری کنم که خطاهای انسانی بیشترین نقش را خواهند داشت که اگر مجالی بود بیشتر به آن می پردازیم. نکته دیگر اینکه مورد دوم هم در اینجا کاربردی ندارد.

عوارض ناشی از محصول بی کیفیت هم می تواند به صورت زیر بیان شود.
1- ادعای خسارت از طرف استفاده کننده که اصطلاحا End User نامیده می شود.
2-برگشت محصولات تولید شده.
3-هزینه های اصلاحی.
4-هزینه های پیشگیرانه.
5-سلب اعتماد مشتریان از سازمان

یکی از چالش های پیش روی اکثر شرکت های تولیدی و خدماتی (از جمله شرکت های تولید کننده نرم افزار حسابداری و نرم افزار های دیگر مانند نرم افزار اتوماسیون اداری و ... ) هنگام مواجه شدن با پایین آمدن کیفیت محصول و خدمات آن ، یافتن علل این کاهش کیفیت است. مسلما مهمترین دلیل پائین بودن کیفیت محصول را می توان در بها ندادن و بی اهمیت تلقی کردن کنترل کیفیت می دانند.

اگر بحث کنترل کیفی در محصول تولید شده را کم اهمیت تلقی کنیم و به آن بها ندهیم آنوقت محصول تولیدی و یا خدمات ارائه شده روز به روز بدتر و بدتر به دست استفاده کننده رسیده و این باعث کاهش رضایت مشتریان و در نتیجه تعطیلی کسب و کارمان خواهد شد.

یکی از روشهای اولیه و ساده کنترل کیفیت نرم افزار حسابداری و یا نرم افزار اتوماسیون اداری تست آنها است. خیلی راحت نرم افزار را در یک محیط شبیه محیط مشتری نصب می کنیم و شروع می کنیم با آن نرم افزار کار می کنیم. در آن اطلاعات حسابداری وارد می کنیم و یا اگر نرم افزار اتوماسیون اداری است نامه ای در آ ثبت می کنیم و ... . 

سپس مانند یک کاربر واقعی از آن گزارش می گیریم و سپس گزارشات دریافتی را با اطلاعات وارد شده مقایسه می کنیم تا ببینیم که آیا سیستم پرداژش درستی بر روی اطلاعات ورودی ما داسته است یا نه؟

به بحث اصلی خود برگردیم. اولین شخص مسئول در حفظ کیفیت محصول و یا خدمات، مدیر مؤسسه تولیدی یا خدماتی است. زیرا مدیـــران بــایــد مــراحــل پیشرفت کــار را در تمــامی رده های شغلی در سیستم خود کنترل نمایند. 

پرسشی که در اینجا مطرح می شود این استکه که یک مدیر خوب چگونه باید بر محیط کار نظارت کند تا بتواند بالاترین میزان کیفیت را برای تولیدات کسب نماید. مثلا در یک شرکت تولید کننده نرم افزار مانند مایکروسافت که نرم افزار ویندوز و آفیس را تولید می کند و یا شرکت داده پردازان ارگس که نرم افزار حسابداری و نرم افزار اتوماسیون اداری تولید می کند، مدیران باید چه کارهایی برای بالا بردن کیفیت محصولات خود انجام دهند.

نکته مهم و شاید اولین نکته این استکه مدیران این شرکت ها باید افزایش کیفیت را در اولویت اول خود قرار دهند. عوامل مهمی می تواند برای یک شرکت مهم باشد. مثلا سودآوری ، افزایش تولید ، سهم بیشتر بازار و ... . در این بین کنترل کیفیت نیز باید یکی از مهمترین عوامل برای مدیر باشد. زیرا در صورتی که به کنترل کیفیت محصول تولید شده اهمیت داده نشود عوامل دیگر یا دست نیافتنی می شوند و یا به سرعت از بین می روند.

ارائه محصول بی کیفیت ، سود آوری ، سهم بازار و ... را از بین می برد. زیرا باعث کاهش مزیت رقابتی می شود.

بنابراین مدیران این شرکت ها باید در بودجه بندی ، بودجه کنترل کیفیت را فراموش نکنند و آن بودجه را صرف مسائل دیگری مثل تبلیغات و ... نکنند.

 در مقالات دیگر این بحث را ادامه خواهیم داد.