در نرم افزار حسابداری باتیز سطوح دسترسی در چند سطح انجام می شود. معمولا در تمام نرم افزارهای حسابداری که به بازار ارائه می شوند سطوح دسترسی وجود دارد. این قابلیت اگر چه جزء قابلیتهای جانبی به حساب می آید و اصطلاحا "نان فانکشنال" None Functional نامیده می شود ولی بسیار مهم می باشد. 

در برخی از نرم افزارهای حسابداری ، فقط یک کاربر با نرم افزار کار می کند ، بنابراین وجود یک نام کاربری و رمز عبور برای ورود به برنامه کفایت می کند و نیازی به سطوح بعدی در تعریف دسترسی ها نیست. ولی اگر تعداد کاربران سیستم زیاد باشد آنگاه نیاز به سطوح دسترسی قوی تری می باشد.

مثلا در نرم افزار اکسل که بر روی یک کلاینت نصب می شود، نیازی به تعریف کاربر و اعمال سطوح دسترسی نیست. حتی اگر نیاز هم باشد ، گذاشتن یک پسورد روی باز شدن فایل کفایت می کند. 

ولی برای مثال در نرم افزار مایکروسافت CRM باید سطوح دسترسی خیلی قوی اعمال شود. هر کاربری نباید بتواند به تمام قسمت های CRM دسترسی داشته باشد. یا برای نرم افزار حسابداری ، همه کاربران لازم نیست که به قسمت تعریف کدینگ حسابداری دسترسی داشته باشند. بلکه برخی کاربران فقط باید به فرم ثبت سند حسابداری دسترسی داشته باشند. 

با مقدمه ای که عرض شد ، می توان به راحتی حدس زد که نرم افزار حسابداری باتیز باید دارای سطوح دسترسی خیلی قوی باشد. خوب حالا بریم سراغ اصل مطلب.

گام اول برای تعریف سطوح دسترسی این است که با کاربر Admin یا همان "مدیر سیستم" وارد نرم افزار حسابداری باتیز شویم. برای اینکار باید نرم افزار حسابداری باتیز را اجرا کرده و نام کاربری و رمز عبور را وارد کرده و وارد سیستم شویم.

گام دوم عبارتست از رفتن به منوی "ابزارها و امکانات" و سپس انتخاب کاربران و سطوح دسترسی و در نهایت انتخاب گزینه "تعریف گروه کاربران" . در این فرم شما باید گروههای کاربران را تعریف نمایید. 

در نرم افزار حسابداری باتیز ، دسترسی ها به گروه کاربر داده می شود و بنابراین هر کاربری که عضو یک گروه خاص باشد تمام دسترسی های آن گروه را دارا خواهد بود. مثلا می توانید یک گروه با عنوان حسابدار تعریف کنید و دسترسی های آن را تنظیم کنید و بعد هر کاربری که به این گروه اضافه شود تمام دسترسی های گروه حسابدار را خواهد داشت.

گام سوم در تعریف سطوح دسترسی این است که گزینه "ویرایش حق دسترسی" را انتخاب نمایید و در این فرمی که باز می شود ، هر آیتمی را که می خواهید به آن گروه خاص دسترسی بدهید ، تیک کنید. 

گام چهارم عبارتست از تعریف کاربر 

گام پنجم عبارتست از اضافه نمودن کاربر به یک گروه کاربری