برنامه‌ریزی و سامان‌دهی فرآیند خرید و تأمین کالا و خدمات، به گونه‌ای که بهترین انتخاب با بالاترین کیفیت و مناسب‌ترین قیمت برای سازمان انجام شود، فعالیتی پیچیده و زمان‌بر است.

نرم‌افزار خرید و تدارکات به عنوان یکی از نرم‌افزارهای حوزه «لجستیک»، به منظور مکانیزه کردن فرآیندهای واحد تدارکات در سازمان‌های دولتی و خصوصی طراحی شده است.

در نرم افزارهای حسابداری یکپارچه ، نرم افزار خرید و تدارکات داخلی به عنوان یک زیر سیستم مهم و ضروری به حساب می آید. 

در طراحی و توسعه نرم افزار تدارکات و خرید داخلی، سعی بر این است تا علاوه بر توجه به مسائل فنی، به مسائل و موارد مطرح در محیط عملیاتی نیز توجه شود و از آنجا که سطح موجودی انبار در نقطه بهینه و مطلوب در نظر گرفته می‌شود، کمک شایانی به کاهش هزینه‌های خرید و در نهایت سودآوری سازمان می‌شود.

این سیستم به تصمیم‌گیری مدیران در انتخاب بهترین منبع برای تهیه مناسب‌ترین کالا یاری رسانده و فرآیندهای کاری مرتبط را تسهیل می‌کند. همچنین ضمن برقراری ارتباط با سایر نرم‌افزارهای دیدگاه روال‌های درون سازمانی را نیز در این حوزه مکانیزه می‌نماید.

همانطور که همه می دانیم این نرم افزار ارتباط تنگاتنگی با نرم افزار انبار و حسابداری انبار دارد. به عبارت دیگر فرآیند خرید در دو قسمت می تواند به نرم افزار انبار و حسابداری انبار متصل شود.

یکی زمانی که انباردار متوجه شود که موجودی یک کالا در انبار کافی نیست و باید درخواست خریدی برای آن صادر نماید. در این حالت انبار یک سفارش خرید به زیر سیستم تدارکات و خرید داخلی می فرستد.

دوم زمانی است که مرحله خرید به اتمام رسیده است و کالاهای خریداری شده باید وارد انبار شوند. در این حالت انباردار برای آن کالاها رسید انبار صادر می کند و سپس حسابداری انبار آن رسید انبار صادر شده را ریالی می کند. 

به هر حال زیر سیستم تدارکات و خرید داخلی باید از یک درخواست کالا شروع شود. بعد آن درخواست پردازش شده و در صورت کمبود موجودی در انبار به قسمت درخواست خرید وارد شده و پروسه تدارکات و تامین کالا شروع می شود.

برخی از امکانات نرم افزار تدارکات و خرید داخلی می تواند به شرح زیر باشد: