نرم افزار اتوماسیون اداری ، یکی از نرم افزارهای پرکاربرد در شرکت ها است. این نرم افزار که بسیاری از کارها را در داخل سازمان تسهیل می کند ، در برخی موارد می تواند برای سازمان نقش بسیار مهمی را ایفا نماید و هزینه های درون سازمانن را به شدت کاهش دهد. مدیران نیز به دنبال کاهش هزینه ها و افزایش درآمدها هستند. پس چه بهتر که از نرم افزار اتوماسیون اداری برای این منظور استفاده کنند.

اما ببینیم نرم افزار اتوماسیون اداری چگونه می تواند به کاهش هزینه ها کمک کند و در چه جاهایی هزینه های سازمان را افزایش می دهد. فرض کنیم یک شرکت حدود 300 نفر پرسنل دارد و از این 300 نفر ، حدود 100 نفر پرسنل آن اداری وو فروش و یا خدماتی و یا از مدیران تولید هستند. این را گفتم که بدانیم کارگران تولیدی معمولا با نرم افزار اتوماسیون اداری وو نرم افزار حسابداری در یک شرکت کار خاضی ندارند. 

معمولا مدیران و کارمندان اداری هستند که بیشتر با کامپیوتر و نرم افزارهایی مانند نرم افزار اتوماسیون اداری و یا نرم افزار حسابداری سر و کار دارند. مثلا اگر کسی حسابداری نباشد ، هیچ وقت سراغ نرم افزار حسابداری نمی رود در صورتی که یکک حسابدار همیشه با نرم افزار حسابداری سروکار دارد.

یکی از مواردی که در نرم افزار اتوماسیون اداری باعث کاهش هزینه ها می شود کم شدن گردش نامه های اداری به  صورت کاغذی است. نامه های اداری توسط نرم افزار اتوماسیون اداری و به صورت الکترونیکی جابجا می شوند. 

این جابجایی به صورت الکترونیکی چندین مزیت دارد . اول اینکه برای جابجایی نامه ها نیازی به نیروی خدماتی نیست. لزومی ندارد یک نفر به عنوان نامه رسان استخدام کنیم تا نامه ای را از یک اتاق مثلا مدیر عامل به اتاق نفر دیگر مثلا مدیر بازرگانی و یا مدیر مالی ببرد. مدیر عامل می تواند در نرم افزار اتوماسیون اداری با زدن یک کلید نامه را به صورتت الکترونیکی به دست مدیران زیر دست خود برساند. پس تا اینجا هزینه جابجایی نامه ها که توسط یک شخص انجام می شدد حذف شد و حدودا ماهیانه دو میلیون تومان در هزینه های شرکت صرفه جویی شد.

دومین مورد بحث کم شدن مصرف کاغذ در شرکت ها است. توسط نرم افزار اتوماسیون اداری می توان خروجی های نرم افزار حقوق و دستمزد را به اطلاع پرسنل رساند. مثلا فیش های حقوقی را دیگر لازم نیست جاپ کرد و به افراد داد. می توانن برای افراد یک کارتابل نامه درست کرد و فیش حقوقی هر شخص را به صورت نامه الکترونیکی به وی ارسال نمود. حذفف کاغذ از ارجاعات داخلی سازمان نیز می تواند نقش بسیار مهمی در کم کردن هزینه های سازمان داشته باشد.

ارسال اطلاعات به صورت الکترونیکی مختص نامه های اداری نیست. فرض کنیم که یک نرم افزار راس گیری چک دارید و با یک مشتری بر سر راس چکها و مبلغ چکها به توافق رسیده اید ولی می خواهید موافقت مدیر فروش و یا مدیر مالی و یاا حتی مدیرعامل را بگیرید و بعد به مشتری جنس بفروشید. می توانید چاپ خروجی نرم افزار راس گیری چک را به صورت یکک تصویر و به صورت ارجاع داخلی در نرم افزار اتوماسیون اداری برای مدیر عامل ارسال نمایید و تایید مدیرعامل را بابت راسس چکها دریافت نمایید. به این صورت می بینید که ارجاع الکترونیکی نامه ها چه اداری باشد و چه مالی باشد می تواند به بالا بردن سرعت انجام کارها کمک نماید. 

ولی این مقاله در مورد تایپ یا چاپ نامه ها بود. البته مطالب بالا به بحث ما کمک خواهد کرد. فرض کنیم نامه را می خواهیم توسط نرم افزار اتوماسیون اداری به صورت الکترونیکی در سازمان به گردش درآوریم. آنگاه برای تایپ محتویات نامه باید از یک نرم افزار تایپ استفاده کنیم. خیلی ها از نرم افزار ورد مایکروسافت استفاده می کنند. 

حالا اگر ما در شرکت مان حدود 200 کامپیوتر داشته باشیم مجبوریم که نرم افزار ورد مایکروسافت را روی 200 کامپیوتر نصب کنیم. این یک هزینه بسیار بالا روی دست ما خواهد گذاشت. اما اگر از نرم افزارهای تایپ تحت بو استفاده کنیم آنگاه هزینه ها به شدت پایین می آید. 

نرم افزار اتوماسیون اداری قلم محصول شرکت داده پردازان ارگس این قابلیت را به شما می دهد که به صورت تحت وب از  نرم افزار تایپ استفاده نمایید و بتوانید به راحتی نامه های اداری خود را تایپ کرده و به گردش درآورید.

زمانی که در نرم افزار اتوماسیون اداری قلم می خواهید نامه ای را تایپ نمایید نرم افزار به صورت اتوماتیک یک نرم افزار تایپ ورد را به صورت تحت وب به شما نمایش خواهد داد و شما می توانید نامه اداری خود را در آن تایپ نمایید. هیچ فرقی هم نمی کند که ویندوز شما چیست و یا در چه کامپیوتری با چه سیستم عاملی شما می خواهید نامه اتان را تایپ نمایید.