در هر نرم افزار کاربردی ، از جمله نرم افزار حسابداری باتیز و نرم افزار حسابداری سما و نرم افزار حسابداری بیت و یا نرم افزار اتوماسیون اداری قلم ، بحث مهمی وجود دارد و آن این است که باید برای استفاده از این گونه نرم افزار ها کاربر تعریف شود و به آن کاربر دسترسی لازم داده شود تا بتواند با قسمت های مختلف نرم افزار کار کند.
در نرم افزار حسابداری باتیز باید ابتدا گروههای کاربری را تعریف کنیم و برای آن گروهها سطوح دسترسی را تعریف کنیم.
در مرحله بعدی می توانیم کاربران را تعریف کرده و به گروهها اضافه کنیم. اینطوری هر کاربر تمام دسترسی های گروه خود را دارا خواهد بود.
برای مثال فرض کنیم می خواهیم برای تیم فروش دسترسی ایجاد کنیم. می توان دو گروه تعریف کرد. یکی برای کاربران فروش و یکی برای مدیران یا مدیر فروش که احتمالا دسترسی های بیشتری نسبت به کاربران فروش دارد.
ابتدا برویم سراغ تعریف گروه کاربری
برای تعریف گروه کاربری به منوی ابزارها و امکانات بروید و سپس گزینه کاربران و سطوح دسترسی را انتخاب نمایید:
سپس باید گزینه تعریف گروهها و سطوح دسترسی را انتخاب نمایید. تا اینجا فرمی برای شما باز می شود که می توانید در آن گروههای کاربری را تعریف نمایید و سطوح دسترسی هر گروه را هم انتخاب نمایید.
در این فرم با زدن دکمه جدید می توانید یک گروه کاربری ایجاد نمایید.
بعد از وارد کردن عنوان گروه با زدن دکمه تایید گروه کاربری را ذخیره نمایید.
تا اینجا ما یک گروه کاربری درست کردیم. شما می توانید به اندازه نیاز خود گروه کاربری درست نمایید. برای مثال یک گروه برای فروشندگان ، یک گروه برای مدیران فروش. یک گروه برای حسابداران و یک گروه برای رئیس حسابداری و مدیرمالی و ...
بعد از تعریف گروه نوبت به تعیین سطوح دسترسی می رسد.
مطابق شکل زیر ابتدا گروهی را می می خواهید سطوح دسترسی برای آن تعیین کنید را انتخاب نمایید و سپس دکمه ویرایش حق دسترسی را بزنید.
در این حالت فرمی باز می شود که تمام منوهای سیستم را به صورت ساختار درختی در خود دارد و شما می توانید آنها را به یک کاربر اختصاص دهید .
برای اینکه یک آیتم را تیک کنید باید از دکمه بالای صفحه یعنی اعطا / سلب حق دسترسی استفاده نمایید.