یکی از مواردی که تقریبا در تمام شرکت ها اتفاق می افتد ثبت هزینه ها است. در هر شرکتی معمولا مبلغی را به عنوان تنخواه به یک شخص می دهند (آن شخص هم معمولا پرسنل شرکت است و تنخواه دار نامیده می شود) تا هزینه های کوچک را پرداخت کند. 

برای مثال برخی از هزینه های گوچک عبارتند از : هزینه های آب و برق و تلفن - هزینه های پیک و حمل و نقل - هزینه های پذیرایی و قند و چایی و ...

پس برای راه اندازی سیستم تنخواه گردان باید ابتدا مبلغی را به عنوان تنخواه به تنخواه دار پرداخت کرد. ثبت این پرداخت در برگ پرداخت انجام می شود. بنابراین برای اینکه مبلغی را به تنخواه دار بپردازید باید قسمت پرداخت وجه در نرم افزار حسابداری بیت را ملاحظه نمایید.

بعد از اینکه مبلغ تنخواه به تنخواه دار پرداخت شد و تنخواه دار برخی از هزینه ها را پرداخت کرد، نوبت به ثبت آن هزینه ها در نرم افزار حسابداری بیت می رسد.