نرم افزار حسابداری باتیز یک نرم افزار حسابداری 6 سطحی است ، این 6 سطح عبارتند از سطح اول گروه - سطح دوم کل - سطح سوم معین
سطوح 4 و 5 و 6 تفضیلی های شناور هستند. برای تعریف تفضیلی ها و دسته بندی کردن آنها باید از این فرم گروه و زیر گروه تفضیلی استفاده کرد.
برای مثال مشتریان ، تامین کنندگان کالا و خدمات ، حسابهای بانکی ، صندوق ، انبار ، تنخواه گردان ، مراکز هزینه و عوامل هزینه همگی تفضیلی حساب می شوند.
تفضيلي ها در سطح چهارم، پنجم و ششم كدينگ حسابداري قرار مي گيرند. ابتدا بايد گروههاي تفضيلي هاي مورد نياز خود را تعريف نماييد و سپس اين گروه هاي تفضيلي را به سرفصل هاي حسابداري نسبت دهيد تا بتوانيد در اسناد حسابداري از تفضيلي هاي مربوطه استفاده نماييد.
در اينجا مثالي مي زنيم:
فرض كنيم مي خواهيم سندي بزنيم كه در آن سند ، حساب صندوق بدهكار شود و حساب مشتري بستانكار گردد. در حقيقت مي خواهيم پولي را به صورت نقدي از مشتري دريافت كنيم.
در اين حالت صندوق بدهكار مي شود. و مشتري بستانكار. براي بدهكار كردن صندوق كد حساب آن را بدهكار مي كنيم. ولي براي بستانكار كردن مشتري بايد ابتدا مشتري را در قسمت زير گروه تفضيل و در گروه اشخاص تعريف نماييم. نحوه ثبت سند در قسمت ثبت اسناد حسابداري توضيح داده شده است.
براي تعريف گروه ها و زير گروههاي تفضيلي بايد از قسمت حسابداري منوي اطلاعات پايه و سپس گزينه گروه و زير گروه تفضيلي را انتخاب نماييد.(شكل زير را ببينيد.)
با انتخاب گزينه بالا فرمي شبيه زير نمايش داده مي شود. در اين فرم تمام گروهها و زير گروههاي تفضيلي كه قبلا در سيستم تعريف شده اند نمايش داده مي شوند.و شما مي توانيد آنها را اصلاح يا گروه جديدي را ايجاد نماييد.
براي تعريف گروه تفضيلي از قسمت بالاي فرم گزينه جديد را كليك نماييد تا يك سطر خالي ايجاد گردد. سپس با وارد كردن اطلاعات زير و زدن كليد ذخيره اطلاعات را ذخيره نماييد.
عنوان گروه : همان نام گروه مي باشد. براي مثال اشخاص يا مراكز هزينه
از كد : مي توانيد تعيين كنيد كه زير مجموعه اين گروه از چه كدي شروع شود.
تا كد : در اين قسمت مي توانيد تعيين نماييد كه زير مجموعه اين گروه تا چه كدي باشد.
توضيحات : شرح مختصري درباره اين گروه تفضيلي مي توانيد تايپ كنيد.
براي تعريف زير گروه تفضيلي از قسمت بالاي فرم ابتدا گروه تفضيلي كه مي خواهيد براي آن زير گروه تعريف نماييد انتخاب نماييد. مثلا اگر قصد داريد يك شخص را تعريف نماييد از قسمت بالاي فرم اشخاص را انتخاب نموده تا كليه اشخاصي را كه قبلا در سيستم تعريف شده اند در پايين نمايش داده شوند. سپس با كليك دكمه جديد از قسمت پايين فرم يك سطر جديد ايجاد مي گردد. سپس با وارد كردن اطلاعات زير و زدن كليد ذخيره اطلاعات را ذخيره نماييد.
كد زير گروه : همان كد زير گروه مي باشد كه در اسناد حسابداري استفاده مي شود. براي مثال 012512
عنوان زير گروه : همان نام زيرگروه مي باشد. براي مثال آقاي رضايي
توضيحات : شرح مختصري درباره اين زيرگروه تفضيلي مي توانيد تايپ كنيد.
وضعيت : فعال را انتخاب نماييد.