تعریف کاربران و سطوح دسترسی
تعریف کاربر: در سیستم های حسابداری استفاده از زیر سیستم تعریف کاربران و سطوح دسترسی به منظور این است که تعداد کاربرانی را که قرار است با سیستم کار کنند هر کدام با مشخصات مورد نیاز خود در سیستم تعریف شده و همچنین کارهای انجام شده توسط هر کاربر در هر سمت کاری درسیستم قابل شناسایی و ردیابی باشد.
تعریف گروه کاربران و اضافه کردن کابران به گروههای کاربری: ابتدا گروههای کاربری را در سیستم مشخص کرده و سپس با اضافه کردن کاربران به گروههای کاربری کاربران طبقه بندی و گروه بندی می شوند و در سیستم مشخص می شود که هر کاربر در کدام گروه کاربری مشغول به فعالیت و ثبت اطلاعات می باشد.
مراحل تعریف کاربر در نرم افزار حسابداری باتیز :
پس از ورود به نرم افزار حسابداری باتیز روی منوی (تب) ابزار ها و امکانات کلیک کرده،در بالای صفحه اولین منو، منوی کاربران رو باز کرده و در قسمت تعریف کاربران و سطوح دسترسی روی منوی تعریف کاربر کلیک کنید.
در اینجا روی منوی کاربر جدید کلیک نمایید فرمی باز می شود و در فرم باز شده اطلاعات مربوط به کاربر را با توجه به موارد خواسته شده وارد کنید.
دقت فرمایید در فرم ورود اطلاعات که با فلش شماره 2 به آن اشاره شده است قسمتهای مختلف مانند کد کاربر، نوع کاربر رمز عبور(بین 5 تا ده رقم) ، سمت کاربر و.... اطلاعات صحیح مربوط به همان کاربر را وارد نمایید. درپایین فرم درقسمت هشدارها به هر نوع کاربر هشداری که مربوط به کاربر مورد نظر نیاز هست لحاظ شود در این قسمت می توانید به کابران در بخش های مختلف هشدارهایی را با سیستم آلارم دهید که در مسیر انجام وظایف به کاربران باشد، بعد از اطمینان از صحت اطلاعات وارد شده ، دکمه تایید را کلیک نمایید.
توجه: در صورتی که اطلاعات وارد شده نیاز به ویرایش و اصلاح داشته باشد میتوانید از گزینه ویرایش کاربر برای اصلاح اطلاعات وارد شده استفاده نمایید.
تعیین دسترسی کاربران و گروه های کاربری :
در اینجا نکته ی حائر اهمیت این است که تا زمانی که به کاربران تعریف شده حق دسترسی به شرکت و یا بخش های مختلف سیستم داده نشود کاربر تعریف شده عملا نمیتواند عملیاتی در سیستم انجام دهد بنابراین کاربران فقط به شرکت و اطلاعاتی دسترسی خواهند داشت که برایشان این حق دسترسی به آن شرکت و اطلاعات تعیین شده باشد ، به عنوان مثال ممکن است که یک کاربر به انبار دسترسی داشته باشد اما به شعب فروش دسترسی نداشته باشد و بالعکس بنابراین در هر شرکتی بر حسب نیازها و تدابیر مدیریتی آن شرکت باید حق دسترسی ها به گروههای کاربری و کاربران تعریف شده، تعیین گردد.
تعیین سطوح دسترسی کاربران به اطلاعات سیستم و قسمتهای مختلف در نرم افزار حسابداری باتیز در بخش های مختلف زیر صورت می گیرد:
- دسترسی کاربران به اطلاعات سایر کاربران
- ایجاد فعالیت در CRM
- دسترسی کاربران به گروههای تفضیلی
- تعیین کنید آیا این کاربر اندروید هست یا خیر؟ در اینجا منظور از کاربر اندروید این است که آیا این کاربر قرار است بعنوان یک ویزیتور در بیرون از شرکت با تبلت کارهایی را انجام دهد یا خیر؟
- دسترسی کابران به انبارها
- دسترسی کاربران به شعب فروش
دسترسی کاربران به عملیات سایر کاربران: در همان منوی ابزارها و امکانات در بخش کاربران در قسمت تعریف کاربر، بدیهی است که این کاربران هر کدام فقط به اطلاعات ثبت شده توسط خودشان دسترسی دارند اگر بخواهیم که به اطلاعات ثبت شده توسط کاربران دیگر نیز دسترسی داشته باشند کاربر مورد نظر را انتخاب می کنیم و در قسمت پایین صفحه با کلیک روی منوی اضافه کردن کاربر میتوانیم کاربرانی را که میخواهیم به اطلاعاتشان دسترسی داشته باشیم اضافه کنیم به این صورت کاربران اضافه شده در واقع زیر مجموعه کاربر مورد نظر قرار می گیرند و تمامی عملیاتی که توسط کاربران زیر مجموعه ثبت شوند توسط کاربر مورد نظر قابل رویت و ... می باشد.
فعالیت در بخش CRM : کاربری را که در بخش CRM تعریف شده باشد اگر بخواهیم توانایی ایجاد وظیفه یا Task برای سایر کاربران را داشته باشد باید در این قسمت یعنی همان منوی کاربران با انتخاب کاربر و کلیک روی تب(منوی) ایجاد فعالیت در CRM با اضافه کردن کاربر جدید، این دسترسی را به آن کاربر بدهیم در غیر این صورت کاربر نمی تواند برای کاربران دیگر Task ایجاد کند.
دسترسی کاربران به گروههای تفضیلی: برای دسترسی کاربر به گروههای تفضیلی، در همان منوی کاربران، تعریف کاربر، کاربر مورد نظر را انتخاب کرده و روی منوی (تب) دسترسی به گروههای تفضیلی کلیک کرده و با کلیک روی منوی اضافه کردن گروه تفضیلی فرم مورد نظر باز شده با تیک زدن هر کدام از گزینه ها و کلیک روی دکمه تایید می توانید تفضیلی های مورد نظر را اضافه نمایید در این صورت کاربر انتخاب شده به تفضیلی های تیک خورده دسترسی خواهد داشت. دقت فرماید این نوع دسترسی هیچ ربطی به حسابهای معین ندارد و فقط برای دسترسی به تفضیلی ها می باشد.
دسترسی کاربران به انبار و حسابداری انبار: در نرم افزار حسابداری باتیز روی منوی (تب) انبار کلیک کرده در قسمت انبارداری در منوی تعریف انبار وارد شوید.
در اینجا روی انبار مورد نظر کلیک کرده و سپس در قسمت پایین فرم روی گزینه ی کاربر جدید کلیک کنید و کاربر را در فرم باز شده انتخاب کنید در این صورت کاربر جدید انتخاب شده به اطلاعات آن انبار دسترسی می یابد، ملاحظه داشته باشید که این کاربر فقط به اطلاعات انبار انتخاب شده در بالا دسترسی خواهد داشت ولی به بقیه انبارها دسترسی نخواهد داشت، به همین ترتیب می توانید کاربران را به انبارها اضافه کرده و دسترسی های لازم را در اختیارشان قرار دهید.
دسترسی کاربران به شعب فروش: در نرم افزار حسابداری باتیز روی منوی (تب) بازرگانی و فروش کلیک کرده در بخش سیستم فروش در قسمت اطلاعات پایه گزینه ای داریم به نام شعب فروش وارد این قسمت که شوید.
در اینجا میتوانید با انتخاب هر شعبه فروشی درست مثل بخش انبار در پایین فرم در قسمت کاربر جدید کلیک کرده کاربر مورد نظر خود را اضافه نمایید.
اگر کاربر مد نظر شما کاربر اندروید نیز می باشد در همین جا در قسمت پایین روی تب تعیین شعبه کاربران اندروید کلیک کرده در قسمت کاربر اندروید جدید کاربر را انتخاب و اضافه می کنیم.
همچنین برای بخش های مشتریان شعبه فروش و بازاریاب های شعبه نیز به همین منوال کاربران را اضافه می کنیم.
