قبل از اینکه به صورت کامل بخواهید با نرم افزار حسابداری بیت شروع به کار کنید باید سند افتتاحیه را ثبت کنید. در سند افتتاحیه همه مانده حسابهایی که از قبل در سیستم قبلی داشته اید یا قبلا به صورت دستی در دفاتر نگهداری می کرده اید باید ثبت شوند.

فرض کنیم که شما قبلا حساب و کتاب کسب و کار خود را به صورت دستی ثبت می کرده اید. بنابراین الان که نرم افزار حسابداری بیت را راه اندازی می کنید مقداری موجودی کالا دارید ، تعدادی مشتری دارید که مانده حساب دارند (برخی از مشتریان به شما بدهکارند و برخی از شما بستانکارند) تعدادی چک از مشتریان گرفته اید که هنوز وصول نشده اند و تعدادی چک هم از خودتون به مشتریان داده اید که هنوز پاس نشده اند و ... 

همه موارد بالا باید با دقت در سند افتتاحیه ثبت شوند. برای ثبت موارد بالا در سند افتتاحیه باید به صورت زیر عمل کنید:

1- وارد نرم افزار حسابداری بیت شوید.

2- از منوی اطلاعات عملکردی ، قسمت مالی و خزانه داری گزینه ثبت سند حسابداری را انتخاب نمایید.

با انتخاب گزینه بالا فرم ثبت و اصلاح سند حسابداری باز می شود و می توانید تمام اسناد حسابداری که در سیستم ثبت شده است را مشاهده نمایید.

برای ثبت سند افتتاحیه ، دکمه جدید بالای فرم را کلیک نمایید تا فرم ثبت سند جدید باز شود. سند افتتاحیه یک سند عادی است که در سال اول به صورت دستی ثبت می شود.

در این فرم شما می توانید سند حسابداری ثبت کنید. 

شماره موقت : در بالای فرم شماره موقت وجود دارد که به صورت اتوماتیک توسط سیستم داده می شود و شما امکان تغییر آنرا در اینجا ندارید. 

توجه : شما بعدا توسط عملیات دیگر سند می توانید این شماره را تغییر دهید. 

مسلسل : این شماره هم توسط سیستم محاسبه شده و کاربر نمی تواند آنرا تغییر دهد. این شماره هیچ وقت تغییر نمی کند.

تاریخ : تاریخ سند است که به صورت پیش فرض توسط سیستم پر می شود و شما می توانید آنرا تغییر دهید. اگر می خواهید سند های روزهای قبل را بزنید باید این تاریخ را تغییر دهید. برای سند افتتاحیه معمولا تاریخ اول سال مالی را ثبت می کنند.

شرح سند : این همان شرح اصلی سند حسابداری است که در دفتر روزنامه نمایش داده می شود. 

بعد از ثبت اطلاعات اصلی سند حسابداری نوبت به ورود آرتیکل های سند می رسد. 

مطابق شکل زیر در ستون کد حساب کلیک کنید تا دکمه ... کوچکی ظاهر شود. 

با زدن کلید ... کوچک فرم جدیدی باز می شود که در آن لیست حسابهای معین نمایش داده می شود. مطابق شکل زیر 

از داخل این لیست ، کد حساب مورد نظر خود را انتخاب نمایید و در نهایت دکمه انتخاب را بزنید. سیستم به صورت اتوماتیک تشخیص می دهد مه حساب معین انتخاب شده با کدام تفضیلی ها ارتباط دارد ، بنابراین لیست تفضیلی های مرتبط با آن حساب معین را نمایش می دهد.

تا اینجای کار فرم شما باید مشابه شکل زیر باشد.

در ستون شرح ، شرح آرتیکل سند را بزنید. و سپس اینتر را بزنید

در ستون بدهکار یا بستانکار مبلغ بدهکاری یا بستانکاری را باید بزنید. و سپس اینتر را بزنید تا به سطر بعد بروید.

اگر همه چیز را بدرستی وارد کرده باشید سطر اول کامل ذخیره شده و شما می توانید سطر بعدی را وارد کنید.

بعد از اینکه تمام اطلاعات را وارد کردید با زدن دکمه ذخیره ، سند را ذخیره نمایید.

----

به عنوان نمونه برای سند افتتاحیه این حسابها را باید ثبت کنید:

دارایی ها را بدهکار کنید.

برای مثال صندوق - تنخواه گردان - موجودی بانک ها باید به میزان موجودی اولیه که دارند بدهکار شوند.

موجودی انبار به اندازه موجودی کالای اول دوره در انبار بدهکار شود.

مشتریانی که مانده حساب دارند به اندازه مانده حساب ، بدهکار یا بستانکار می شوند.

چک های دریافتی بدهکار و چکهای پرداختی بستانکار می شوند.

به همین صورت تمام حسابهایی که مانده دارند به اندازه مانده ، بدهکار یا بستانکار می شوند.