توجه مهم : بستن حسابها و انتقال مانده حسابها به سال بعد به این معنی نیست که دیگه نمیشه اطلاعات سال مالی قبلی را تغییر داد. شما می توانید بعد از انتقال مانده حسابها به سال بعد ، دوباره برگردید و اطلاعات سال مالی قبلی را تغییر بدید و دوباره حسابها را ببندید و مانده حسابها را به سال بعد انتقال بدید.
نکات قابل توجه و مهم:
1- ابتدا قبل از بستن حسابها انتقال موجودی انبارها را در قسمت انبارداری - عملیات انبار - انتقال موجودی به سال بعد را انجام بدهید.
2- قبل از بستن حسابها و انتقال موجودی و حساب ها به سال بعد در قسمت حسابداری انبار گزارش صورت گردش موجودی را ملاحظه بفرمایید در ستونهایی مربوط به مبلغ اول دوره و سند اول دوره / مبلغ ورودی و سند وارده / مبلغ خروجی و سند صادره اختلاف مبلغی نباید وجود داشته باشد در صورت مشاهده ی هر گونه مغایرت بهتر است که این مغایرت ها رفع شده که به سال بعد انتقال پیدا نکند .
3- اگر از زیر سیستم حقوق و دستمزد استفاده می کنید لطفا تعیین ماه جاری را به فروردین سال بعد انتقال دهید .
برای بستن حسابها و انتقال مانده حسابها به سال بعد به روش زیر عمل کنید:
1- ابتدا باید وضعیت همه ی سندها را در قسمت حسابداری مالی، منوی ثبت و اصلاح سند از حالت موقت به حالت دایم تبدیل کنید. سند را انتخاب کرده و سپس از قسمت عملیات سند (تایید سند) را می زنیم.
توجه : در جایگاه وضعیت سند کلمه داشت را سرچ می کنیم سندهایی که حالت یادداشت باشند یعنی تراز نیستند و باید همگی آنها را تراز کنیم تا بتوانیم آنها را از حالت موقت به دایم تبدیل کنیم
2- وارد ابزار و امکانات، منوی سال مالی شده بخش بستن حسابهای موقت را میزنیم.که اگر حسابهای شما تراز نباشد اینجا پیغامی حاوی اینکه حسابها تراز نمی باشد را نمایش می دهد و امکان بستن حسابها ممکن نیست.(این مورد همان موردی است که در بالا بهش اشاره کردیم در قسمت صورت گردش موجودی این اختلاف ها مشهود است )
در قسمت حساب سود و زیان (3 نقطه...) را میزنیم و اینجا کلمه سود را جستجو می کنیم .... و حساب سود و زیان جاری را انتخاب کرده و دکمه تایید را می زنیم.
3- حال همین سندی که بابت بستن حسابهای موقت زدیم را نیز باید از حالت موقت به حالت دایم تبدیل کنیم در قسمت حسابداری مالی ، منوی ثبت و اصلاح سند، سند بستن حسابهای موقت را به دائم تبدیل می کنیم. (تایید سند)
4- مرحله آخر مرحله ثبت سند اختتامیه می باشد که این سند را در همان قسمت ابزار ها و امکانات- سال مالی- ثبت سند اختتامیه میزنیم.
5- حالا اگر بخواهیم حسابها را به سال بعد منتقل کنیم باید وارد نرم افزار با سال مالی جدید شده و در آنجا سند افتتاحیه را ثبت کنید تا حسابها منتقل شوند.
نکات مهم و اساسی در انجام این عملیات :
- اگر سندی یادداشت باشد سند غیر تراز است و سند باید تعیین و تکلیف شود
- اگر از ارز استفاده کرده باشد غیر از سندهای ریالی ، سندهای ارزی هم بسته خواهد شد در اینجا ممکن است به نرخ ارز گیر می دهد در سند اختتامیه باید نرخ ارز را بیاوریم
- اگر در قسمت بستن حسابهای موقت خطا داشتیم و پیغامی حاوی اختلاف مبالغ سند و انبار داشتیم باید توی گزارش صورت گردش موجودی انبار (کد 402) را بررسی کنیم .