هر کاربر جدیدی که در نرم افزار حسابداری بیت تعریف می شود باید یکبار وارد تنظیمات پیش فرض کاربران شده و موارد این فرم را برای خود تنظیم کند. در صورتی که تنظیمات این فرم برای یک کاربر انجام نشود آن کاربر در هنگام کار با نرم افزار خطاهای زیادی مشاهده خواهد کرد.
این فرم دارای چهار قسمت است که هر کاربر می تواند برای خودش اینها را تنظیم نماید. توجه کنید که در صورتی که کاربر انتخاب شده فقط فروشنده است و حق تغییر این تنظیمات را ندارد باید دسترسی وی به این فرم محدود شود.
قسمت اول - تنظیمات عمومی
در این قسمت تنظیمات عمومی که در تمام زیر سیستم ها کاربرد دارد انجام می شود:
تعداد ارقام اعشاری مبلغ کالا : این گزینه را روی صفر تنظیم کنید. این گزینه مشخص می کند که در نرم افزار حسابداری بیت ، در فیلد مبلغ چند رقم اعشاری نمایش داده شود.
تعداد ستونهای واحد شمارش کالا : این گزینه کاملا مشخص است. شما باید بر اساس کسب و کار خود این گزینه را مشخص کنید. اگر واحد شمارش کالاهای شما یک واحدی است این گزینه را روی یک تنظیم کنید و اگر کالاهای شما بیش از یک واحد شمارش دارند این گزینه را روی دو تنظیم کنید. (برای مثال واحد شمارش میلگرد هم کلیوگرم است و هم متر)
اولویت اول ورود اطلاعات واحد کالا : این گزینه مشخص می کند که شما می خواهید در فاکتور فروش اول واحد شمارش اصلی را وارد کنید یا واحد شمارش دوم را.
برای مثال اگر واحد اول عدد باشد و واحد دوم "کارتن" باشد و در هر کارتن 10 عدد از محصول وجود داشته باشد ، می توانید مشخص کنید که در نرم افزار در قسمت فاکتور فروش ابتدا تعداد کارتن را وارد کنید و سیستم تعداد را برای شما محاسبه و در فاکتور ثبت نماید.
تعداد ارقام اعشاری واحد اول : این گزینه مشخص می کند که واحد اول کالا چند رقم اعشار داشته باشد؟
تعداد ارقام اعشاری واحد دوم : این گزینه مشخص می کند که واحد دوم کالا چند رقم اعشار داشته باشد؟
نگارش هفته جاری : این گزینه مهم نیست و لزومی به ورود اطلاعات آن نیست.
نمایش سفارش و ردیابی : این گزینه اگر تیک داشته باشد به این معنی است که ستونهای سفارش و ردیابی در فاکتور های خرید و فروش نمایش داده می شود.
بعدا در مورد سفارش و ردیابی مطالبی عرض خواهم کرد.
قرار گرفتن سطر جدید در انتهای جدول : این گزینه کاربرد دارد ولی فعلا درباره آن صحبت نمی کنیم. بهتر است برای شروع تیک نداشته باشد.
قسمت دوم - تنظیمات فروش
در این قسمت تنظیمات مربوط به فاکتور فروش را انجام می دهیم.
انبار پیش فروض : این گزینه مشخص می کند که انبار پیش فرض چیست؟ مثلا در هنگام صدور فاکتور فروش ، این انبار به صورت اتوماتیک انتخاب می شود ولی کاربر می تواند در صورت نیاز آنرا در هنگام ثبت فاکتور تغییر دهد.
مرکز فروش : این گزینه نیز مانند انبار مرکز فروش پیش فرض را مشخص می کند.
مشتری : این گزینه نیز مانند انبار مشتری پیش فرض را مشخص می کند. این گزینه اختیاری است .
محل تحویل : این گزینه را تیک بزنید. خیلی کاربردی ندارد.
نحوه فروش : این گزینه را تیک بزنید. خیلی کاربردی ندارد.
محل دریافت : این گزینه را تیک بزنید. خیلی کاربردی ندارد.
قسمت سوم - تنظیمات لیست کالاها
در این قسمت تنظیمات مربوط به لیست کالاها را انجام می دهیم. لیست کالاها همان لیستی است که در هنگام صدور فاکتور فروش یا خرید باز می شود که از آن کالا انتخاب کنیم.
نمایش کالا بر اساس : این گزینه چند آیتم دارد:
همه کالاها : منظور این است که همه کالا در لیست کالاها نمایش داده شوند.
دارای موجودی : فقط کالاهایی را نمایش می دهد که دارای موجودی باشند.
فاقد موجودی : فقط کالاهایی را نمایش می دهد که فاقد موجودی باشند.
مبنای محاسبه موجودی دوم : این گزینه دو آیتم دارد. یکی پیش فاکتور تایید شده و دیگری درخواست فروش . معنی این گزینه هم کاملا مشخص است.
جستجوی کالا بر اساس گروه کالا : اگر این گزینه تیک داشته باشد، برای زمانی که لیست کالاها باز می شود ابتدا گروه کالاها نمایش داده می شود و سپس یکی یکی خصوصیات کالا سوال می شود.
نمایش قیمت کالا در لیست کالا : اگر این تیک داشته باشد در لیست کالاها ، قسمت کالا نمایش داده می شود.
نمایش موجودی کالا در لیست کالا : اگر این تیک داشته باشد ، در لیست کالاها موجودی کالا در انبارها نمایش داده می شود.
انتقال کل مقدار کالا از لیست کالا به حواله و ...: اگر این تیک داشته باشد ، زمانی که کالا را انتخاب می کنید مانده کل کالا به ستون مقدار منتقل می شود.